Laat klanten zelf een moment kiezen voor een opname of klus

Stop met eindeloos appen over data. Zo laat je klanten zelf een geschikt moment inplannen voor een opname of klus.

Je kent het ritje wel. Iemand appt dat de badkamerkraan lekt of dat er een kast opgehangen moet worden, jij stuurt terug dat je dinsdagochtend kunt, zij kunnen net niet, jij stelt donderdag voor, zij reageren pas de volgende avond, en voor je het weet ben je vier berichten en twee dagen verder zonder dat er iets in je agenda staat. Ondertussen ligt je telefoon vol met van die halve gesprekken en weet je zelf niet meer wie je nu wel of niet een tijd hebt toegezegd.

Dat heen-en-weer kost je meer dan je denkt. Elke onderbreking haalt je van de ladder of uit een kruipruimte, en elk gemist appje voelt voor de klant als traagheid. Met een online boekingsmodule op je site draai je dat om: de klant kiest zelf een moment dat jou past, en jij houdt je handen vrij voor het echte werk.

Waarom het appen over data zoveel tijd kost

Het probleem is niet dat mensen niet willen boeken, het is dat jij de enige bent die je agenda kan overzien. Zij gokken een dag, jij moet dat afzetten tegen de badkamer die je al in Zwolle hebt staan, de opname die kan uitlopen en de rit ertussenin. Dat rekenwerk doe je razendsnel in je hoofd, maar alleen als je op dat moment even stilstaat. En dat is precies wat je bij een klus niet wilt doen.

Een boekingssysteem neemt dat overzicht van je over. In jouw agenda staan de gaten die echt vrij zijn, en die gaten zijn het enige wat de klant te zien krijgt. Niemand kan een tijd kiezen die botst met een lopende klus, dus je hoeft nooit meer terug te appen dat het toch niet uitkomt.

Het verschil tussen een opname en een directe klus

Voor jouw vak is een boeking niet altijd hetzelfde. Een lekkende sifon of een klemmende deur pak je meestal in een uurtje aan, terwijl een verbouwd toilet of een rij kasten eerst om een opname vraagt, zodat je maten kunt nemen en het materiaal kunt inschatten. Als je die twee door elkaar laat lopen, boek je jezelf vast op een half uur voor iets wat een halve dag kost.

Daarom laat je de klant bij het boeken kiezen wat voor bezoek het is. Denk aan opties als:

• Korte klus, ongeveer een uur, zoals een kraan vervangen of een tv-beugel ophangen
• Halve dag, voor bijvoorbeeld plinten, kitwerk in de badkamer of meerdere ophangklussen
• Opname aan huis voor een grotere klus, met een vast tijdslot van twintig minuten

Zo koppel je aan elk type bezoek de juiste duur, en loopt je dag niet vol met blokken die niet kloppen.

Laat klanten kiezen uit momenten die jou passen

Je hoeft je agenda echt niet helemaal open te gooien. Veel klussers werken liever met vaste dagdelen: opnames op vrijdagmiddag, korte klussen door de week, en de grote klussen aaneengesloten zodat je niet elke ochtend ergens anders staat. Dat ritme leg je vast in het systeem, en de klant ziet dan alleen die momenten.

Wil je op maandag rustig materiaal inkopen bij de bouwmarkt en je week voorbereiden, dan zet je die dag simpelweg dicht voor boekingen. De klant merkt daar niets van en probeert ook niet je maandag vol te plannen. Jij houdt de regie, zij hebben het gevoel dat het meteen geregeld is.

Vraag meteen de juiste info uit

Een tijd in de agenda is fijn, maar zonder informatie sta je alsnog met lege handen voor de deur. Bij een boeking kun je de klant vooraf een paar velden laten invullen, zodat je weet waar je aan begint en het juiste gereedschap en materiaal meeneemt. Dat scheelt je een tweede rit naar de bouwmarkt.

• Wat moet er gebeuren, in een paar zinnen
• Om wat voor muur of ondergrond gaat het, beton, gipsplaat of steen
• Een foto van de situatie, bijvoorbeeld de oude kraan of de plek waar de kast moet komen
• Adres en of er parkeergelegenheid is

Met een foto erbij zie je vaak in een oogopslag of je een klopboor of heel ander materiaal nodig hebt. Je komt beter voorbereid aan en klaart de klus vaker in een keer.

Reken rijtijd en regio mee

Als allround klusser werk je in een straal om je huis, en de tijd tussen twee adressen telt net zo goed als de klus zelf. Een boekingssysteem kan daar rekening mee houden door tussen afspraken automatisch wat rijtijd vrij te laten, zodat je niet om half tien in het ene dorp klaar hoeft te zijn terwijl de volgende klant om half tien in het andere dorp op je wacht.

Je kunt ook je werkgebied instellen, zodat iemand van ver buiten je regio niet zomaar een tijd vastlegt zonder dat de voorrijkosten duidelijk zijn.

Voorkom no-shows en gaten in je dag

Een lege plek doordat iemand vergeet dat je zou komen, is voor jou verloren tijd die je niet terugkrijgt. Automatische bevestigingen en een herinnering de dag ervoor houden de afspraak vers in het geheugen van de klant. Wie toch niet kan, kan zelf verzetten, waarna het vrijgekomen moment weer beschikbaar komt voor een ander.

Dat zelf verzetten scheelt jou opnieuw een appwisseling. In plaats van een telefoon die overgaat terwijl je een plint aftimmert, schuift de klant zelf naar een andere dag die ook jou past.

Koppel de agenda aan je offerte en factuur

Zodra een opname of klus in je agenda staat, heb je de gegevens al binnen: naam, adres, wat er moet gebeuren en soms een foto. Die informatie hoef je niet nog eens over te typen in een offerte of factuur. Bij Betergeregeld loopt de boeking door naar je klantenportaal en je administratie, zodat je na een opname met een paar klikken een prijs de deur uit doet en na de klus de factuur klaarzet.

Voor een vak waarin snelheid en een duidelijke prijs het verschil maken, scheelt dat je avonduren achter de laptop. Het papierwerk is dan voor een groot deel al gebeurd.

Begin klein en bouw het uit

Je hoeft niet meteen je hele werkwijze om te gooien. Zet om te beginnen alleen je opnames online, of alleen de korte klussen op de dagen die je toch al reserveert. Merk je dat het rust geeft, dan breid je het stap voor stap uit naar de rest van je week. Zo houd je grip op je agenda terwijl je klanten de snelheid geven waar ze om vragen.

Benieuwd hoe zoiets er voor jouw klusbedrijf uit zou zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en zie meteen hoe je eigen site met online inplannen eruit kan zien.