De nota voor de zorgverzekeraar automatisch de deur uit

Zo geef je clienten meteen een kloppende behandelnota voor hun aanvullende verzekering, zonder overtypen of narekenen.

Je hebt net een behandeling afgerond. De naalden zijn eruit, je client komt tot rust op de behandeltafel, en dan begint voor jou het stille werk: de nota. Zonder een correcte behandelnota kan je client namelijk niets indienen bij zijn aanvullende verzekering, en juist die gedeeltelijke vergoeding is voor veel mensen de reden dat ze bij je blijven komen. Een nota die niet klopt komt binnen een paar dagen retour, met een client die zich afvraagt of het allemaal wel goed zit bij jou.

In dit stuk lees je wat er precies op zo'n nota hoort, waar het bij acupunctuur telkens misgaat, en hoe je het overtypen en narekenen achter je laat zonder dat je grip verliest op je administratie.

Wat de zorgverzekeraar op je nota wil zien

Verzekeraars beoordelen een acupunctuurnota tegenwoordig behoorlijk streng, en ze halen er zo een declaratie uit die niet compleet is. Ze willen op elke nota een vast rijtje gegevens terugvinden, en ontbreekt er een, dan gaat de vergoeding niet door.

• De volledige naam, het adres en de geboortedatum van je client, precies zoals die bij de verzekeraar bekend zijn
• De datum van de behandeling, niet de datum waarop je de nota maakt
• De prestatiecode voor acupunctuur en een korte omschrijving van de behandeling
• Je AGB-code als behandelaar en de AGB-code van je praktijk
• De naam van je beroepsvereniging, bijvoorbeeld de NVA, Zhong of NWP
• Het bedrag per consult en een uniek notanummer

De prestatiecode en je AGB-code, elke keer goed

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Je typt een nota met de hand, je verspringt een cijfer in je AGB-code, of je pakt de verkeerde prestatiecode omdat een eerste consult nu eenmaal anders geboekt wordt dan een vervolgbehandeling. De verzekeraar keurt af, je client belt, en jij mag opnieuw beginnen. Voor acupunctuur is die code bovendien gekoppeld aan het feit dat je aangesloten bent bij een erkende vereniging, dus een client die vergoeding wil, valt of staat bij die combinatie van code en lidmaatschap.

Als je die vaste gegevens een keer goed vastlegt en ze daarna automatisch op elke nota laten verschijnen, verdwijnt deze hele categorie fouten. Je client krijgt een nota waarop de verzekeraar niets meer kan afkeuren, en jij hoeft niet meer bij elk consult je AGB-nummer uit je hoofd of van een geeltje over te tikken.

Waarom een foutje je een halve middag kost

Een afgekeurde nota is niet alleen een verkeerd papiertje. Het is een client die een mail stuurt, een telefoontje op je vrije ochtend, jij die de behandeldatum weer opzoekt, een nieuwe nota die je maakt en verstuurt, en soms een verzekeraar die je client vraagt waarom het bedrag afwijkt van de vorige keer. Bij een paar behandelingen per dag tel je die kwartiertjes snel op. Tijd die je liever in je clienten steekt dan in het rechtzetten van administratie die in een keer goed had kunnen gaan.

Geef de nota mee voordat je client de deur uit is

Het mooiste moment om een nota af te geven is direct na de behandeling, als de afspraak nog vers is en je client toch al bij je aan de balie of op de bank zit. Dan hoeft er niemand achteraf te bellen en dient je client vaak diezelfde week nog in. Dat lukt alleen als het maken van die nota geen apart klusje meer is dat je 's avonds op een stapeltje legt.

Koppel je de nota aan de afspraak zelf, dan is hij al klaar op het moment dat je client afrekent. Je client krijgt hem mee per mail of in een eigen portaal, met alle gegevens die de verzekeraar wil, en jij hoeft er niets meer voor open te klappen.

Wees eerlijk over de vergoeding, beloof niets

Clienten vragen je regelmatig of hun behandeling vergoed wordt. Het eerlijke antwoord is dat dit per pakket en per verzekeraar verschilt, en dat het aan hun aanvullende verzekering ligt, niet aan jou. Je kunt je client helpen door te wijzen op de polisvoorwaarden en op het maximale bedrag per jaar dat veel pakketten voor alternatieve zorg hanteren, maar een toezegging dat iets terugkomt hoort niet bij jou thuis.

Wat je wel kunt doen, is zorgen dat de nota nooit de reden is dat een terechte declaratie afketst. Een kloppende nota geeft je client de beste kans binnen zijn eigen pakket, en dat is precies het stuk dat jij in de hand hebt.

Van afspraak naar nota zonder overtypen

De kern van tijd besparen zit in het niet twee keer invoeren van dezelfde gegevens. Je client boekt online een afspraak en vult daarbij zijn naam, adres en geboortedatum in. Die gegevens staan dan al klaar. Na de behandeling kies je de prestatiecode, en de nota rolt eruit met jouw praktijkgegevens, je AGB-code en de juiste datum al ingevuld.

Betergeregeld verzorgt precies dat stuk automatisering van facturen en nota's voor praktijken zoals de jouwe. De online agenda, het klantenportaal en het opstellen van de nota hangen aan elkaar, dus wat je client bij het boeken invoert, komt zonder overtypen op zijn nota terecht. Je houdt zelf de knop in handen welke code en welk tarief erop komen, maar het rekenwerk en het opmaken gebeurt voor je.

Wat je zelf in handen houdt

Automatiseren betekent niet dat je de controle uit handen geeft. Je notanummering loopt netjes door, zodat je boekhouding sluitend blijft. Je consulten vallen onder de medische vrijstelling, dus er hoeft geen BTW op, en dat staat dan ook correct op de nota. En omdat alles op een plek staat, heb je aan het eind van het jaar in een paar klikken een overzicht voor je eigen aangifte, in plaats van een schoenendoos met kopietjes.

Een portaal waar je client zijn nota terugvindt

Clienten raken hun nota kwijt, precies op het moment dat de verzekeraar erom vraagt. Met een eigen klantenportaal logt je client in en downloadt hij zijn nota's van het hele jaar zelf opnieuw. Geen zoekwerk in oude mails, geen verzoek aan jou om een kopie. Dat scheelt jou vragen en geeft je client het gevoel dat het bij jouw praktijk goed geregeld is, wat na een rustgevende behandeling precies de indruk is die je wilt achterlaten.

Wil je zien hoe dit er voor jouw praktijk uit zou zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je praktijknaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met online afspraken en nota's die zichzelf de deur uit doen.