Banden vooruit laten betalen en klaarzetten voor montage

Zo zorg je dat de juiste banden binnen zijn voordat de klant met zijn auto op de brug staat.

Je kent het scenario. Een klant belt of loopt binnen, wil vier zomerbanden in maat 205/55 R16, en vraagt of het volgende week donderdag kan. Je zegt ja, plant een uur in, en op donderdagochtend blijkt dat de leverancier er nog maar twee op voorraad heeft in dat merk. De klant staat er, de brug is vrij, en jij staat te bellen met je groothandel terwijl de auto ernaast al klaarstaat voor de APK. Dat kost je tijd, marge en soms een chagrijnige klant die net zijn ochtend heeft vrijgehouden.

De kern van dat probleem is simpel: je hebt de afspraak ingepland voordat je zeker wist dat de banden er zouden zijn, en voordat er iets betaald was. Een webshop met online betaling draait die volgorde om. De klant kiest en betaalt de banden, jij bestelt of legt ze apart op basis van een bevestigde order, en pas als de set binnen is prik je de montageafspraak. Hieronder lees je hoe je dat praktisch inricht zodat het in jouw werkplaats echt werkt.

Betaling en montage zijn twee losse momenten

De grootste denkfout is dat je bandenverkoop en montage als een geheel behandelt. Een klant die vier banden afrekent, heeft nog geen brug nodig. Splits het. In je webshop rekent hij de banden af, inclusief eventueel ventielen, uitlijnen en het milieutarief voor de oude banden. De montage is een aparte stap die pas openkomt als de order binnen is. Zo betaal je nooit meer voor twee kilo rubber dat een week in je magazijn ligt zonder dat er een afspraak tegenover staat, en zet je nooit meer een brug klaar voor banden die er niet zijn.

Laat de maat en het type door de klant kiezen

Bandenmaat is de plek waar het vaak misgaat. Iemand belt met '205 iets' en jij mag raden of het een 55 of een 60 profiel is, R16 of R17, en of het een runflat moet zijn. In een goede webshop kiest de klant zelf zijn maat, en beter nog: hij zoekt op kenteken. Achter dat kenteken hangt de fabrieksmaat, of hij hem nu op de flank kan lezen of niet. Laat hem daarna kiezen tussen een paar concrete opties die jij zelf hebt bepaald:

• een voordelig budgetmerk voor de rijder met weinig kilometers
• een middenklasser die je zelf graag monteert
• een A-merk voor wie waarde hecht aan remweg en nat wegdek

Zo stuur je op merken die je kunt leveren en die je marge geven, in plaats van dat je achteraf moet uitleggen waarom die ene internetband van vijftig euro niet leverbaar is.

Koppel het label aan de keuze

Sinds het bandenlabel verplicht is, verwacht de klant informatie over brandstofverbruik, grip op nat en geluid. Zet die drie waarden bij elke band in je shop. Het scheelt je een gesprek aan de balie en het voorkomt discussie achteraf over waarom de ene band duurder is dan de andere. Een klant die zelf ziet dat de A-merkband een klasse beter scoort op natte grip, kiest die vaker uit zichzelf. Dat is prettiger verkopen dan overtuigen met je stem.

Bestel pas als de betaling binnen is

Zodra de klant online heeft afgerekend, heb je een harde order. Nu pas bel je je groothandel of leg je de set apart uit je eigen voorraad. Het verschil met de oude situatie is dat je nu bestelt op geld dat al binnen is, niet op een mondelinge toezegging. Valt een merk onverhoopt uit, dan bel je de klant voordat er een afspraak staat, niet terwijl hij in je wachtruimte koffie zit te drinken. En omdat de betaling al rond is, hoef je bij montage alleen nog het werk te doen, geen pinautomaat erbij te pakken en geen factuur achteraf te sturen die je een week later moet nabellen.

Plan de montage pas als de set fysiek binnen is

Hier zit de winst voor je planning. Geef de klant na betaling niet meteen een datum, maar de mededeling dat je hem laat weten zodra de banden binnen zijn. Dat kan de volgende ochtend zijn, dat kan twee dagen duren. Zodra de doos op je magazijn staat, open je de montageafspraak. Een online boekingssysteem laat de klant dan zelf een moment kiezen uit de vrije slots in je agenda. Jij bepaalt hoeveel tijd een set kost, of het om een montage met of zonder uitlijnen gaat, en of er een hefbrug of het bandenstation vrij moet zijn. De klant kiest binnen die grenzen. Zo staat er nooit meer een auto op de brug waarvan de banden nog onderweg zijn.

Zet seizoensbanden en opslag apart in je systeem

Veel garages doen aan bandenopslag: de zomerset in het rek, de winterset eronder, twee keer per jaar wisselen. Neem die opslag mee in je webshop. Laat de klant de wisselbeurt online boeken en direct afrekenen, met een vinkje of hij zijn set bij jou heeft liggen. Dan weet je bij het inplannen al welke set uit het rek moet en pak je hem klaar voor de klant er is. In de piek van oktober en maart, als iedereen tegelijk wil wisselen, scheelt dat je een berg telefoontjes en gepuzzel in je agenda. De klant die vorig jaar bij je opsloeg, krijgt automatisch een seintje.

Vang de piekweken op zonder chaos

De twee bandenpieken per jaar zijn berucht. Iedereen wil in dezelfde twee weken van zomer naar winter of terug. Als je die vraag deels naar je webshop en boekingssysteem verplaatst, spreid je de druk. Klanten die 's avonds op de bank hun wissel boeken en betalen, bellen je overdag niet meer af. Je ziet in je agenda precies hoeveel wissels er per dag staan, en je kunt slots dichtzetten als een dag vol is in plaats van steeds nee te moeten verkopen aan de telefoon. Je monteur weet 's ochtends wat er die dag doorheen moet, en welke sets al klaargelegd zijn.

Zo helpt Betergeregeld je hierbij

Voor deze manier van werken bouwt Betergeregeld de webshop en het online boeken aan elkaar vast. De klant kiest zijn banden op maat of kenteken, betaalt direct online, en boekt de montage pas als jij het slot openzet. Je voorkomt dat er onbetaalde sets in je magazijn liggen en dat er bruggen klaarstaan voor banden die nog onderweg zijn. De opslagklanten, de labelinformatie en de seizoenspieken zitten allemaal in hetzelfde systeem, zodat jij in de werkplaats blijft en niet in de administratie.

Wil je zien hoe zo'n bandenshop met online betaling er voor jouw garage uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site.