Laat klanten hun cv-onderhoud zelf online inplannen

Vul je agenda met onderhoudsbeurten zonder het eeuwige heen-en-weer bellen. Zo werkt online inplannen voor je onderhoudsbeurten.

Elk jaar hetzelfde liedje. Zodra de eerste koude ochtenden komen, gaat de telefoon roodgloeiend. Iedereen wil ineens zijn cv-ketel laten nakijken, het liefst voor de vorst inzet. Jij ligt onder een wastafel en hoort de voicemail vollopen. En omdat je pas 's avonds terugbelt, is de helft van je klanten dan alweer verder of neemt niet op, en begint het spelletje opnieuw.

Dat heen-en-weer bellen kost je meer dan je denkt. Niet alleen tijd, maar ook onderhoudsbeurten die je gewoon misloopt omdat je er niet aan toekwam terug te bellen. Een online boekingssysteem lost dat op. Je klant plant zijn onderhoud zelf in op een moment dat jou uitkomt, en je agenda vult zich terwijl je aan het werk bent. Hieronder lees je hoe je dat praktisch aanpakt.

Waarom de najaarspiek elk jaar je planning opblaast

Onderhoud aan cv-ketels is seizoenswerk. Augustus tot november is de drukte, en in die maanden wil iedereen tegelijk. Het probleem is niet dat er te weinig werk is, maar dat het slecht verdeeld binnenkomt. Je krijgt vijftien telefoontjes op een dinsdagmiddag en dan drie dagen niks. Leg je die aanvragen niet meteen vast, dan verschuift het werk naar de weken dat het echt niet meer past, vlak voor de eerste vorst.

Met online inplannen spreid je die piek automatisch. De klant ziet welke dagen nog vrij zijn en kiest zelf. Boek je in september al een deel van oktober vol, dan weet je precies waar je aan toe bent en hoef je niemand teleur te stellen met de mededeling dat je pas over vijf weken kunt.

Wat je klant eigenlijk wil als hij belt voor onderhoud

Een particulier die belt voor zijn jaarlijkse beurt wil eigenlijk maar drie dingen weten. Wanneer kun je komen, wat kost het, en hoe lang duurt het. Dat is het hele gesprek. Toch kost dat gesprek je vaak vijf minuten, en die voer je tien keer per dag.

In een boekingsformulier zet je die drie dingen gewoon vast. Je toont je vaste tarief voor een standaard cv-onderhoud, je laat de beschikbare momenten zien en je geeft aan dat een beurt ongeveer drie kwartier duurt. De klant leest het, kiest een moment en is klaar. Jij hoeft alleen nog langs te gaan.

Zet je onderhoudsbeurten in vaste tijdsblokken

Het grote voordeel van onderhoud tegenover storingswerk is dat je precies weet hoe lang het duurt. Een reguliere beurt aan een Intergas, Remeha of Nefit ketel is voor jou routine. Reinigen, branderdruk en gasvoordruk controleren, expansievat nakijken, sifon schoonmaken, rookgasafvoer controleren en een CO-meting. Dat past in een vast blok.

Verdeel je dag daarom in blokken die bij dat werk passen. Zet in de ochtend bijvoorbeeld drie of vier onderhoudsbeurten achter elkaar en houd de middag vrij voor grotere klussen of storingen. In het boekingssysteem laat je klanten alleen kiezen uit die vrije ochtendblokken. Zo blijft je dag logisch ingedeeld en voorkom je dat er een losse afspraak dwars door je route heen wordt geprikt.

Laat de agenda rekening houden met je rijroute

Voor een installateur is reistijd de stille kostenpost. Vijf beurten op een dag die kriskras door de regio liggen, kosten je zo een uur extra rijden. Een slim boekingssysteem laat je per dag of dagdeel op postcodegebied werken, zodat de afspraken die binnenkomen ook een beetje bij elkaar in de buurt liggen.

Je kunt bijvoorbeeld maandag koppelen aan de dorpen ten noorden van je vestiging en woensdag aan de wijken in het zuiden. De klant ziet dan bij zijn postcode automatisch de passende dagen. Je rijdt een strakkere route en doet meer beurten per dag aan dezelfde uren.

Vang onderhoudsabonnementen automatisch op

Veel installateurs werken met een onderhoudscontract of serviceabonnement. Prima terugkerende omzet, maar administratief een gedoe als je elk jaar iedereen zelf moet nabellen voor een nieuwe afspraak. Dat is precies het werk dat je niet meer wilt doen.

Koppel je abonnementsklanten aan een jaarlijkse herinnering die ze zelf naar het boekingsformulier stuurt. Ze krijgen een bericht dat hun beurt weer aan de beurt is, klikken door en kiezen een moment. Jij hoeft geen lijst meer af te bellen. Een paar praktische zaken die je hierbij regelt:

• Laat de klant bij het boeken meteen zijn ketelmerk en bouwjaar invullen, dan weet je vooraf wat je aan onderdelen mee moet nemen.
• Vraag of er bekende klachten zijn, zoals een ketel die op druk zakt of onregelmatig aanslaat, zodat je niet voor verrassingen staat.
• Laat abonnementhouders een eigen tarief of voorrangsplek zien, zodat het lidmaatschap ook echt iets waard voelt.

Houd altijd ruimte vrij voor storing en lekkage

Onderhoud is planbaar, een lekkende leiding of een ketel die er op de koudste dag mee stopt is dat niet. Als je hele agenda volstaat met vooraf geboekt onderhoud, kun je die spoedklus nergens meer kwijt. Dat is slecht voor de klant en slecht voor jou, want juist spoed levert vaak het meeste op.

Blokkeer daarom in je boekingssysteem bewust een deel van je week. Laat online alleen onderhoud inplannen tot bijvoorbeeld tachtig procent van je capaciteit, en houd de rest handmatig vrij voor storingen die per telefoon binnenkomen. Zo blijft je planbare werk gevuld terwijl je nog steeds diezelfde dag naar een lekkage of een uitgevallen ketel kunt rijden.

Minder afzeggingen door bevestiging en herinnering

Een gemiste afspraak is voor jou een leeg gat dat je niet meer opvult. Je bent er naartoe gereden, of je hebt een blok vrijgehouden, en de klant is niet thuis of was het vergeten. Bij onderhoud gebeurt dat vaker dan bij spoed, juist omdat het weken van tevoren geboekt wordt.

Een boekingssysteem stuurt automatisch een bevestiging na het inplannen en een herinnering een dag van tevoren, met de afspraak dat de ketel bereikbaar is en er iemand thuis is. Dat scheelt je lege ritten. En zegt iemand toch af, dan komt het blok weer vrij zodat een andere klant het kan pakken.

Wat het je onder de streep oplevert

Bij elkaar win je met online inplannen vooral rust en volle dagen. Je belt niet meer terug in je pauze, je agenda vult zich met beurten die netjes op route liggen, je abonnementsklanten plannen zichzelf in en je houdt ruimte over voor het spoedwerk dat goed betaalt. De najaarspiek blijft, maar overvalt je niet meer.

Zo'n boekingssysteem hoort gewoon bij je website te zitten. Wil je zien hoe dat er voor jouw bedrijf uit zou zien, vraag dan vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met de online agenda erin, zodat je zelf kunt beoordelen of het bij je manier van werken past.