Reviews verzamelen zonder je geheimhoudingsplicht te schenden

Zo vraag je na een afgeronde zaak netjes om een beoordeling, zonder dat cliënt of kantoor vertrouwelijke details prijsgeeft.

Een cliënt die net een slepende echtscheiding, een ontslagzaak of een letselschadetraject achter de rug heeft, gunt je vaak een goede beoordeling. Alleen zit je met iets wat een aannemer of kapper niet heeft: een geheimhoudingsplicht die niet ophoudt zodra het dossier gesloten is. Vraag je te enthousiast om een review, dan loop je het risico dat de cliënt in zijn tekst zelf details prijsgeeft, of dat jij in je reactie bevestigt dat iemand cliënt bij je was. Beide kunnen tuchtrechtelijk knap vervelend uitpakken.

Het goede nieuws is dat het prima kan, mits je het zorgvuldig inricht. Sterrenbeoordelingen zijn voor veel rechtzoekenden het eerste wat ze bekijken voordat ze bellen, zeker in familierecht en strafrecht waar mensen kwetsbaar zijn en op zoek naar iemand die ze vertrouwen. Hieronder lees je hoe je aan die reviews komt zonder in de buurt te komen van je beroepsgeheim of de gedragsregels.

Waarom een review in de advocatuur anders ligt

Je geheimhoudingsplicht rust op jou, niet op de cliënt. De cliënt mag over zijn eigen zaak zeggen wat hij wil, ook in het openbaar. Jij mag dat niet, en jij mag zijn uitlatingen ook niet aanvullen of bevestigen. Dat verschil is de kern van dit hele vraagstuk. Zodra jij onder een review reageert met iets als bedankt dat ik je door die voogdijkwestie mocht loodsen, heb je bevestigd dat deze persoon cliënt was en waar de zaak over ging. Dat is precies wat niet mag.

Daar komt bij dat een deel van je cliënten helemaal niet wil dat bekend wordt dat ze een advocaat hebben ingeschakeld. Denk aan een bestuurder in een integriteitskwestie, een verdachte in een strafzaak of een werknemer die nog bij dezelfde werkgever zit. Voor hen is anonimiteit geen luxe maar noodzaak.

Wat de gedragsregels wel en niet toelaten

De gedragsregels en het beroepsgeheim verbieden je niet om te vragen of iemand tevreden is. Ze verbieden je om vertrouwelijke informatie te delen of te bevestigen. Binnen die grens is veel mogelijk:

• Je mag een cliënt na afloop vragen of hij een beoordeling wil achterlaten.
• Je mag uitleggen hoe hij dat kan doen zonder inhoudelijke details te noemen.
• Je mag in het algemeen reageren met een dankwoord, zolang je niets bevestigt over de persoon of de zaak.

Wat niet mag is een review uitlokken met een tegenprestatie, zoals korting op de eindfactuur of het kwijtschelden van een deel van het honorarium. Dat raakt niet alleen de gedragsregels maar ook de onafhankelijkheid van de beoordeling zelf.

Vraag pas na de eindafrekening, niet ertussenin

Het juiste moment is nadat de zaak echt is afgerond en de eindfactuur is voldaan, of bij een toevoeging nadat de zaak administratief is afgesloten. Vraag je er middenin om, dan voelt de cliënt zich onder druk gezet en meng je een beoordeling met een lopend belang. Bij een schikking of een geslaagde mediation is het moment vlak na de ondertekening vaak goed, als de opluchting nog vers is.

Let wel op de aard van de zaak. Bij een overleden cliënt in een nalatenschap, een acute strafzaak of een zaak die emotioneel zwaar afliep, kun je de vraag beter helemaal achterwege laten. Kies je momenten met gevoel voor de situatie.

Stuur de cliënt naar wat hij wel mag zeggen

De meeste cliënten willen je niet in de problemen brengen, ze weten alleen niet waar de grens ligt. Help ze daarbij. Geef bij je verzoek een kort zinnetje mee: schrijf gerust over hoe je de samenwerking ervoer, maar noem geen namen, bedragen of zaaksdetails. Dat volstaat vaak.

Je merkt dan dat cliënten uit zichzelf overstappen op wat er echt toe doet voor een nieuwe rechtzoekende: was je bereikbaar, legde je het begrijpelijk uit, kwam je afspraken na, voelde iemand zich serieus genomen. Een review die zegt ik voelde me door een moeilijke periode goed begeleid en wist steeds waar ik aan toe was, is voor een twijfelende bezoeker overtuigender dan een opsomming van juridische wapenfeiten. En hij verraadt niets.

Reageren op reviews zonder iets te bevestigen

Reageren mag, maar houd je reactie algemeen. Een veilige lijn is: bedankt voor je bericht, fijn dat je de begeleiding zo hebt ervaren. Geen naam, geen verwijzing naar het soort zaak, geen inhoudelijke terugblik. Ook als een cliënt zelf de zaak benoemt, ga je daar in je reactie niet op in. Zijn openheid ontslaat jou niet van je zwijgplicht.

Krijg je een kritische of onterechte beoordeling, dan is de verleiding groot om je te verdedigen met feiten uit het dossier. Doe dat nooit. Reageer neutraal, bied desnoods aan om telefonisch contact op te nemen, en behandel de inhoud buiten het zicht. Je gelijk halen in het openbaar kost je hier meer dan de review zelf.

Maak het systematisch in plaats van af en toe

De meeste kantoren vragen te weinig en te onregelmatig om reviews. Je bent na de afronding met de volgende zaak bezig en de tevreden cliënt is uit beeld voordat je eraan denkt. Zo blijft je online profiel achter bij de kwaliteit die je levert, terwijl juist die beoordelingen bepalen wie er belt.

Daarom laat Betergeregeld het verzamelen van reviews automatisch verlopen. Zodra je een zaak in je systeem als afgerond markeert, stuurt het op het juiste moment een net verzoek naar de cliënt, met vooraf de juiste bewoording zodat hij geen vertrouwelijke details noemt. Tevreden cliënten worden naar een openbare beoordeling geleid, en wie minder tevreden is komt eerst bij jou terecht in plaats van meteen online. Je houdt zelf de regie over wie wanneer wordt gevraagd.

Koppel reviews aan je vindbaarheid

Verse beoordelingen doen meer dan vertrouwen wekken. Ze wegen mee in hoe hoog je verschijnt als iemand in jouw regio zoekt op advocaat arbeidsrecht of echtscheidingsadvocaat in de buurt. Een kantoor met een gestage stroom recente, geloofwaardige reviews wint het van een kantoor dat er drie heeft uit 2021. Door het verzamelen te automatiseren bouw je die stroom op zonder er zelf steeds achteraan te hoeven.

Betergeregeld verbindt dat aan je lokale vindbaarheid en aan een website die het contact vanaf daar netjes opvangt: een vertrouwelijke intake, online een afspraak plannen en vooraf duidelijkheid over de kosten. Wil je zien hoe dat er voor jouw kantoor uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je kantoornaam in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site.