Van offerte naar getekende opdracht zonder papierwerk

Zo stuur je nieuwe klanten een heldere offerte die ze digitaal accorderen, zodat je sneller met hun boekhouding kunt starten.

Een ondernemer belt dat hij zijn boekhouding wil overdragen, of vult je contactformulier in nadat zijn vorige kantoor de aangifte weer eens te laat indiende. Je hebt een prettig gesprek, je maakt een offerte voor het bijwerken van de administratie, de aangifte omzetbelasting per kwartaal en de jaarrekening met IB-aangifte. En dan blijft het stil. De offerte staat in zijn mailbox tussen de nieuwsbrieven, hij wil nog even rondkijken, en drie weken later ben je hem kwijt aan het kantoor dat wel meteen doorpakte.

Het rare is dat de klant die offerte meestal wel wil tekenen. Hij twijfelt niet over jou, hij komt alleen niet toe aan het printen, ondertekenen, inscannen en terugmailen. Elke stap die je van hem vraagt is een moment waarop hij afhaakt. Hoe korter je het maakt tussen ja zeggen en getekend hebben, hoe sneller jij de eerste stukken op je bureau krijgt en kunt beginnen. Hieronder lees je hoe je dat traject strak trekt, toegespitst op het werk van een administratiekantoor.

Waarom een boekhoudofferte blijft liggen

Anders dan bij een klusbedrijf koopt jouw klant geen los product maar een langlopende samenwerking. Hij moet zijn cijfers, zijn bankmutaties en straks zijn privegegevens aan je toevertrouwen. Dat voelt groot, dus stelt hij het uit. Daar komt bij dat veel ondernemers geen idee hebben wat een boekhouder nu precies doet: is dat uurtje-factuurtje, zit de aangifte erbij, en wat als de Belastingdienst vragen stelt. Als je offerte die onzekerheid niet wegneemt, blijft hij liggen tot de deadline hem inhaalt.

Maak van je diensten heldere pakketten

Een offerte die per handeling optelt naar een onduidelijk uurtarief nodigt uit tot uitstellen. Zet je aanbod in vaste pakketten die de klant in een oogopslag begrijpt. Denk aan een opzet per bedrijfsvorm en omvang.

• Starter voor de eenmanszaak: kwartaalaangifte omzetbelasting, jaarrekening en IB-aangifte, een vast maandbedrag.
• Groei voor de VOF of BV met personeel: inclusief salarisadministratie, loonaangifte en de VPB-aangifte.
• Losse modules die de klant kan aanvinken, zoals een tussentijdse cijferrapportage per kwartaal of het verzorgen van de voorlopige aanslag.

Zo hoeft de klant niet te rekenen, hij hoeft alleen te kiezen. En een keuze tussen twee of drie pakketten is veel makkelijker gemaakt dan een open bedrag beoordelen.

Wees concreet over wat er wel en niet in zit

De meeste discussies achteraf gaan over verwachtingen. Zet daarom zwart op wit wat binnen het bedrag valt en wat meerwerk is. Benoem bijvoorbeeld dat het verwerken van maximaal een bepaald aantal bankmutaties en bonnen per maand is inbegrepen, dat correctie van een schoenendoos vol losse bonnetjes apart wordt gerekend, en dat begeleiding bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst een los tarief kent. Noem ook wie de aangifte indient via SBR en dat jij zorgt voor de machtiging bij de Belastingdienst. Die duidelijkheid neemt precies de twijfel weg die de klant laat aarzelen.

De opdrachtbevestiging is meer dan een handtekening

Voor jou hangt aan die getekende offerte een stapel verplichtingen. Je moet de klant identificeren en verifieren voor de Wwft, je legt de afspraken vast in een opdrachtbevestiging conform je beroepsregels, en je hebt zijn akkoord nodig om hem als adviseur bij de Belastingdienst aan te melden. Als je dat allemaal los na de offerte gaat regelen, ben je zo weer een week kwijt en loop je achter de klant aan voor een kopie van zijn identiteitsbewijs. Veel handiger is om die stappen aan het akkoord vast te knopen, zodat ze in een keer geregeld zijn op het moment dat de klant ja zegt.

Digitaal accorderen in plaats van printen en scannen

Vervang het rondje printen, tekenen, scannen en terugmailen door een link waarop de klant de offerte leest en met een klik akkoord geeft. Hij ziet de pakketkeuze, de maandprijs en de voorwaarden, vinkt aan dat hij akkoord is en zet eventueel een digitale paraaf. Jij krijgt meteen bericht en hebt een vastgelegd akkoord met datum en tijdstip. Dat is niet alleen sneller, het is ook beter aantoonbaar dan een gescande krabbel als er ooit discussie ontstaat over wat er is afgesproken.

Koppel het akkoord aan een startdatum en een documentenlijst

Op het moment dat de klant tekent, is hij het meest gemotiveerd. Gebruik dat. Laat direct na het akkoord zien welke stukken je nodig hebt om te beginnen: de laatste jaarrekening en aangiftes, toegang tot zijn boekhoudpakket zoals Twinfield, SnelStart of Exact, de bankkoppeling en zijn loongegevens als er personeel is. Geef ook meteen een startdatum en de eerste deadline, bijvoorbeeld de eerstvolgende btw-aangifte. Zo weet de klant wat hij moet aanleveren en verzand je niet in weken heen en weer mailen voordat je aan het echte werk toekomt.

Automatiseer het hele traject van offerte tot start

Dit hoef je niet elke keer met de hand te doen. Betergeregeld richt je offertes zo in dat je vanuit een paar vaste pakketten met een paar klikken een nette offerte samenstelt, die de klant online accordeert, waarna de opdrachtbevestiging, de identificatie en de documentenlijst automatisch in gang worden gezet. Je ziet in je klantenportaal in welke fase elke aanvraag staat: verstuurd, bekeken, akkoord of stukken ontvangen. Een offerte die na een week nog openstaat, stuurt automatisch een vriendelijke herinnering, zodat je zelf niet meer achter iedereen aan hoeft te bellen.

Zo houd je grip op je pijplijn

Als je dit op orde hebt, verandert er iets in de manier waarop je nieuwe klanten binnenhaalt. Je weet precies hoeveel offertes er openstaan, welke bijna rond zijn en waar de klant is blijven hangen. Je start sneller, je begint het jaar met complete dossiers in plaats van halve toezeggingen, en je verliest minder ondernemers aan een concurrent die toevallig eerder de handtekening had. Het scheelt jou bovendien de administratie rond je eigen verkoop, terwijl jij die tijd liever aan de cijfers van je klanten besteedt.

Wil je zien hoe dit er voor jouw kantoor uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt de naam van je bedrijf en je krijgt meteen een indruk van je eigen site met offertes die je klanten online kunnen tekenen, zodat je zelf kunt beoordelen of het bij je werkwijze past.