Salarisadministratie uit handen geven: wat een werkgever wil weten

Je eerste werknemer aannemen? Zo laat je de loonstrook, aangifte en verzuimregels kloppen en houd je grip op je loonkosten.

Je eerste werknemer aannemen voelt als een mijlpaal, en dat is het ook. Maar zodra je iemand op de loonlijst zet, komt er een stapel verplichtingen bij die je als zzp'er of eenmanszaak nooit hebt gehad. Loonheffing inhouden, op tijd aangifte doen, vakantiegeld reserveren, de juiste CAO volgen: het is een vak apart, en de Belastingdienst en het UWV rekenen je erop af als er iets misgaat. Voor de meeste ondernemers is dat geen leuk avondwerk maar een bron van stress.

De meeste startende werkgevers willen twee dingen. Ze willen dat de loonstrook elke maand klopt, en ze willen weten wat een medewerker nu echt kost. Dat is precies waar salarisadministratie uitbesteden voor bedoeld is. Hieronder lees je wat er komt kijken bij loon verwerken, welke zorgen je kunt laten varen, en hoe je stukken via het klantenportaal bij ons binnenkomen zonder gedoe.

Van ondernemer naar werkgever: wat er verandert

Voordat je iemand kunt uitbetalen, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst en een loonheffingennummer aanvragen. Daarbij krijg je een sectorindeling en een beschikking Werkhervattingskas, de zogeheten WHK-beschikking, waarin je premies voor arbeidsongeschiktheid staan. Die percentages verschillen per bedrijf en per jaar, en ze bepalen mede je loonkosten. Ook je arbeidsovereenkomst luistert nauw: een tijdelijk contract, een oproepcontract of een vast dienstverband hebben elk hun eigen regels rond de ketenbepaling en de aanzegtermijn. We regelen die aanmelding voor je, controleren of de sector klopt en kijken mee met het contract, want een verkeerde indeling betekent jarenlang te veel of te weinig premie betalen zonder dat je het doorhebt.

De loonstrook die elke maand klopt

Een loonstrook is meer dan brutoloon min belasting. Er zitten loonheffingskorting, pensioenpremie, vakantiegeldreservering, eventuele reiskostenvergoeding en soms een leaseauto of telefoon van de zaak in verwerkt. Voor iemand die parttime werkt of wisselende uren draait, verandert de berekening elke periode. Wij verwerken de uren die je aanlevert en zetten er een strook uit die je werknemer begrijpt, met een duidelijk nettobedrag dat op de dag van uitbetaling op zijn rekening staat.

• Brutoloon, toeslagen en onbelaste vergoedingen correct gesplitst
• Vakantiegeld netjes gereserveerd zodat de uitbetaling in mei geen verrassing is
• Bijzondere beloningen zoals een dertiende maand of een bonus met het juiste tarief

De maandelijkse loonaangifte

Elk aangiftetijdvak, meestal per maand of per vier weken, moet de aangifte loonheffingen naar de Belastingdienst. Daarin zit de ingehouden loonbelasting en de premies die jij als werkgever afdraagt. De aangifte moet binnen de termijn en tot op de cent kloppen met je loonadministratie, anders volgt een naheffing of een boete. Wij dienen de aangifte op tijd in en zorgen dat het bedrag dat je overmaakt exact klopt met wat is aangegeven, zodat je nooit een blauwe envelop met een correctie krijgt. Loopt een medewerker halverwege een periode uit dienst of moet er met terugwerkende kracht iets worden rechtgezet, dan verwerken wij een correctieaangifte zodat de eerder verstuurde cijfers alsnog kloppen. Je hoeft zelf niet te onthouden welke deadline wanneer valt.

CAO, minimumloon en de kleine lettertjes

Val je onder een CAO, dan liggen loonschalen, toeslagen voor overwerk en onregelmatige uren, en vaak een verplicht bedrijfstakpensioenfonds al vast. Ook zonder CAO heb je te maken met het wettelijk minimumloon, dat elk halfjaar wijzigt, en met de regels rond oproepkrachten en de min-maxovereenkomst. Wij houden bij welke schaal en welke bedragen op jouw werknemer van toepassing zijn, zodat je niet per ongeluk onder het minimum uitkomt of een pensioenverplichting mist waar het fonds later met terugwerkende kracht op terugkomt.

Ziekte, verzuim en loondoorbetaling

Zodra je personeel hebt, ben je twee jaar lang verantwoordelijk voor loondoorbetaling bij ziekte, meestal zeventig procent in het tweede jaar. Daar hangt de Wet verbetering poortwachter aan vast, met vaste termijnen voor de bedrijfsarts, het plan van aanpak en de re-integratie. Mis je een stap, dan kan het UWV je een extra jaar loondoorbetaling opleggen. We verwerken de ziekmelding in de loonadministratie, houden de wachtdagen en het juiste percentage aan, en signaleren wanneer een poortwachtertermijn in beeld komt zodat je op tijd met je arbodienst schakelt.

Zo komen je stukken bij ons binnen

Je hoeft geen mails vol bijlagen meer te sturen. In het klantenportaal op je eigen website zet je de uren, een nieuw contract of een ziekmelding in het juiste mapje, en wij pakken het op. Je ziet in een oogopslag welke periode is verwerkt, je loonstroken en jaaropgaven staan overzichtelijk bij elkaar, en je werknemer kan zijn eigen strook downloaden zonder dat jij ze een voor een hoeft door te sturen.

• Uren, verlof en mutaties aanleveren voor een vaste sluitingsdatum
• Loonstroken, jaaropgaven en de aangifte terugvinden op een plek
• Veilig een kopie-ID of contract delen zonder losse mail

Grip op je loonkosten

Een medewerker kost meer dan zijn brutoloon. Bovenop het loon komen vakantiegeld, werkgeverspremies, de pensioenbijdrage en de opbouw voor een eventuele transitievergoeding. Ook onbelaste vergoedingen tellen mee via de werkkostenregeling, waar je een vrije ruimte hebt voordat er een eindheffing volgt. Wij laten je vooraf zien wat een nieuwe kracht per maand echt kost, zodat je een uurtarief of een vaste aanstelling kunt doorrekenen voordat je de knoop doorhakt. Zo neem je een aannamebeslissing op cijfers en niet op onderbuik.

Wil je zien hoe je eigen loonadministratie en klantenportaal eruit komen te zien? Typ je bedrijfsnaam in en vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, dan zie je meteen een voorbeeld van je site met het portaal waar je straks je uren en stukken aanlevert.