Waarom een snelle offerte de opdracht wint

De aannemer die als eerste een nette offerte stuurt, wint vaak de klus. Zo krijg je die binnen een dag de deur uit.

Je kent het wel. Een huiseigenaar wil een uitbouw van vier meter aan de achterkant, belt drie aannemers en vraagt bij alle drie een offerte aan. Degene die het snelst reageert met een nette, duidelijke prijs heeft meteen een streepje voor. Niet omdat hij de goedkoopste is, maar omdat hij laat zien dat hij het aankan en dat hij de klant serieus neemt. Wie na tien dagen pas iets stuurt, komt te laat: de klant heeft dan al een ander gekozen.

Toch blijft juist die offerte bij veel aannemers liggen. Overdag sta je op de steiger of ben je bezig met funderingsherstel, en de calculatie doe je s avonds aan de keukentafel als je eigenlijk op bent. Zonde, want snelheid in het offertetraject is een van de weinige dingen waarmee je je onderscheidt zonder je prijs te verlagen. In dit artikel lees je hoe je het offerteproces zo inricht dat je binnen een dag reageert, zonder dat het aan kwaliteit inboet.

Waarom de eerste nette offerte vaak wint

Een klant die gaat verbouwen zit vol twijfel. Hij weet niet of zijn budget klopt, of de aanbouw wel binnen het bouwbesluit past en of de aannemer betrouwbaar is. De eerste offerte die netjes en compleet binnenkomt, geeft rust. Die zet de toon: dit is de partij die het aankan. De offertes die daarna komen worden vergeleken met die eerste, en vaak alleen nog gebruikt om de prijs te checken.

Snelheid is dus geen gehaast, het is een signaal van vakmanschap en organisatie. Een offerte die er verzorgd uitziet, met heldere posten en een duidelijke planning, wint het van een prijsje op de achterkant van een envelop, zelfs als dat prijsje lager is.

Waar de tijd verloren gaat

Bij de meeste aannemers zit de vertraging niet in het rekenen zelf, maar in het rondom. Je moet nog even langs voor de opname, je wacht op een prijs van de kozijnleverancier, de constructeur moet nog kijken naar de stalen ligger, en dan moet je alles ook nog netjes in Word zetten. Voor je het weet is er een week voorbij.

De kunst is om te scheiden wat echt maatwerk is van wat elke keer hetzelfde is. De opbouw van een dakkapel, het stucwerk per vierkante meter, het uurtarief van je timmerman, de post voor afvoer en containerhuur: dat verandert nauwelijks tussen klussen. Alleen de hoeveelheden en een paar bijzonderheden zijn nieuw. Als je die vaste posten al klaar hebt staan, hoef je bij een nieuwe aanvraag alleen nog de maten en de afwijkingen in te vullen.

Zet je vaste posten en stelposten vooraf klaar

Maak een basis waarin je standaardwerk al is uitgewerkt. Denk aan een compleet blok voor een badkamerrenovatie met tegelwerk, leidingwerk, een nieuwe verdeler en het sausklaar opleveren. Of een blok voor een uitbouw met fundering, casco, kozijnen en dakbedekking. Zet er meteen realistische stelposten in voor zaken die je pas later precies weet, zoals het sanitair dat de klant zelf uitkiest.

• Een vaste omschrijving per werksoort, zodat je nooit meer een post vergeet.
• Actuele eenheidsprijzen per vierkante meter of per strekkende meter.
• Standaard stelposten voor sanitair, tegels en keuken die de klant zelf kiest.
• Een vaste tekst over meer- en minderwerk, betaaltermijnen en oplevering.

Reageer binnen een dag, ook zonder alle cijfers

Je hoeft niet dezelfde dag een dichtgetimmerde prijs tot op de euro te sturen. Wat de klant vooral wil weten, is of hij bij jou aan het juiste adres is en in welke richting het budget gaat. Stuur binnen een dag een korte reactie met een richtprijs en een voorstel voor een opname. Zo hou je de klant vast terwijl je de rest uitwerkt.

Een bandbreedte werkt vaak beter dan je denkt. Een uitbouw van deze omvang valt doorgaans tussen dit en dat bedrag, de exacte prijs volgt na de opname. De klant voelt zich serieus genomen en jij koopt tijd om de constructeur en de leverancier hun deel te laten doen.

Onderaannemers en levertijden meteen inplannen

Veel offertes lopen vast omdat je wacht op een prijs van de installateur of de kozijnenman. Spreek met je vaste onderaannemers een vast stramien af: jij stuurt de maten en de tekening, zij reageren binnen twee werkdagen met een prijs. Nog beter is het om met hen ook eenheidsprijzen af te spreken voor terugkerend werk, zodat je hun deel alvast zelf kunt inschatten en pas later laat bevestigen.

Neem ook de levertijden meteen mee in je offerte. Als de klant hoort dat kozijnen acht weken levertijd hebben, weet hij dat hij nu moet beslissen. Dat versnelt zijn keuze en jouw planning.

Van offerte naar opdracht naar factuur zonder overtypen

Zodra de klant ja zegt, wil je niet opnieuw alles overtikken. Een goede aanpak is dat de aannemersovereenkomst en de termijnfacturen automatisch voortkomen uit de offerte die je al hebt gemaakt. De posten staan er al in, de termijnen zijn afgesproken, dus de eerste factuur na aanvang van het werk kun je met een paar klikken versturen. Dat scheelt je niet alleen tijd, het voorkomt ook fouten en discussies achteraf over wat er nou precies was afgesproken.

Betergeregeld regelt precies dit stuk: de automatisering van je offertes en facturen. De opname en het vakwerk blijven van jou, maar het maken, versturen, opvolgen en omzetten naar een factuur gaat grotendeels vanzelf. Je vaste posten en stelposten staan klaar, een aanvraag via je website komt binnen als een half ingevulde offerte, en na akkoord rollen de termijnfacturen eruit.

Volg op wat blijft liggen

Niet elke offerte krijgt meteen een ja of een nee. Vaak hoort de klant een tijdje niets terug omdat hij nog met zijn partner overlegt of op de hypotheek wacht. Een korte, vriendelijke herinnering na een week doet wonderen: of alles duidelijk was, of hij nog vragen heeft over het meer- en minderwerk. Aannemers die netjes opvolgen, halen er zo een deel van de twijfelaars alsnog binnen. Ook dat opvolgen kun je automatisch laten inplannen.

Klein beginnen, groot verschil

Je hoeft dit niet in een keer perfect te hebben. Begin met de drie soorten klussen die je het vaakst doet, bijvoorbeeld de uitbouw, de badkamer en de dakkapel, en werk daar je vaste posten voor uit. Alleen al daarmee halveer je de tijd tot je eerste reactie. De rest bouw je gaandeweg uit, tot je van elke aanvraag binnen een dag iets nets terugstuurt.

Wil je zien hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met het offertetraject erin verwerkt. Zo krijg je een concreet beeld voordat je iets beslist.