Laat klanten zelf een bezichtiging inplannen

Stop met heen-en-weer bellen voor een opname op locatie. Laat prospects zelf een moment in jouw agenda kiezen.

Je kent het ritueel. Iemand belt over een aanbouw of een uitbouw aan de keuken, je hebt net je handen vol aan het storten van een fundering, en je belt drie dagen later terug. Dan krijg je de voicemail. De klant belt jou weer terug als jij op de steiger staat. Voor je het weet ben je een week verder en heb je nog steeds geen datum geprikt om even bij die woning langs te gaan voor de opname.

Dat heen-en-weer bellen om een moment te vinden kost jou meer tijd dan de opname zelf. En elke dag dat er geen datum staat, is een dag waarin die prospect ook nog even een andere aannemer belt. Er is een simpelere manier: laat de klant zelf een moment kiezen in jouw agenda, online, op het moment dat hij toch al op je site rondkijkt.

Waarom een opname op locatie zich lastig laat inplannen

Een bezichtiging voor een verbouwing is geen standaard afspraak van een kwartier. Je moet de bestaande situatie zien, meten, foto's maken, de fundering en de dakconstructie beoordelen en inschatten wat er achter dat stucwerk zit. Dat vraagt aandacht en het kost tijd om ergens naartoe te rijden. Juist daarom wil je die momenten netjes bij elkaar zetten en niet kriskras door de week verspreid hebben.

Als jij dat inplannen met de telefoon doet, ben jij degene die de puzzel legt. Terwijl de klant precies weet wanneer hij thuis is en jij precies weet wanneer je in de buurt zit. Laat die twee agenda's elkaar zelf vinden.

Zet je opnames op de momenten die jou uitkomen

Het mooie van online afspraken is dat jij de spelregels bepaalt. Jij bepaalt op welke dagdelen mensen een opname kunnen boeken. Zet ze bijvoorbeeld op de vroege ochtend voordat je naar de bouwplaats gaat, of prop ze op een vaste middag in de week zodat je in een keer een rondje langs meerdere adressen kunt rijden.

• Blokkeer je draaidagen op de bouw zodat daar niks tussen kan komen.
• Reserveer ruim genoeg per afspraak, want een opname loopt sneller uit dan je denkt.
• Laat een marge tussen twee afspraken voor de reistijd van het ene adres naar het andere.

Laat de klant vooraf de juiste dingen aanleveren

Een telefoontje geeft je zelden het volledige plaatje. Bij een online afspraak kun je een paar vragen meesturen die je bij het boeken laat invullen. Zo kom je niet met lege handen aanrijden en weet je van tevoren waar je aan toe bent.

• Wat voor werk het betreft: een uitbouw, een dakkapel, een complete renovatie of het samenvoegen van twee ruimtes.
• Het bouwjaar van de woning en of het een rijtjeshuis, twee-onder-een-kap of vrijstaand is.
• Of er al een tekening of een schetsje van een architect ligt.
• Of er sprake is van dragende muren die eruit moeten.

Met die informatie weet je meteen of je zelf langs moet of dat je er beter een constructeur bij haalt. Je verschijnt voorbereid en dat scheelt een tweede bezoek.

Voorkom gaten en afzeggingen in je week

Niks zo vervelend als een half uur rijden voor een adres waar niemand thuis is. Een online systeem stuurt automatisch een bevestiging en een herinnering, zodat de klant de afspraak niet vergeet. Ziet iemand toch dat het niet uitkomt, dan kan hij zelf verzetten zonder jou te bellen. Dat gat vult zich dan met een ander die wel wil.

Je voorkomt ook dubbele boekingen. Zodra een tijdslot bezet is, verdwijnt het uit de agenda. Geen twee klanten meer die per ongeluk hetzelfde dinsdagochtendslot te pakken hebben terwijl jij op de weg zit.

Koppel de opname aan je offertetraject

De bezichtiging is de start van je offerte. Hoe sneller je op locatie staat, hoe sneller je kunt rekenen en hoe eerder je prijs op tafel ligt. In een markt waar mensen makkelijk drie offertes aanvragen, wint vaak degene die als eerste concreet wordt. Als een prospect om acht uur 's avonds op de bank je site bekijkt en meteen een opname voor donderdag kan boeken, heb jij een voorsprong op de collega die pas maandag terugbelt.

Na de opname kun je de gegevens die de klant bij het boeken invulde direct gebruiken voor je calculatie. Je hoeft het adres en de wensen niet nog een keer over te typen, ze staan er al.

Houd grip op je werkgebied en reistijd

Als aannemer wil je niet de halve provincie doorkruisen voor een opname die uiteindelijk niks oplevert. Bij het instellen van online afspraken kun je je werkgebied afbakenen, bijvoorbeeld door in de vragen naar de plaats of de postcode te vragen. Ligt een klus buiten je straal, dan zie je dat voordat je in de bus stapt.

Je kunt ook onderscheid maken naar het soort klus. Een kleine badkamerrenovatie plan je anders in dan een complete uitbouw met vergunningstraject. Door verschillende afspraaktypes aan te bieden reserveer je vanzelf de juiste hoeveelheid tijd voor het juiste werk.

Zo pakt Betergeregeld dit voor je op

De online afspraken zitten ingebouwd in de website die Betergeregeld voor je bouwt. Een bezoeker die via Google op je pagina over aanbouwen of renovaties komt, ziet meteen een knop om een opname in te plannen. Hij kiest een moment, vult de vragen in en krijgt een bevestiging. Jij ziet de afspraak in je agenda verschijnen met alle achtergrond erbij.

Kom je een keer niet bij de telefoon omdat je aan het werk bent, dan vangt de AI-assistent op je site de vraag op en wijst de bezoeker de weg naar het inplannen. Zo loop je geen klus mis omdat je nu eenmaal niet altijd kunt opnemen met een hamer in je hand.

Begin klein en bouw het uit

Je hoeft niet je hele planning meteen om te gooien. Zet om te beginnen twee dagdelen per week open voor opnames en kijk hoe het loopt. Merk je dat het aanslaat, dan breid je uit of pas je de tijden aan naar wat in de praktijk werkt. Na een paar weken heb je een ritme te pakken waarbij je opnames netjes gebundeld zitten en je meer tijd overhoudt voor het echte werk op de bouw.

Wil je zien hoe zo'n afsprakenmodule er op jouw eigen site uit zou zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen website, inclusief de knop waarmee klanten straks zelf een bezichtiging inplannen.