Minder administratie: offertes en facturen die zichzelf opstellen

Zo laat je opdrachtbevestigingen en declaraties zichzelf opstellen en houd je uren over voor je dossiers.

Je bent advocaat geworden om zaken te doen, niet om 's avonds nog een uur achter je declaraties te zitten. Toch gaat er op veel kantoren verrassend veel tijd verloren aan het omzetten van gewerkte uren in een nette factuur, het opstellen van een opdrachtbevestiging voor een nieuwe zaak en het narekenen van verschotten en BTW. Dat werk moet gebeuren, maar je kunt het niet declareren. Elk uur dat je eraan kwijt bent, is een uur dat niet naar je dossiers gaat.

Gelukkig laat het grootste deel van die administratie zich automatiseren. Niet met een half ingerichte boekhoudmodule die je alsnog met de hand moet bijwerken, maar met een opzet die aansluit op hoe een advocatenkantoor echt werkt: van intake en opdrachtbevestiging tot tijdschrijven, declareren en herinneren.

Waar de tijd echt weglekt

Op een advocatenkantoor zit de verborgen last zelden in het grote werk. Die zit in de terugkerende handelingen rond elke zaak. Je typt de gegevens van een nieuwe client over in een opdrachtbevestiging, je zoekt het juiste uurtarief erbij, je verzamelt aan het eind van de maand je tijdschrijfregels, je telt de verschotten op, je rekent de BTW na en je controleert of het griffierecht al is doorbelast. Doe dat voor dertig lopende dossiers en je bent zo een hele dag per maand kwijt.

Het vervelende is dat juist deze taken foutgevoelig zijn als je moe bent. Een vergeten verschot of een verkeerd tarief kost je geld of een ongemakkelijk gesprek met je client. Automatisering pakt precies dit soort routinewerk aan.

De opdrachtbevestiging als vast startpunt

De opdrachtbevestiging is voor jou niet vrijblijvend. De gedragsregels vragen dat je vooraf duidelijk bent over de opdracht, het uurtarief, de kantoorkosten en de wijze van declareren. Als je die brief elke keer opnieuw uit een oud bestand kopieert, sluipen er fouten in: een verouderd tarief, de naam van de vorige client, een passage die niet meer klopt.

Met een sjabloon dat zich vult vanuit je intakegegevens gaat dat anders. Je legt de zaak eenmaal vast (soort zaak, tarief, en of het een toevoeging betreft) en de opdrachtbevestiging rolt er compleet uit, klaar om te controleren en te versturen. De client tekent digitaal en je dossier begint meteen netjes.

Van tijdschrijven naar declaratie zonder overtypen

Tijdschrijven is de kern van je verdienmodel. Je noteert je werk in eenheden, vaak per zes minuten, met een korte omschrijving per handeling: bestuderen processtukken, telefonisch overleg, concept dagvaarding, zitting. De pijn zit in de stap daarna, waarin die regels een factuur moeten worden.

Bij een geautomatiseerde opzet lopen je tijdschrijfregels rechtstreeks door naar de conceptdeclaratie. Je hoeft niets over te typen. Je ziet per dossier de opgebouwde uren, kiest de periode en het systeem zet er direct een specificatie bij die je client begrijpt. Je controleert, past waar nodig een omschrijving aan en verstuurt. Wat een avondklus was, wordt een handeling van een paar minuten.

Verschotten, griffierecht en BTW automatisch juist

Een advocatendeclaratie is meer dan uren keer tarief. Er komen verschotten bij: griffierecht, deurwaarderskosten, uittreksels uit de registers, de kosten van een deskundige. Sommige daarvan belast je door met BTW, andere zonder. Vergeet je er een, dan schiet je het geld uit eigen zak voor.

Door verschotten meteen bij het dossier vast te leggen zodra je ze maakt, staan ze klaar wanneer je declareert. Het systeem rekent de kantoorkostenopslag en de 21 procent BTW automatisch uit en zet alles op de juiste regel. Zo klopt je factuur in een keer en hoef je niet met een rekenmachine te controleren of je niets bent vergeten.

Toevoegingen en betalende zaken uit elkaar

Werk je op basis van gefinancierde rechtsbijstand, dan loopt de administratie anders. Bij een toevoeging declareer je de vergoeding bij de Raad voor Rechtsbijstand en breng je de client alleen de eigen bijdrage en bepaalde kosten in rekening. Die twee stromen door elkaar halen is vragen om problemen.

Een goede inrichting houdt per dossier bij of het een toevoeging of een betalende zaak is en past de facturatie daarop aan. Je ziet in een oogopslag welke eigen bijdragen nog open staan en welke toevoegingen je nog moet afrekenen, zonder dat je twee losse lijstjes bijhoudt.

Voorschotten en derdengelden gescheiden houden

Veel kantoren werken met een voorschot of een depot voordat het werk begint. Dat is prettig voor je liquiditeit, maar het vraagt wel om zuivere administratie: wat is al verrekend, wat staat er nog, en wat hoort thuis op de derdengeldenrekening en mag je dus niet als omzet zien.

Als voorschotten en verrekeningen automatisch aan het dossier hangen, blijft dat overzicht vanzelf kloppen. Je factureert het voorschot, verrekent het bij de eindafrekening en de stand is altijd actueel. Dat scheelt gedoe bij je jaarrekening en bij een eventuele controle.

Herinneren zonder de relatie te beschadigen

Een openstaande declaratie is ongemakkelijk, zeker bij een client met wie je een gevoelige zaak deelt zoals een echtscheiding of een arbeidsconflict. Toch wil je niet dat facturen blijven liggen. De kunst is om vriendelijk en op tijd te herinneren, zonder dat je er zelf steeds achteraan moet.

Met automatische herinneringen stuurt het systeem na een afgesproken termijn een nette betaalherinnering, en daarna zo nodig een tweede. Je bepaalt de toon en de timing. Je client krijgt een duidelijke boodschap, jij houdt je handen vrij en je debiteurenstand blijft gezond zonder dat het incassogevoel de overhand krijgt.

Hoe Betergeregeld dit voor je inricht

Betergeregeld zet de offerte- en factuurautomatisering op maat voor je kantoor klaar. Je opdrachtbevestigingen en declaraties krijgen jouw huisstijl, jouw tarieven en jouw voorwaarden. Tijdschrijven, verschotten, toevoegingen en voorschotten komen samen op een plek, en je client betaalt en tekent via een eigen portaal. De uren die je nu aan overtypen en narekenen kwijt bent, houd je over voor je zaken en je clienten.

Wil je zien hoe dat er voor jouw kantoor uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan: je typt je kantoornaam in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met de bijbehorende offerte- en factuurautomatisering, zonder dat het je iets kost of ergens toe verplicht.