Meer uren op de bouw door slimmere administratie

Elk uur achter de laptop is een uur dat je niet factureert. Zo automatiseer je offertes, facturen en afspraken als aannemer.

Je bent timmerman, metselaar of aannemer geworden omdat je goed bent met je handen, niet omdat je van papierwerk houdt. Toch gaat er elke week een flinke hap van je tijd op aan offertes uittikken, facturen versturen en afspraken inplannen. Uren die je niet op de steiger of op de bouwplaats staat. En elk uur achter de laptop is een uur dat je niet factureert.

Het goede nieuws is dat een groot deel van die administratie voorspelbaar en terugkerend is. Alles wat voorspelbaar is, kun je automatiseren of op zijn minst flink versnellen. Hieronder loop ik langs de taken rond offertes, facturen en afspraken waar je als aannemer de meeste tijd mee wint.

Reken eerst uit wat een uur op kantoor je echt kost

Voordat je iets verandert, is het slim om een getal op je administratie te plakken. Stel je rekent klanten een uurtarief van vijfenzeventig euro. Elk uur dat jij op vrijdagavond offertes zit uit te tikken, is dan geen vrije tijd maar vijfenzeventig euro aan gemiste omzet. Veel aannemers zijn zo drie tot vijf uur per week kwijt aan puur papierwerk. Reken dat door over een jaar en je schrikt van het bedrag dat je inlevert om je eigen boekhouding bij te houden.

Offertes zijn je grootste tijdvreter

Voor een dakkapel, een uitbouw of een badkamerrenovatie tik je telkens min of meer dezelfde posten uit: sloopwerk, fundering, metsel- en stucwerk, kozijnen, installaties en afbouw. Toch begin je vaak weer met een leeg document en typ je alles opnieuw in. Dat kost niet alleen tijd, het is ook de plek waar fouten insluipen: een vergeten stelpost, een verkeerd btw-tarief of een verouderde prijs van je leverancier.

Met een systeem dat je offertes automatiseert, werk je met vaste bouwblokken. Je kiest de posten die bij dit project horen, past de aantallen en meters aan, en de opmaak, je logo, je algemene voorwaarden en de btw staan er meteen professioneel onder. Een offerte die je vroeger een uur kostte, staat dan in tien minuten klaar. En omdat alles uit dezelfde bron komt, zien al je offertes er hetzelfde en verzorgd uit.

Meerwerk vastleggen voordat je het vergeet

Bij vrijwel elke verbouwing komt er meerwerk bij. De klant wil toch die extra stopcontacten, er zit rot in een balk die eruit moet, of de ondergrond blijkt slechter dan gedacht. Op de bouw beloof je snel iets, en aan het eind van het project sta je met de klant te steggelen over wat er wel en niet is afgesproken.

Leg meerwerk daarom vast op het moment dat het speelt, niet achteraf. Een goed systeem laat je met je telefoon vanaf de bouwplaats een extra post toevoegen aan het lopende project, met een korte omschrijving en een prijs. De klant krijgt dat direct te zien en akkoord. Zo verdwijnen die losse briefjes en appjes, en factureer je aan het eind precies wat er is gebeurd.

Facturen die meelopen met de fases van het werk

Grotere klussen reken je zelden in een keer af. Je werkt met termijnen: een aanbetaling bij de start, een termijn na de ruwbouw of het casco, en de rest bij oplevering. Het risico is dat je zo druk bent met bouwen dat je vergeet die tussentermijn op tijd te sturen, en dan financier je het project een tijd uit eigen zak.

Koppel je facturen daarom aan de fases van het project. Zodra jij een fase op afgerond zet, gaat de bijbehorende termijnfactuur automatisch de deur uit, met het juiste bedrag en een duidelijke omschrijving van wat er is geleverd. Je hoeft er niet meer aan te denken en je cashflow blijft gezond gedurende de hele klus.

Stop met achter je geld aan bellen

Weinig dingen zijn zo vervelend als een klant nabellen omdat een factuur openstaat. Het voelt onhandig, het kost tijd en je stelt het steeds uit. Ondertussen loopt je banksaldo achter de feiten aan.

• Laat het systeem automatisch een vriendelijke herinnering sturen als een factuur na veertien dagen nog niet betaald is.
• Zet een betaallink in elke factuur, zodat de klant met een paar tikken kan afrekenen in plaats van een bankoverschrijving in te tikken.
• Houd in een oogopslag bij welke termijnen openstaan, zonder een los Excel-bestand bij te houden.

Zo krijg je sneller betaald zonder dat je zelf de vervelende beller hoeft te zijn.

Afspraken inplannen zonder eindeloos heen-en-weer

Een groot deel van je week gaat op aan het plannen van bezichtigingen, inmeetafspraken en opnames op locatie. Je appt drie keer heen en weer om een moment te vinden, en dan blijkt het toch niet uit te komen. Voor een vak waarin je overdag op de bouw staat en pas 's avonds je telefoon pakt, is dat dubbel lastig.

Met online afspraken zet je je eigen beschikbaarheid vast en kiest de klant zelf een moment dat past. Je blokt bijvoorbeeld de dinsdag- en donderdagochtend voor opnames en houdt de rest vrij voor de uitvoering. De klant ziet alleen de vrije momenten, boekt er een, en jij krijgt de afspraak netjes in je agenda met adres en projectomschrijving erbij. Geen dubbele boekingen en geen ochtend verprutst door een misverstand over de tijd.

Onderaannemers en planning op een rij

Je werkt zelden alleen. De stukadoor, de elektricien en de loodgieter moeten op het juiste moment op de bouw staan, anders loopt de hele planning in het honderd. Als jij de spin in het web bent die iedereen los aanbelt, ben je zo een halve dag per week alleen aan het bellen en schuiven.

Als je afspraken, opleverdata en fases centraal staan, zie je in een oogopslag wanneer welke fase klaar is en wie er daarna aan de beurt is. Je hoeft niet meer in je hoofd bij te houden dat de tegelzetter pas kan als de installateur klaar is. Dat scheelt fouten, wachtdagen en boze telefoontjes van onderaannemers die voor een dichte deur staan.

Zo houd je tijd over voor het echte werk

Als je offertes, facturen en afspraken laat meelopen met je projecten, win je die drie tot vijf uur per week grotendeels terug. Dat is niet alleen omzet, het is ook rust in je hoofd en minder gedoe met klanten over geld. Je portfolio van opgeleverde projecten spreekt voor zich, en je administratie mag daar niet bij achterblijven.

Wil je zien hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site, inclusief de plek waar klanten straks online een afspraak boeken en waar jij je offertes en facturen automatiseert. Kijken kost je niets.