Snel een nette offerte maken voor een grote bestelling

Voor catering, bruiloften en grote feesten reken je niet meer op losse blaadjes. Zo maak je in een paar minuten een strakke offerte.

Een klant belt voor een bruidstaart van drie etages met suikerwerk en verse bloemen, of voor een koffietafel voor tachtig gasten na een uitvaart, of voor de borrelhapjes en petitfours bij een jubileum op kantoor. Je hoofd rekent meteen mee: hoeveel deeg, hoeveel boter, hoeveel uur decoreren, en past het nog in je oven en je week. Maar tussen dat telefoongesprek en een prijs die je met een gerust hart durft te noemen zit vaak een rommelig traject van kladblaadjes, appjes en een rekenmachine op het aanrecht.

Voor een enkel wit brood hoef je geen offerte te maken. Voor een grote bestelling wel, want daar zit je marge in de details: het aantal couverts, de vulling, de allergenen, het transport en de aanbetaling. Hieronder lees je hoe je van dat losse gereken afkomt en in een paar minuten een offerte op de deur legt die er professioneel uitziet en waar je later niet op toelegt.

Waarom een grote bestelling om meer vraagt dan een prijs per stuk

Bij een taart op maat of een cateringopdracht verkoop je geen product uit de vitrine, maar een belofte voor een bepaalde datum. Daar hangen keuzes aan die de prijs flink laten schommelen: botercreme of fondant, een glutenvrije variant erbij, losse porties of hele schalen, en het aantal decoratie-uren. Als je dat allemaal uit je hoofd inschat, geef je bij de een te veel weg en jaag je de ander weg met een te hoog getal.

Een goede offerte dwingt je om die keuzes een voor een langs te lopen voordat je ja zegt. Dat is niet alleen netter voor de klant, het beschermt vooral jou tegen een bestelling waar je op de dag zelf spijt van krijgt.

Wat er echt in een offerte voor catering of een bruidstaart hoort

Een offerte die achteraf geen discussie geeft, is compleet en concreet. Voor dit vak betekent dat meer dan een bedrag en een datum. Zorg dat je in elk geval vastlegt:

• Het exacte aantal personen of porties, en of dat couverts of hele taarten zijn
• De smaken, vullingen en afwerking per onderdeel, met een aantal per soort
• Allergenen en dieetwensen, en welke onderdelen daarvoor apart gemaakt worden
• Afhalen of bezorgen, met adres, tijdvak en wie ter plaatse tekent
• De aanbetaling, de restbetaling en tot wanneer de klant kosteloos kan wijzigen
• Statiegeld of borg voor taartplateaus, etageskarton of serveerschalen

Reken per couvert, niet op je gevoel

De grootste valkuil bij grote bestellingen is het inschatten van hoeveelheden. Bij een koffietafel reken je al snel op drie tot vier stuks gebak per persoon, bij een high tea op zes tot acht hartige en zoete hapjes. Voor een bruidstaart ga je uit van een portie per gast en tel je daar de bovenste etage bij op die het bruidspaar vaak wil bewaren. Als je die kengetallen eenmaal hebt vastgelegd, hoef je alleen nog het aantal gasten in te vullen en rolt de hoeveelheid er vanzelf uit.

Neem in je rekenmodel ook je echte kostprijs mee en niet alleen de ingredienten. Decoratie-uren, het rijden bij bezorging en de verpakking tellen allemaal mee. Wie alleen op materiaalprijs rekent, werkt bij grote bestellingen onder de kostprijs.

Allergenen en dieetwensen vastleggen voordat het misgaat

Bij een bestelling voor tachtig man zit er vrijwel altijd iemand tussen met een noten- of glutenintolerantie, en bij een bruiloft wil je daar geen risico mee lopen. Leg per onderdeel vast welke allergenen erin zitten en welke porties je apart en op een schone werkbank maakt. Zet dat ook letterlijk in de offerte, zodat de klant het bevestigt en jij een bewijs hebt van wat is afgesproken.

Een vast lijstje van de veertien wettelijke allergenen in je offertesjabloon zorgt dat je het nooit vergeet. Bij een taart met een aparte lactosevrije etage of een glutenvrij broodmandje weet de klant dan precies wat hij krijgt, en jij weet precies wat je moet inkopen.

Van rekenblaadje naar een vaste rekensjabloon

Zolang je elke offerte opnieuw op een blaadje uitrekent, maak je vroeg of laat een fout: een vulling vergeten, een verkeerd aantal, of een oude prijs uit je hoofd. Het antwoord is niet netter schrijven, maar een vaste opzet waarin je keuzes aanvinkt en de rest automatisch gaat.

Betergeregeld richt dat offerteproces voor je in. Je legt je smaken, formaten en prijzen een keer vast, en daarna bouw je een offerte op door onderdelen te kiezen: het aantal gasten, de taartmaat, de vullingen, wel of geen bezorging. Het systeem rekent de totalen door, past je btw toe en zet er een verzorgde offerte van met jouw logo en huisstijl. Geen rekenmachine meer op het aanrecht.

Afspraken over afhalen, bezorgen en aanbetaling

Grote bestellingen vragen om harde afspraken over geld en logistiek, juist omdat er veel werk in zit voordat de klant betaalt. Een aanbetaling van bijvoorbeeld de helft bij bevestiging is bij een bruidstaart heel normaal en beschermt je tegen een afzegging op het laatste moment. Zet in de offerte tot welke datum de klant nog kan aanpassen en wanneer de bestelling definitief is.

Ook de bezorging hoort erbij. Een taart van drie etages laat je niet zomaar afhalen door een gast in een kleine auto. Leg vast of jij bezorgt, op welk tijdvak, en wie de taart bij aankomst controleert en aftekent. Dat voorkomt discussie over een scheefgezakte taart die pas na de rit is ontstaan.

Automatisch van offerte naar factuur

Als de klant akkoord geeft, wil je niet alles opnieuw overtypen in een factuur. In de opzet van Betergeregeld wordt een geaccepteerde offerte met een druk op de knop een factuur, met dezelfde regels, dezelfde aantallen en dezelfde btw. De aanbetaling zet je als eerste termijn klaar en de rest volgt bij levering. Zo hou je overzicht over wat betaald is en wat nog openstaat, ook in een drukke week met tien bestellingen tegelijk.

Klanten vinden hun offerte en factuur terug in een eigen klantenportaal. Voor een bedrijf dat elk kwartaal catering afneemt, is dat een reden om bij jou te blijven bestellen.

Meer tijd voor het echte werk

Het idee is niet dat je een kantoormens wordt, maar juist dat je minder tijd achter de computer kwijt bent. Een offerte die in vijf minuten staat in plaats van een half uur, betekent meer tijd bij de oven en de spuitzak. En een klant die snel een verzorgde offerte krijgt terwijl de concurrent nog moet terugbellen, kiest vaker voor jou.

Wil je zien hoe zo een offerteproces er voor jouw bakkerij uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je bedrijfsnaam in en bekijk meteen hoe je eigen site en offertes eruit zouden zien.