Onderaannemers aansturen zonder chaos in je agenda

Zo houd je stukadoors, installateurs en tegelzetters op elkaar afgestemd zonder dat je agenda ontspoort.

Een verbouwing staat of valt met de volgorde. De installateur moet klaar zijn voor de stukadoor komt, de stukadoor moet droog zijn voor de tegelzetter begint, en de keukenboer wil pas leveren als de vloer erin ligt. Zolang alles loopt zoals gepland merk je er weinig van. Maar zodra een leverancier een dag uitloopt of een klant op het laatste moment de indeling van de badkamer wil wijzigen, staat je hele week op zijn kop en heb je vier onderaannemers aan de telefoon die allemaal iets anders van je horen.

De meeste aannemers houden die planning in hun hoofd, op een whiteboard in de bus of in een reeks appjes die door elkaar heen lopen. Dat werkt tot het niet meer werkt. In dit artikel lees je hoe je de aansturing van je onderaannemers en de communicatie met je klant zo inricht dat je minder tijd kwijt bent aan bellen en corrigeren, en meer aan bouwen.

De echte oorzaak van chaos zit in de overdracht

Uitloop op de bouw is zelden het gevolg van luie vakmensen. Meestal ligt het aan het moment van overdracht tussen twee partijen. De elektricien denkt dat hij op donderdag terecht kan, maar de metselaar is nog een dag bezig met het buitenwerk. Niemand heeft dat aan elkaar doorgegeven, want iedereen appt alleen met jou. Jij bent het knooppunt, en op een drukke dag ben je precies dat knooppunt dat verstopt raakt.

De oplossing is niet harder werken aan die appjes, maar de informatie op een plek zetten waar iedereen bij kan. Als de stukadoor zelf kan zien dat het voorwerk pas een dag later klaar is, hoeft hij jou daar niet voor te bellen en plant hij zichzelf om.

Werk met een centrale planning per project

Zet per project een planning op waarin de fases op elkaar volgen en de afhankelijkheden zichtbaar zijn. Niet als losse afspraken in je telefoon, maar als een tijdlijn die je in een oogopslag overziet. Denk aan een opbouw als deze:

• Sloop en ruwbouw, met de aannemer en het sloopteam
• Ruwe installatie, waarbij loodgieter en elektricien tegelijk of vlak na elkaar werken
• Stucwerk en droogtijd, waar je bewust dagen voor inruimt
• Tegelwerk en vloeren
• Afmontage, keuken, sanitair en schilderwerk

Het inbouwen van droogtijd is waar veel planningen misgaan. Stucwerk en dekvloer hebben tijd nodig, en als je de tegelzetter te vroeg inplant sta je met twee vaklui op de stoep die niks kunnen. Reserveer die dagen expliciet, dan schuift de rest vanzelf mee.

Geef je klant een eigen plek, geen tien appjes

Een deel van je drukte komt niet van de onderaannemers maar van de klant. Die wil weten wanneer de badkamer klaar is, of de kozijnen al besteld zijn en waarom er vandaag niemand op de bouw was. Elke vraag is een telefoontje dat je werk onderbreekt. Als je klant op een eigen portaal kan zien welke fase er loopt, welke keuzes nog openstaan en wanneer de volgende ploeg komt, valt het gros van die vragen weg.

Een klantenportaal geeft je klant rust en jou stilte. De planning die je toch al bijhoudt, deel je in een klantvriendelijke vorm. De klant ziet niet de inkoopprijs van je tegelzetter, maar wel dat het tegelwerk volgende week begint. Dat scheelt jou een middag telefoneren en het geeft de klant het gevoel dat hij grip heeft.

Leg keuzes vast voordat ze problemen worden

De meeste discussies achteraf gaan over keuzes die mondeling zijn gemaakt. De klant wist zeker dat de wandcontactdozen aan de andere kant zouden komen, jij weet zeker dat je iets anders hebt afgesproken. Zonder vastlegging win je die discussie nooit helemaal, ook al heb je gelijk.

Leg meer- en minderwerk en materiaalkeuzes vast op een plek waar de klant het terug kan lezen en akkoord op geeft. Kies de klant voor duurdere tegels of een extra dakraam, dan staat dat zwart op wit met de bijbehorende prijs. Als de installateur dan volgens dat overzicht werkt, komt er geen ruis tussen wat besproken is en wat gebouwd wordt.

Laat je onderaannemers meelezen, niet raden

Je onderaannemers zijn zelfstandige vakmensen met hun eigen agenda. Hoe eerder zij weten dat er iets schuift, hoe makkelijker ze meebewegen. Geef ze inzicht in de projectplanning voor het deel dat hen aangaat. De tegelzetter hoeft niet te weten wat de schilder doet, maar wel wanneer de vloer droog en vlak is zodat hij kan starten.

Spreek ook een vaste manier af waarop ze uitloop of problemen doorgeven. Een installateur die op maandag al weet dat een onderdeel pas woensdag binnenkomt, kan dat melden voordat het jouw planning raakt. Zo hoor je het nieuws als het nog stuurbaar is, niet als de volgende ploeg al voor een dichte deur staat.

Bewaak de kritieke schakels in je week

Niet elke vertraging is even erg. Een dag uitloop op het schilderwerk aan het eind vang je makkelijk op. Een dag uitloop op de ruwe installatie werkt door in alles wat erna komt. Leer je planning lezen op die kritieke schakels en bel daar proactief overheen.

Een korte check aan het begin van de dag helpt enorm. Kijk of de ploeg van morgen kan starten met wat de ploeg van vandaag oplevert. Klopt dat niet, dan heb je nog een dag om te schuiven. Die twee minuten voorkomen de meeste brandjes.

Houd je administratie aan de planning gekoppeld

Als een fase is opgeleverd, wil je daar meteen de bijbehorende termijn of factuur aan hangen. Wacht je daarmee tot het eind van de maand, dan moet je alles reconstrueren en loop je achter de feiten aan. Door de facturatie te koppelen aan de fases die je toch al bijhoudt, factureer je op het moment dat het werk klaar is en houd je je geldstroom gelijk met je bouwstroom.

Datzelfde geldt voor je offertes. Een project dat je vandaag inplant kwam ooit uit een offerte. Hoe dichter die twee bij elkaar liggen, hoe minder je overtypt en hoe kleiner de kans op fouten.

Zo pak je het stap voor stap aan

Je hoeft niet alles in een keer om te gooien. Begin met een project dat net start en zet daar de planning, de klantcommunicatie en de vastlegging van keuzes op een centrale plek. Merk je dat je minder belt en minder corrigeert, dan breid je het uit naar de rest.

Wil je zien hoe zo'n klantenportaal er voor jouw bedrijf uit zou zien, vraag dan vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je vult je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen omgeving, zodat je zelf beoordeelt of het je die chaos bespaart.