Vooraf duidelijkheid over de kosten: tarieven helder op je site

Hoe je uurtarief, vaste prijzen en bijkomende kosten zo toont dat cliënten met vertrouwen bellen.

De meeste mensen die jou benaderen hebben nog nooit een advocaat ingeschakeld. Ze zitten met een ontslag op staande voet, een burenruzie die uit de hand loopt of een echtscheiding waar ineens haast bij is. Wat ze het allereerste willen weten, nog voor ze uitleggen wat er speelt, is dit: wat gaat me dit kosten? Als je site daar geen begin van een antwoord op geeft, haken ze af of bellen ze niet omdat ze bang zijn voor een openeindeafspraak.

Transparant zijn over je tarieven betekent niet dat je alles dichttimmert tot op de euro. Elke zaak is anders en dat weet de cliënt ook. Het betekent wel dat je de onzekerheid wegneemt, zodat iemand met een gerust hart de telefoon pakt of het contactformulier invult. Hieronder lees je hoe je dat concreet aanpakt.

Leg uit hoe je uurtarief werkt, niet alleen wat het is

Een bedrag van 225 euro per uur zegt een leek weinig. Vertel er dus bij wat daar tegenover staat en hoe je registreert. Werk je in eenheden van zes minuten? Zeg dat. Reken je reistijd, korte telefoontjes en het lezen van een tegenbrief mee? Wees daar eerlijk over. Cliënten schrikken minder van het tarief zelf dan van de gedachte dat elk mailtje ongezien op de teller loopt.

Geef een gevoel voor de bandbreedte. Een advies over een concurrentiebeding kost een paar uur, een verweer in een letselschadezaak die tot aan de zitting doorloopt is een heel ander verhaal. Door die twee uitersten te noemen help je iemand zijn eigen situatie in te schatten voordat hij belt.

Bied vaste prijzen aan waar dat kan

Voor afgebakend werk is een vast bedrag vaak beter dan een uurtarief, voor jou en voor de cliënt. Denk aan het opstellen van een arbeidsovereenkomst, het beoordelen van een vaststellingsovereenkomst bij ontslag, een eenvoudige incasso of het nakijken van algemene voorwaarden. Zet die producten met een prijs op je site.

Een vaste prijs verlaagt de drempel enorm. Iemand die twijfelt of zijn beeindigingsvoorstel wel klopt, boekt sneller een check van 350 euro dan een gesprek waarvan hij de eindfactuur niet kan overzien. Voorbeelden die je los kunt aanbieden:

• Beoordeling vaststellingsovereenkomst inclusief telefonisch advies
• Opstellen of controleren van een arbeidscontract
• Eerste sommatiebrief bij een niet-betalende partij
• Advies over een non-concurrentie- of relatiebeding

Wees duidelijk over het intakegesprek

Veel kantoren doen een kennismaking van een half uur gratis of tegen een gereduceerd tarief. Als jij dat ook doet, zet het groot en ondubbelzinnig neer. Vertel wat iemand kan verwachten: dat je luistert, een eerste inschatting geeft van de kansen en pas daarna samen beslist of je verdergaat. Die belofte van vertrouwelijkheid en vrijblijvendheid is precies wat iemand over de streep trekt.

Zorg dat diegene het gesprek meteen zelf kan inplannen op een moment dat past, zonder telefonisch heen en weer. Een boekingsysteem op je site dat je agenda toont, neemt de laatste horde weg. De cliënt kiest een tijdstip, jij krijgt de melding en het staat vast.

Benoem de bijkomende kosten los van je honorarium

Wat cliënten achteraf het meest verrast, zijn de verschotten. Griffierecht bij de rechtbank, kosten van een deurwaarder, uittreksels uit registers, een deskundigenrapport of vertaalkosten. Dat zijn geen posten die jij verdient, maar ze staan wel op de factuur. Leg dat verschil vooraf uit.

Noem waar mogelijk richtbedragen. Het griffierecht voor een kantonzaak verschilt sterk van dat voor een handelszaak bij de rechtbank, en particulieren betalen een lager tarief dan bedrijven. Door dit soort posten te benoemen voorkom je dat iemand denkt dat je stiekem hebt bijgeplust.

Vertel eerlijk over gefinancierde rechtsbijstand

Een deel van je bezoekers komt mogelijk in aanmerking voor een toevoeging via de Raad voor Rechtsbijstand. Doe je pro-Deozaken, zet dan helder neer voor welke rechtsgebieden dat geldt en wat de eigen bijdrage ongeveer is. Doe je dat niet, zeg dat dan ook, zodat iemand niet met verkeerde verwachtingen binnenkomt.

Wijs mensen ook op hun rechtsbijstandverzekering. Veel particulieren en ondernemers weten niet dat hun polis een zaak dekt of dat ze een eigen advocaat mogen kiezen. Door dat op je site te noemen kom je behulpzaam over, ook als die zaak uiteindelijk niet bij jou belandt.

Zet je opdrachtbevestiging en offerte op de rit

Als iemand na de intake doorwil, telt snelheid. Een cliënt met een dagvaarding op de mat wil niet drie dagen wachten op een opdrachtbevestiging. Werk daarom met vaste teksten die je per zaaktype aanpast: een korte offerte met het gekozen tarief of vaste prijs, een inschatting van de verschotten en je algemene voorwaarden erbij.

Hier helpt automatisering je enorm. Vanuit de gegevens die de cliënt bij het boeken al invulde, rolt een nette offerte en later de factuur er bijna vanzelf uit. Dat scheelt jou administratie en geeft de cliënt het gevoel dat hij bij een georganiseerd kantoor zit. Betergeregeld koppelt die offerte- en factuurstroom aan je site en klantenportaal, zodat je afspraken, documenten en betalingen op een plek staan.

Maak je tarieven vindbaar in het klantenportaal

Zodra een zaak loopt, wil een cliënt kunnen zien hoeveel er tot nu toe is besteed. Een portaal waar hij zijn urenoverzicht, stukken en openstaande facturen terugvindt, voorkomt onrustige belletjes over de stand van zaken. Die openheid tijdens de zaak is het verlengde van de duidelijkheid die je vooraf gaf.

Het mooie is dat tevreden cliënten die zich goed geinformeerd voelden, ook de cliënten zijn die een positieve review achterlaten. Vraag daar automatisch om na afronding van een dossier. Sterke recensies over jouw heldere kostenafspraken zijn precies wat de volgende twijfelaar op Google over de streep trekt.

Test hoe jouw prijspagina overkomt

Je weet nooit precies hoe een buitenstaander je tarieven leest. Bekijk je eigen kostenpagina eens door de ogen van iemand met een acuut probleem en weinig geld. Snapt hij binnen dertig seconden of hij zich jou kan veroorloven? Weet hij wat de volgende stap is? Als het antwoord nee is, ligt daar je grootste winst.

Wil je zien hoe zo'n heldere prijspagina en intake er voor jouw kantoor uit zouden zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je kantoornaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site.