Minder tijd kwijt aan facturen en nabellen

Late en vergeten facturen kosten je marge. Zo houd je met automatisering je administratie en cashflow op orde.

Je bent de hele dag op de bouw. Sloopwerk, een aanbouw uitzetten, de stukadoor inplannen, even schakelen met de loodgieter over de verlegde leiding. Als je 's avonds thuiskomt is het laatste waar je zin in hebt het maken van een termijnfactuur. Dus schuift het door. Naar het weekend, naar volgende week, tot je op een gegeven moment niet meer precies weet welke termijn je al hebt gestuurd en welke nog niet.

Dat is geen kwestie van slordigheid. Het is gewoon wat er gebeurt als je vakwerk levert en de administratie erbij moet doen. Maar het kost je wel echt geld. Een factuur die drie weken op je bureau blijft liggen, is drie weken later betaald. En een klant die aan het eind van een verbouwing pas de hele rekening ziet, gaat sneller mopperen dan een klant die netjes per termijn is meegenomen. In dit stuk lees je hoe je dat anders inricht, zodat je administratie en je cashflow op orde blijven zonder dat je er avonden aan kwijt bent.

Waar het bij verbouwingen echt misloopt

Bij een aannemer zit het lek zelden in een vergeten dagje. Het zit in de bouwtermijnen. Je spreekt af dat de klant betaalt bij aanvang, na de ruwbouw, na het wind- en waterdicht maken en bij oplevering. Vier momenten, soms zes bij een grotere aanbouw. Elk van die momenten moet je zelf in de gaten houden, koppelen aan wat er op de bouw gebeurt en op tijd factureren. Mis je er eentje, dan financier je die fase uit eigen zak terwijl je onderaannemers en de bouwmarkt gewoon betaald willen worden.

Daar komt het meerwerk nog bij. Een klant wil ineens toch die extra dakraam, of tijdens de sloop komt er een oude schoorsteen tevoorschijn die weg moet. Dat soort dingen bespreek je even snel op de bouwplaats, en precies daar verdwijnt het. Niet vastgelegd, niet gefactureerd, gewoon weg uit je marge.

Koppel je termijnen aan de planning, niet aan je humeur

De grootste winst zit erin dat je niet meer zelf hoeft te onthouden wanneer er een termijn open staat. Als je offerte en je bouwplanning aan elkaar hangen, kun je de termijnfacturen laten klaarzetten op het moment dat een fase af is. Ruwbouw gereed, factuur staat klaar, jij hoeft alleen nog akkoord te geven. Zo verschuift het werk van onthouden naar even controleren.

Een paar dingen die je hierin vast wilt leggen:

• De betaaltermijnen per fase, met bedrag of percentage, zoals je ze in de offerte hebt afgesproken.
• Een vast betaalmoment bij aanvang, zodat je materiaal en de eerste onderaannemer niet voorfinanciert.
• Een duidelijke opleveringsfactuur, eventueel met een klein deel dat pas na de opleverpunten vrijvalt.

Meerwerk vastleggen op het moment zelf

Meerwerk is het geld dat het makkelijkst weglekt. De oplossing is saai maar werkt: leg het vast op het moment dat je het afspreekt, niet als de klus klaar is. Een korte meerwerkbon met de omschrijving, het bedrag en een akkoord van de klant. Als je klant dat digitaal kan bevestigen, heb je meteen een handtekening onder de extra kosten en hoef je achteraf geen discussie te voeren over dat ene dakraam.

Wanneer die meerwerkbon direct doorloopt naar je facturatie, staat het bedrag al klaar om mee te nemen in de eerstvolgende termijn. Je hoeft het nergens over te typen en je vergeet het niet meer.

Van offerte naar factuur zonder overtypen

Veel aannemers maken een nette offerte in de calculatie of gewoon in Word, en typen daarna aan het eind alles opnieuw over in de factuur. Dat is dubbel werk en juist daar sluipen fouten in. Verkeerd btw-tarief bij een woning ouder dan tien jaar, een post die niet meekomt, een verkeerd bedrag.

Als je offerte, meerwerk en facturen in hetzelfde systeem staan, wordt een goedgekeurde offerte de basis van je facturen. De posten staan er al, de termijnen zijn bekend, en jij zet alleen nog het vinkje. Dat scheelt niet alleen tijd maar houdt ook je btw en je nummering kloppend, iets waar je boekhouder je dankbaar voor is.

Laat de herinneringen zichzelf sturen

Nabellen over een openstaande factuur is het vervelendste klusje dat er is. Je hebt goed werk geleverd en dan moet je alsnog achter je eigen geld aan. Automatische betaalherinneringen halen dat bij je weg. Een vriendelijke reminder een paar dagen na de vervaldatum, een tweede na twee weken, en pas daarna komt het bij jou terug voor een persoonlijk belletje.

Het mooie is dat de meeste klanten al bij die eerste automatische herinnering betalen. Ze waren het simpelweg vergeten. Jij hoeft alleen nog in actie te komen bij de enkeling die echt aandacht nodig heeft, in plaats van iedereen langs te lopen.

Cashflow en je onderaannemers

Voor een aannemer is timing alles. Je stukadoor, je installateur en je dakdekker willen betaald worden, vaak binnen veertien dagen. Als jouw termijnfacturen naar de klant blijven liggen, betaal je die onderaannemers uit je eigen buffer. Doe dat een paar projecten achter elkaar en je werkt met geleend geld terwijl je gewoon gezonde marge hebt.

Door je termijnen strak en op tijd te sturen, komt het geld van de klant binnen voordat of rond het moment dat je zelf moet betalen. Dat verschil van een week of twee bepaalt of je ontspannen kunt inkopen of steeds moet schuiven.

Overzicht dat je klant ook geruststelt

Een klant die een verbouwing laat doen, ligt wakker van geld. Als hij in een eigen portaal kan zien welke termijn betaald is, wat er nog komt en welk meerwerk is afgesproken, word jij een stuk minder vaak gebeld met vragen. Duidelijkheid over de centen geeft vertrouwen, en vertrouwen levert je die goede review en de doorverwijzing naar de buren op.

Wat je hiermee wint

Als je facturen automatisch klaarstaan bij elke fase, meerwerk direct is vastgelegd en herinneringen zichzelf versturen, verandert er iets in je week. De avonden met de laptop op schoot worden korter, je geld komt sneller binnen en je hebt op elk moment overzicht van wat er nog open staat. Je blijft doen waar je goed in bent, namelijk bouwen, terwijl de administratie op de achtergrond meeloopt.

Wil je zien hoe zo'n opzet er voor jouw bedrijf uit kan zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je bedrijfsnaam in en bekijk meteen een voorproefje van je eigen website met de offerte- en factuurautomatisering erbij. Zo weet je precies wat het je kan opleveren voordat je iets beslist.