Van aanvraag tot verleende omgevingsvergunning: het complete stappenplan

Van vooroverleg tot besluit: het vergunningstraject stap voor stap, met doorlooptijden en zicht op je stukken.

Als architect ken je het patroon: een opdrachtgever komt binnen met een schitterend plan voor een aanbouw, een dakopbouw of een compleet nieuw woonhuis, en de eerste vraag is bijna altijd hoelang de vergunning gaat duren. Sinds de Omgevingswet in werking is en aanvragen via het Omgevingsloket en het DSO lopen, is dat antwoord niet simpeler geworden. De termijnen op papier lijken kort, maar de praktijk zit vol vooroverleg, aanvullingsverzoeken en een welstandsoordeel dat net niet meezit.

In dit stappenplan loop je het traject door zoals het echt verloopt, van het eerste gesprek met de gemeente tot het onherroepelijke besluit. Je leest waar de doorlooptijd echt wegloopt, en hoe je opdrachtgever ondertussen precies kan volgen welke stukken zijn ingediend en waar het besluit blijft.

Begin met vooroverleg, niet met de aanvraag

De grootste tijdwinst zit voor de formele aanvraag. Vraag bij de gemeente een vooroverleg of een omgevingstafel aan en leg je schetsontwerp voor voordat je iets indient. Je hoort dan of het plan binnen het omgevingsplan past, of de welstands- of adviescommissie ruimtelijke kwaliteit bezwaren ziet, en of er een watertoets of archeologisch onderzoek nodig is. Een principeverzoek kost een paar weken, maar voorkomt dat je acht weken wacht op een weigering die je had zien aankomen.

Leg de uitkomst van het vooroverleg schriftelijk vast. Een gespreksverslag of een positief principebesluit is later goud waard, zowel richting je opdrachtgever als bij een eventueel bezwaar van de buren.

De knip: omgevingsplanactiviteit en technische bouwactiviteit

Onder de Omgevingswet is de oude bouwvergunning gesplitst in twee sporen. De omgevingsplanactiviteit gaat over de vraag of het bouwwerk ruimtelijk mag, dus of het past binnen het omgevingsplan qua functie, hoogte en rooilijn. De technische bouwactiviteit gaat over de vraag of het bouwwerk voldoet aan het Besluit bouwwerken leefomgeving, dus constructie, brandveiligheid en de BENG-eisen.

Voor je opdrachtgever betekent dit dat je soms twee aanvragen of meldingen naast elkaar draait. Het planologische deel loopt bij de gemeente, terwijl het technische deel bij gevolgklasse 1 vaak via een melding en een kwaliteitsborger gaat. Maak dit onderscheid vroeg helder, anders staat een opdrachtgever verbaasd dat de vergunning verleend is maar hij nog niet mag bouwen.

Check het omgevingsplan en de BOPA-route

Trek altijd de regels van het omgevingsplan erbij voordat je het ontwerp vastklikt. Past de nokhoogte, het bebouwingspercentage en de afstand tot de erfgrens? Wijkt het plan af, dan heb je een buitenplanse omgevingsplanactiviteit nodig, kortweg een BOPA. Dat is de opvolger van de oude afwijkingsvergunning en betekent dat het college gemotiveerd moet afwijken van de regels.

Een BOPA loopt soms nog via de reguliere procedure van acht weken, maar de gemeente kan besluiten de uitgebreide procedure toe te passen als er grote belangen spelen. Vraag dus expliciet welke procedure ze op jouw afwijking loslaten, want dat bepaalt of je opdrachtgever over drie maanden of pas over zeven maanden kan starten.

