Minder gedoe met betalingen en kaarten

Losse kaarten, abonnementen en workshops lopen in je hoofd door elkaar. Zo verwerkt de studio betalingen en ritten vanzelf.

Je studio draait op verschillende soorten toegang tegelijk. De een komt met een tienrittenkaart die al maanden half vol staat, de ander heeft een maandabonnement onbeperkt, weer iemand betaalt losse ritten aan de balie en dan is er nog de workshop Yin en klankschalen over drie weken. Zolang je er een paar tientallen hebt, hou je het in je hoofd of in een schrift. Maar zodra de mailing naar de proeflessers werkt en je rooster voller loopt, wordt het bijhouden van wie nog hoeveel ritten heeft een klus die je avonden opeet.

Het vervelende is dat de administratie precies gebeurt op het moment dat je aan het lesgeven bent. Iemand boekt online, een ander appt of ze de gemiste Vinyasa mag inhalen, en jij staat op de mat. Dit stuk gaat over hoe je die stroom van kaarten, abonnementen en betalingen laat verwerken zonder dat je er zelf bij hoeft te zitten, en wat je zelf slim kunt inrichten zodat het klopt.

Waarom losse kaarten en abonnementen door elkaar gaan lopen

Een rittenkaart en een abonnement zijn twee compleet andere dingen om te tellen. Bij een kaart tel je af per bezoek en let je op de houdbaarheid, meestal drie of zes maanden. Bij een abonnement gaat het niet om ritten maar om de incasso die elke maand door moet, en om de opzegtermijn. Zodra je die twee in hetzelfde schriftje of dezelfde losse Excel bijhoudt, ga je fouten maken. Je vinkt een rit af bij iemand die eigenlijk onbeperkt heeft, of je vergeet dat een tienrittenkaart vorige week is verlopen en laat iemand een gratis les draaien.

De oplossing is niet harder je best doen, maar de twee vormen los van elkaar laten registreren en allebei aan de persoon koppelen. Dan zie je per cursist in een oogopslag wat er speelt, en hoef je zelf niet meer te rekenen.

De webshop verkoopt kaarten terwijl jij op de mat staat

Het grootste tijdverlies zit bij de verkoop zelf. Iemand wil een nieuwe kaart, jij pakt de pin, boekt het handmatig in en stuurt later nog een bevestiging. Als je dat verplaatst naar een webshop, verkoop je een tienrittenkaart, een maandabonnement of een losse workshopplek terwijl jij gewoon lesgeeft. De cursist betaalt met iDEAL, de kaart staat direct op zijn naam en de bevestiging gaat vanzelf de deur uit.

Wat je in zo'n shop wilt kunnen aanbieden past precies bij een yogastudio:

• losse leskaarten van vijf of tien ritten met een eigen houdbaarheid
• abonnementen per maand, van twee lessen per week tot onbeperkt
• workshops en retraites met een vast aantal plekken
• een introkaart of proefweek voor wie via Google binnenkomt

Het klantenportaal telt de ritten vanzelf af

De winst zit niet in de verkoop alleen, maar in wat daarna gebeurt. Als de kaart in een klantenportaal staat, wordt er bij elke boeking automatisch een rit afgeschreven. De cursist ziet zelf dat hij nog zeven ritten heeft en tot wanneer ze geldig zijn. Jij hoeft niet meer te turven en er ontstaat geen ruzie meer over of die gemiste les nou wel of niet meetelde, want het staat er gewoon.

Voor jou betekent dat rust. Je opent het overzicht en ziet per persoon de stand: kaart bijna leeg, abonnement loopt, workshop betaald. Cursisten die richting hun laatste rit gaan, kun je op tijd een seintje geven dat het tijd wordt voor een nieuwe kaart, in plaats van erachter te komen als ze al voor de deur staan.

Abonnementen die zichzelf verlengen en op tijd stoppen

Bij abonnementen is het pijnpunt de incasso en de opzegging. Je wilt niet elke maand handmatig achter betalingen aan, en je wilt ook niet iemand blijven afschrijven die netjes heeft opgezegd. Een portaal dat de verlenging voor je regelt, incasseert automatisch en laat de cursist zelf zijn opzegging doorgeven binnen de termijn die jij hebt afgesproken.

Zet je opzegtermijn en je pauzeregeling duidelijk in het portaal. Yogacursisten pauzeren vaak rond de zomer of een blessure, en als dat zonder gedoe kan, houd je ze langer vast dan wanneer ze moeten opzeggen omdat pauzeren te veel moeite is.

Workshops met beperkte plekken en een wachtlijst

Een workshop is een ander beestje dan een reguliere les. Er zijn vaste plekken, vaak twaalf of zestien matten, en als het vol is, is het vol. Als je dat via de webshop verkoopt, sluit de verkoop vanzelf zodra de laatste plek weg is. Handig is een wachtlijst: valt er iemand af, dan schuift de volgende automatisch door en krijgt bericht dat er plek is.

Zo voorkom je twee dingen die je nu zelf oplost: dubbel geboekte plekken en die mail waarin je iemand moet teleurstellen omdat je per ongeluk een plek te veel verkocht.

No-shows en de annuleringsregel die iedereen kent

No-shows zijn in een studio met kleine groepen echt vervelend. Een lege mat die vergeven had kunnen worden, kost je een plek op de wachtlijst. Zet een annuleringsregel vast, bijvoorbeeld tot vier uur voor aanvang gratis afmelden, en laat het systeem die regel toepassen. Meldt iemand zich te laat af, dan gaat de rit er alsnog af. Dat voelt eerlijker voor jou en voor de mensen die wel op tijd waren.

Als annuleren makkelijk gaat via het portaal, meldt men zich ook eerder af en komt die plek weer vrij. Je krijgt vollere lessen zonder zelf de telefoon te pakken.

Wat je zelf slim kunt inrichten

Ook als veel automatisch loopt, blijft een paar keuzes bij jou. Een paar dingen die in de praktijk het verschil maken:

• houd het aantal kaartsoorten klein, drie tot vijf opties is voor de meeste studio's genoeg
• geef kaarten een ruime maar echte houdbaarheid, zodat mensen niet blijven hangen op een halfvolle kaart uit vorig jaar
• koppel je proefles aan een duidelijke vervolgstap, bijvoorbeeld een introkaart met korting die meteen in de shop staat
• controleer een keer per maand de openstaande incasso's, ook al lopen ze automatisch

Alles onder een dak in plaats van vier losse systemen

De echte tijdwinst komt als je rooster, webshop, klantenportaal en betalingen bij elkaar horen. Dan schrijft een boeking meteen een rit af, sluit een volle workshop zichzelf en zie je de administratie op een plek in plaats van in een agenda, een pinapparaat, een schrift en je mailbox. De site die proeflessers binnenhaalt en de boekingen erachter komen uit dezelfde motor, zodat er niets tussen wal en schip valt.

Wil je zien hoe zo'n opzet er voor jouw studio uit zou zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je bedrijfsnaam in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met de webshop en het klantenportaal erin.