Laat klanten zelf een adviesgesprek inplannen

Stop het heen-en-weer mailen over een geschikt moment. Laat je klant zelf een slot in jouw agenda kiezen.

Je kent het ritme van het jaar beter dan wie ook. In januari de loonaangiften, elk kwartaal de btw, in het voorjaar de aangiften inkomstenbelasting en daarna de jaarrekeningen. Tussen dat werk door wil een klant een adviesgesprek. Hij mailt dat hij wil overleggen over de overstap naar een bv, jij mailt drie momenten terug, hij reageert twee dagen later dat het net niet uitkomt, en zo kruipt een simpele afspraak over vier of vijf berichten heen. Die tijd gaat rechtstreeks af van je declarabele uren.

Online afspraakplanning draait dat om. De klant ziet jouw beschikbare momenten en kiest zelf een slot dat in jouw agenda past. Geen mailwisseling, geen dubbele boekingen, en jij houdt je aandacht bij het werk waar je klanten je voor betalen.

Waarom het heen-en-weer mailen in jouw vak zo veel kost

In een administratiekantoor komen afspraakverzoeken zelden op een rustig moment binnen. Ze vallen precies samen met de aangiftedeadlines waarop je toch al onder druk staat. Een ondernemer die zijn voorlopige aanslag wil bespreken, een zzp'er die twijfelt of hij aan het urencriterium komt, een dga die vraagt over zijn gebruikelijk loon: stuk voor stuk gesprekken die je graag voert, maar niet als ze je dagindeling in stukken hakken.

Elke mailwisseling over een tijdstip onderbreekt je concentratie. En juist bij cijferwerk is die onderbroken aandacht duur. Je bent net verdiept in een grootboek of in de aansluiting van de balans, en dan moet je schakelen naar agenda-tetris. Online plannen haalt die onderbreking weg, want de klant regelt het moment terwijl jij doorwerkt.

Koppel je agenda zodat een dubbele boeking niet meer kan

Het grootste risico bij handmatig plannen is de dubbele boeking. Je zegt een klant maandag elf uur toe, vergeet het in je agenda te zetten, en belooft datzelfde uur aan iemand anders. Bij een adviesgesprek over de jaarrekening is dat pijnlijk, want zo'n gesprek verzet je niet zomaar even.

Een goed boekingssysteem koppelt aan je bestaande agenda. Zet je zelf een blok voor het afronden van een aangifte, dan valt dat moment automatisch uit de beschikbare slots. De klant kan alleen kiezen wat echt vrij is, en jij hoeft nergens iets dubbel bij te houden.

Verschillende gesprekken, verschillende tijdvakken

Niet elk gesprek duurt even lang. Een korte vraag over een factuur is met een kwartier klaar, een jaarrekeningbespreking of een adviesgesprek over een bedrijfsoverdracht vraagt al gauw een uur. Als je klanten laat kiezen uit het juiste type afspraak, reserveer je meteen de juiste hoeveelheid tijd.

Denk bijvoorbeeld aan deze indeling:

• Kort telefonisch overleg van vijftien minuten voor een losse vraag
• Kwartaalbespreking van dertig minuten om de cijfers door te nemen
• Adviesgesprek van een uur voor rechtsvorm, financiering of een overname
• Intakegesprek voor een nieuwe klant die zijn boekhouding wil overdragen

Zo voorkom je dat een gesprek uitloopt omdat je er te weinig tijd voor had ingepland, of dat je een uur reserveert voor iets wat in tien minuten klaar was.

Laat de klant vooraf de juiste stukken aanleveren

Een adviesgesprek is alleen zinvol als de juiste cijfers op tafel liggen. Er is weinig zo vervelend als een klant die aanschuift voor een gesprek over zijn winstverwachting terwijl jij zijn tussentijdse cijfers nog niet hebt gezien. Dan ben je de eerste tien minuten bezig met inventariseren in plaats van adviseren.

Bij het boeken kun je een paar vragen meesturen. Vraag naar het onderwerp, of de laatste btw-aangifte al is ingediend, en laat de klant de stukken die je nodig hebt alvast uploaden. Dan begin je het gesprek voorbereid en gaat je tijd op aan het advies zelf.

Plan rond de piekmomenten in je fiscale jaar

Jouw jaar heeft vaste pieken. De weken voor 1 mei voor de aangiften inkomstenbelasting, de aanloop naar de vennootschapsbelasting, de maandwissels rond de loonaangifte. In die periodes wil je geen adviesgesprekken die je productiewerk doorsnijden.

Met online plannen bepaal je zelf wanneer je wel en niet beschikbaar bent voor overleg. Zet je adviesuren op bijvoorbeeld de dinsdag- en donderdagmiddag en houd de rest van de week vrij voor het aangiftewerk. De klant ziet alleen die middagen en plant er vanzelf naartoe, zonder dat je hoeft uit te leggen waarom deze week even niet lukt.

Minder no-shows door automatische herinneringen

Een klant die zijn afspraak vergeet, kost je een leeg blok dat je aan aangiftewerk had kunnen besteden. Automatische bevestigingen en herinneringen per mail verkleinen die kans flink. De klant krijgt de afspraak meteen in zijn eigen agenda en een reminder een dag van tevoren.

Moet hij toch verzetten, dan doet hij dat zelf via dezelfde link, zonder dat jij eraan te pas komt. Het vrijgekomen moment staat direct weer open voor iemand anders die op je adviesuur zat te wachten.

Ook bereikbaar als je klant 's avonds zijn boekhouding doet

Veel van je klanten zijn zelf ondernemer en werken hun administratie 's avonds of in het weekend bij, als hun eigen zaak dicht is. Juist op zo'n moment bedenken ze dat ze iets willen bespreken, bijvoorbeeld nadat ze zelf naar hun omzetcijfers hebben zitten kijken. Kunnen ze dan meteen een slot pakken, dan is de afspraak gemaakt voordat de gedachte wegzakt.

Je hoeft er niet voor op te nemen of de volgende dag terug te bellen. De boeking loopt gewoon door terwijl jij thuis bent, en de volgende ochtend zie je je agenda al gevuld staan.

Zo zet je het op voor jouw kantoor

Online afspraken passen bij een administratiekantoor dat gestructureerd werkt. Je koppelt de planner aan je website, je agenda en je klantenportaal, zodat een klant vanaf je eigen site een gesprek boekt, het juiste type kiest en zijn stukken aanlevert. Betergeregeld richt dat voor je in, samen met de rest van je online aanwezigheid, van de website tot het verzamelen van reviews.

Wil je zien hoe zoiets er voor jouw kantoor uit komt te zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en je ziet meteen een voorproefje van je eigen site.