Even een scan mailen naar de boekhouder: hoe doe je dat netjes?

Een paspoortkopie, salarisstrook of contract snel doorsturen — het gebeurt op elk kantoor. Zo doe je het zonder dat je later spijt krijgt.

Het gebeurt op elk kantoor: iemand loopt naar de printer, scant een document, en mailt het door. Naar de boekhouder, naar een verzekeraar, naar een klant. Handig, snel, klaar. Maar in die scan zit vaak meer dan je denkt: een BSN, een paspoortfoto, een salarisbedrag, een IBAN, een handtekening. En de mail waarin je het verstuurt, is meestal helemaal niet zo besloten als je aanneemt.

In deze post lopen we door wat je beter wél en niet doet als er weer eens "even iets moet worden doorgestuurd".

Waarom een gewone mailbijlage niet altijd handig is

Een e-mail is technisch gezien meer een ansichtkaart dan een dichte envelop. Onderweg wordt hij bij meerdere partijen tijdelijk opgeslagen, gescand op virussen, en soms doorgestuurd. Voor de meeste dagelijkse post is dat prima. Maar zodra er persoonsgegevens in zitten, spelen er drie dingen:

• De bijlage blijft eeuwig hangen. In "verzonden items" bij jou, in de inbox bij de ontvanger, in eventuele back-ups van beide kanten. Jaren later zit die paspoortkopie er nog.
• Verkeerd getypt adres = weg document. Autocomplete kiest zomaar de verkeerde "Jan" uit je adresboek. Terugroepen lukt in de praktijk zelden.
• Doorsturen kost één klik. Een ontvanger kan het bestand zonder overleg naar iemand anders sturen. Jij hebt er dan geen zicht meer op.

Onder de AVG ben jij als afzender vaak medeverantwoordelijk voor wat er met die gegevens gebeurt. Dat betekent niet dat je nooit meer iets mag mailen — maar wel dat je even nadenkt vóór je op verzenden drukt.

Vier vragen die je jezelf stelt voor je verstuurt

1. Moet dit hele document mee? Vaak wil de ontvanger maar één ding weten (een IBAN, een geboortedatum, een bedrag). Een korte tekst in de mail is dan beter dan de hele PDF.
2. Staat er iets op wat er niet op hoeft? Een BSN op een ID-kopie is bij veel doeleinden niet nodig. Een salarisstrook heeft niet altijd het volledige bankrekeningnummer nodig voor een verzekeringsvraag.
3. Klopt het mailadres echt? Kijk niet naar de naam die je adresboek toont, maar naar het adres erachter. Zeker bij nieuwe contacten.
4. Is er een portaal? Boekhouders, banken, verzekeraars en salarisdiensten hebben tegenwoordig bijna allemaal een upload-omgeving. Die is bijna altijd veiliger dan mail.

Verklein wat je verstuurt: onnodige gegevens onleesbaar maken

Voor identiteitsdocumenten geldt een simpele regel: stuur alleen wat de ontvanger écht nodig heeft. De Rijksoverheid heeft daar een handige app voor (KopieID), maar in de praktijk werkt ook goed: zet de scan om naar PDF en maak de velden die je niet wil delen zwart. Denk aan het BSN, het documentnummer, en de MRZ-code onderaan (die twee regels tekens met streepjes). Doe dat op zo'n manier dat de tekst er echt uit gehaald wordt — een zwart vlakje op een screenshot is oké, maar in PDF-bewerkers moet je opletten dat de laag eronder ook verdwijnt.

Vermeld erbij waarvoor de kopie is bedoeld, en dateer hem. Dat maakt misbruik lastiger als het document ooit rondzwerft.

Twee bestandjes, twee gewoontes

Voor de dagelijkse praktijk zijn er twee soorten scans die je op kantoor voorbij ziet komen:

Facturen, offertes, contracten

Deze mag je in principe gewoon mailen. Wel handig: stuur ze als PDF (niet als bewerkbaar Word-bestand), zet het bedrag en het factuurnummer in het onderwerp, en check bij binnenkomende facturen altijd het rekeningnummer. Klopt het IBAN met wat je gewend bent van deze leverancier? Twijfel je? Even snel controleren of het IBAN op zichzelf al technisch valide is, kan met onze IBAN-check. Dat vangt geen fraude af, maar wel een typefout.

Persoonsgegevens, kopieën ID, medische stukken

Hier is de vuistregel: liever niet als losse bijlage. Beter is een gedeelde map (bijvoorbeeld in je zakelijke Microsoft 365- of Google Workspace-omgeving) met een link die vervalt, of het portaal van de ontvangende partij. Als het toch per mail moet, verklein dan wat erin staat (zie hierboven) en spreek met de ontvanger af dat hij het na verwerking weggooit.

De printer-scanner zelf: ook even nadenken

De multifunctional in de hoek van kantoor onthoudt vaak meer dan mensen doorhebben. Veel apparaten bewaren gescande documenten tijdelijk op een interne schijf, en sommige laten ze in het uitvoerbakje van de mailfunctie staan totdat iemand op "wissen" drukt. Twee simpele afspraken helpen:

• Laat gescande documenten niet in de mailwachtrij of op de schijf van de printer staan. Wis ze direct na verzending.
• Vraag bij een vervanging of afvoer van het apparaat expliciet om het wissen van de interne schijf. Dat is niet standaard.

Kort samengevat

• Stuur zo min mogelijk, zo kort mogelijk.
• Maak op ID-kopieën het BSN en de MRZ onleesbaar, en noteer het doel.
• Gebruik een portaal of gedeelde link waar dat kan.
• Check bij facturen altijd het rekeningnummer — een validatie is in tien seconden gedaan.
• Ruim gescande documenten op bij de printer.

Wil je zeker weten dat de mail die je verstuurt ook technisch niet zomaar door iemand anders vervalst kan worden namens jouw domein? Dat regel je met SPF, DKIM en DMARC. We helpen daarbij — zie onze pagina mail-beveiliging. En voor die snelle IBAN-controle bij binnenkomende facturen is er onze IBAN-check.