Waarom reviews voor een boekhouder zwaarder wegen dan je denkt

Een boekhouder kies je op vertrouwen. Zo laat je klanten dat vertrouwen voor je uitspreken, zonder er zelf achteraan te bellen.

Een ondernemer die een nieuwe boekhouder zoekt, maakt een keuze die hij liefst maar een keer maakt. Hij geeft je zijn bankmutaties, zijn omzet, zijn loonstroken en straks zijn aangifte inkomstenbelasting. Dat is andere koek dan een leverancier kiezen voor kantoorartikelen. Als het misgaat, merkt hij het pas maanden later, als de Belastingdienst een brief stuurt of de voorlopige aanslag ineens niet klopt.

Precies daarom leest die ondernemer jouw reviews anders dan hij de reviews van een restaurant leest. Hij zoekt geen sterren, hij zoekt geruststelling. En als jij begrijpt wat hij daar precies zoekt, kun je er structureel voor zorgen dat de juiste verhalen op de juiste plek staan, zonder dat je er zelf achteraan hoeft te bellen.

Een boekhouder kies je op vertrouwen, niet op prijs

Bij de meeste diensten vergelijkt een klant twee of drie offertes en kiest de scherpste. Bij een administratiekantoor werkt dat anders. De ondernemer weet vaak niet eens goed wat hij nodig heeft. Moet ik naar de vennootschap of blijf ik eenmanszaak? Krijg ik mijn kleineondernemersregeling wel goed toegepast? Wie let er op mijn deadlines voor de BTW-aangifte? Hij kan de kwaliteit van je werk niet vooraf beoordelen, dus zoekt hij het bewijs bij anderen die je al vertrouwd hebben. Een review van een collega-ondernemer weegt daarin zwaarder dan welke tekst op je eigen site ook.

Wat een twijfelende ondernemer echt in je reviews leest

Vijf sterren zonder tekst zegt hem weinig. Wat hem over de streep trekt zijn concrete situaties die hij herkent. Hij scant je beoordelingen op signalen die iets zeggen over betrouwbaarheid en bereikbaarheid, niet over vriendelijkheid alleen.

• Reageert dit kantoor snel als de aangifte-deadline dichtbij komt?
• Legt de boekhouder in gewone taal uit wat er staat, of krijg ik alleen cijfers?
• Denkt hij mee over mijn ondernemersaftrek en investeringen, of vult hij alleen in?
• Klopt de administratie ook echt als de accountant er later naar kijkt?
• Word ik gebeld als er iets misgaat, of hoor ik pas achteraf van een naheffing?

De momenten waarop een review het meeste waard is

Niet elk moment in het jaar levert dezelfde review op. Er zijn piekmomenten waarop een klant echt voelt wat je voor hem doet, en juist dan is een beoordeling het meest oprecht en het meest overtuigend voor een nieuwe lezer.

Denk aan de klant die net zijn jaarrekening heeft ontvangen en voor het eerst begrijpt hoe zijn bedrijf ervoor staat. Of de ZZP-er die dacht flink te moeten bijbetalen en dankzij jouw werk een teruggave kreeg. Of de MKB-ondernemer die met zijn eerste personeelslid worstelde en van jou een salarisadministratie kreeg die gewoon klopte. Dat zijn de momenten waarop iemand het liefst iets terug wil doen. Als je die momenten niet vastlegt, verdampt dat goede gevoel binnen een week.

Zonder systeem loop je juist je beste klanten mis

De meeste tevreden boekhoudklanten schrijven nooit een review. Niet omdat ze ontevreden zijn, maar omdat het ze niet invalt. Een boekhouder hoor je immers pas als er iets misgaat. Wie het hele jaar netjes zijn BTW op tijd afgedragen ziet en zijn aangifte zonder gedoe rond heeft, denkt niet spontaan aan Google. Ondertussen laat een enkele klant die om een verkeerde reden ontevreden was wel van zich horen. Zo ontstaat een scheef beeld dat niet klopt met de werkelijkheid van je kantoor.

Het beste moment om erom te vragen

Timing bepaalt of je een review krijgt of niet. Vraag je er maanden na de jaarrekening om, dan is het gevoel weg. Vraag je er middenin het drukke aangifteseizoen om, dan heeft niemand tijd. Het gouden moment is vlak nadat je iets hebt opgeleverd waar de klant blij mee is.

• Vlak na het versturen van de definitieve jaarrekening.
• Nadat je de aangifte inkomstenbelasting hebt ingediend en de klant de uitkomst weet.
• Na de eerste correcte loonrun voor een nieuwe werkgever.
• Nadat je een klant hebt geholpen bij een vraag van de Belastingdienst en de rust is teruggekeerd.

Vragen zonder erachteraan te bellen

Je hebt het al druk genoeg met deadlines. Zelf per klant een mailtje typen en er daarna achteraan bellen kost tijd die je niet hebt, en het voelt bovendien ongemakkelijk. De oplossing is niet harder je best doen, maar het vragen uit handen geven. Een goede website die Betergeregeld voor een administratiekantoor bouwt, stuurt zulke uitnodigingen automatisch. Op het moment dat jij een klus afrondt, gaat er kort daarna een vriendelijk verzoek de deur uit met een directe link naar je Google-profiel. De klant hoeft alleen te klikken en te typen. Jij hoeft niets te onthouden en belt nergens achteraan. Zo verzamel je maand na maand echte beoordelingen, in plaats van een keer per jaar een schriftelijke actie te bedenken die je toch weer vergeet.

Reageren op elke review, ook op de kritische

Een review verzamelen is de helft. Hoe je erop reageert, laat een meelezende ondernemer net zoveel zien over je kantoor. Reageer op een lof kort en persoonlijk, zonder standaardzin. Krijg je een keer kritiek, bijvoorbeeld over een aangifte die later klaar was dan afgesproken, reageer dan rustig en zakelijk. Erken wat er speelde, leg uit wat je hebt gedaan om het op te lossen en blijf van de inhoudelijke klantgegevens af vanwege je geheimhoudingsplicht. Een nette reactie op een mindere beoordeling wekt vaak meer vertrouwen dan tien keer vijf sterren, want het laat zien hoe je met tegenslag omgaat.

Reviews en je vindbaarheid gaan hand in hand

Er is nog een reden waarom die beoordelingen zwaar wegen. Een ondernemer die zoekt op boekhouder in zijn eigen plaats krijgt eerst de lokale resultaten met sterren te zien. Kantoren met recente, echte reviews staan daar hoger en vallen meer op. Meer beoordelingen betekent dus niet alleen meer vertrouwen bij wie je pagina bezoekt, maar ook dat meer mensen je pagina uberhaupt vinden. Reviews structureel binnenhalen werkt zo samen met je lokale vindbaarheid, en beide versterken elkaar het hele jaar door.

Wil je zien hoe dit er voor jouw kantoor uitziet, zonder verplichting? Vul je bedrijfsnaam in en bekijk meteen een gratis voorbeeld van je eigen site, inclusief het automatisch verzamelen van reviews. Zo zie je in een oogopslag wat het voor je kan betekenen voordat je ook maar iets beslist.