Wat je in de conceptaanvraag aanlevert

Een aanvraag valt of staat met complete stukken. Een aanvullingsverzoek schort de termijn op en kost zo drie tot vier weken. Zorg dat het pakket in een keer klopt. Voor een reguliere woningbouwaanvraag hoort daar meestal bij:

• situatietekening met kadastrale grenzen en noordpijl
• plattegronden, gevelaanzichten en doorsneden op schaal, bestaand en nieuw
• een constructieberekening en constructietekeningen, of de toezegging dat die volgen
• een BENG-berekening en een daglicht- en ventilatieonderbouwing
• foto's van de bestaande situatie en de omgeving voor de welstandstoets
• een onderbouwing bij een afwijking van het omgevingsplan

Dien pas in als de opdrachtgever de stukken heeft gezien en akkoord is. Een aanvraag die halverwege wordt aangepast, telt bij veel gemeenten als een nieuwe aanvraag.

Reguliere versus uitgebreide procedure en de doorlooptijden

De meeste bouwplannen voor woningen lopen via de reguliere procedure. Het bevoegd gezag beslist dan binnen acht weken, met een eenmalige verlenging van zes weken. Reageert de gemeente niet op tijd, dan is er sinds de Omgevingswet geen vergunning van rechtswege meer, dus je moet actief blijven rappelleren.

Complexe of milieugevoelige plannen vallen onder de uitgebreide procedure van zes maanden. Daarbij ligt een ontwerpbesluit zes weken ter inzage en kan iedereen een zienswijze indienen. Reken voor je opdrachtgever realistisch: een eenvoudige aanbouw kan binnen twee tot drie maanden rond zijn, terwijl een nieuwbouwwoning met een afwijking al snel een half jaar tot de start bouw kost.

Kwaliteitsborging en de Wkb bij gevolgklasse 1

Voor het technische deel van veel grondgebonden woningen geldt inmiddels de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. In gevolgklasse 1 doet de gemeente geen technische toets meer, maar controleert een onafhankelijke kwaliteitsborger het bouwproces. Je meldt de bouwactiviteit minimaal vier weken voor de start, met een borgingsplan en de naam van de borger.

Plan die borger vroeg in, want zonder ingediende bouwmelding en toegelaten instrument mag er niet gestart worden, ook al is de omgevingsvergunning voor het ruimtelijke deel al binnen. Aan het eind levert de borger een verklaring op die je bij de gereedmelding nodig hebt.

Zo houden opdrachtgevers status en stukken bij in het klantenportaal

Het meeste ongemak in een vergunningstraject komt door onduidelijkheid. De opdrachtgever weet niet welke tekening de laatste is, wanneer de gemeente heeft gereageerd of wat er nog mist. In het klantenportaal op je website zet je per project alle vergunningsstukken op een rij: de ingediende aanvraag, de constructieberekening, de correspondentie met de gemeente en het uiteindelijke besluit.

Je zet er de status bij, van vooroverleg naar ingediend, aanvulling gevraagd, ter inzage en verleend, met de wettelijke termijn erbij. De opdrachtgever ziet zelf waar het staat en hoeft je niet elke week te bellen. Nieuwe versies van tekeningen komen op een plek te staan, zodat niemand met een verouderde gevelaanzicht aan het werk gaat. Dat scheelt jou tijd en voorkomt discussie over wie wat wanneer heeft gekregen.

Na het besluit: bezwaar, inwerkingtreding en starten met bouwen

Een verleende vergunning is nog niet onherroepelijk. Bij de reguliere procedure geldt een bezwaartermijn van zes weken, waarin buren of belanghebbenden bezwaar kunnen maken. De vergunning treedt meestal wel in werking, maar starten met bouwen tijdens die termijn is een risico dat je met je opdrachtgever bespreekt. Bij de uitgebreide procedure loopt na het besluit nog een beroepstermijn.

Adviseer je opdrachtgever om pas na afloop van de bezwaartermijn onomkeerbare stappen te zetten. Leg ook de voorschriften uit het besluit vast, want daar staan vaak voorwaarden in over uitvoering, sloop of het aanleveren van gegevens tijdens de bouw.

Wil je zien hoe zo'n klantenportaal en projectstatus er voor jouw bureau uitzien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site met een portaal waarin opdrachtgevers hun vergunningstraject volgen.