Geef vaste klanten een eigen plek voor onderhoudshistorie en afspraken

Bundel onderhoudsrapporten, facturen en de volgende cv-beurt in een klantenportaal, zodat jij en je klant altijd de historie bij de hand hebben.

Je kent ze wel, de klanten die je al jaren belt voor de jaarlijkse onderhoudsbeurt van hun cv-ketel. Je weet welke Nefit of Remeha er hangt, welke onderdelen je vorig jaar hebt vervangen en of die ene radiator in de slaapkamer nog altijd tikt. Maar staat dat allemaal ergens netjes bij elkaar, of zit het verspreid over je werkbon-app, een map met pdf-facturen en je eigen hoofd? Zodra een vaste klant belt met de vraag wanneer de ketel voor het laatst is nagekeken, of de garantie op die circulatiepomp nog loopt, wordt het zoeken.

Voor dat probleem is een klantenportaal bedoeld. Elke vaste klant krijgt een eigen afgeschermde omgeving waarin de complete historie van zijn installatie bij elkaar staat: de onderhoudsrapporten, de facturen, de garantietermijnen en de datum van de volgende beurt. Jij hoeft niets meer op te zoeken en de klant belt minder vaak met vragen die hij zelf kan beantwoorden. In dit artikel laat ik je zien hoe zo'n portaal er in de praktijk uitziet voor een installatiebedrijf en waar je op moet letten als je ermee begint.

Waarom onderhoudshistorie zo snel verdwijnt

Bij lekkages en spoedklussen draait alles om snelheid, dus leg je de bevindingen vaak losjes vast op een werkbon en ga je door naar de volgende klus. Prima voor dat moment, maar een jaar later weet niemand meer of de expansievat-druk toen al aan de lage kant was of dat je de warmtewisselaar hebt doorgespoeld. Die kennis zit in losse werkbonnen die je nauwelijks terugzoekt.

Een portaal draait dat om. Zodra je een onderhoudsbeurt of reparatie afrondt, komt het rapport onder de juiste klant en de juiste installatie te hangen. De volgende monteur die langskomt, of jij bij de volgende beurt, ziet in een oogopslag wat er speelt. Dat scheelt je een telefoontje vooraf en voorkomt dat je twee keer hetzelfde onderdeel bestelt omdat je vergeten was dat het al vervangen was.

Alle onderhoudsrapporten per ketel op een plek

Het waardevolste in het portaal is de opbouw per installatie. Je koppelt een rapport niet los aan een adres, maar aan het specifieke toestel: het merk, het type, het serienummer en het bouwjaar. Bij een cv-ketel leg je vast wat je hebt gemeten en gedaan, bijvoorbeeld:

• de gemeten CO- en CO2-waarden en de rookgastemperatuur
• de waterdruk en of je hebt bijgevuld
• ontluchten van radiatoren en het doorspoelen of ontkalken van de wisselaar
• vervangen onderdelen zoals ionisatiepen, ontsteking of expansievat
• de status van de afvoer en het controleren op koolmonoxide-lekkage

Doe je ook warmtepompen of airco met koudemiddel, dan hoort daar de F-gassen-registratie bij: hoeveelheid koudemiddel, lekcontrole en de datum van de keuring. Dat zijn gegevens die je wettelijk moet bijhouden, en het is prettig als ze automatisch bij de juiste installatie staan in plaats van in een losse map.

De volgende afspraak staat er meteen bij

Onderhoud van een cv-ketel is jaarlijks werk, meestal in de zomer voordat het stookseizoen begint. Als je de volgende beurt direct na afronding vastlegt, staat die datum in het portaal van de klant en krijgt hij op tijd een seintje. Jij spreidt je onderhoudsbeurten zo netjes over het rustige voorjaar en de zomer, in plaats van dat iedereen tegelijk in oktober belt als het buiten koud wordt en de ketel het begeeft.

De klant kan bovendien zelf een moment kiezen dat hem past, waardoor je minder heen-en-weer-gebel hebt over wie wanneer thuis is. De afspraak die hij online maakt, koppelt zich meteen aan zijn installatie, zodat je vooraf al weet welk toestel je gaat nakijken en welke onderdelen je mee moet nemen.

Facturen en garantie terugvinden zonder zoeken

Een van de vervelendste telefoontjes is die over een onderdeel dat kort na plaatsing kapotgaat. De klant weet niet meer wanneer je die driewegklep of gaskraan hebt gemonteerd en of de garantie nog loopt. In het portaal staat de factuur bij de klus, met de datum en het geplaatste onderdeel, dus je ziet in twee tellen of het binnen de garantietermijn valt.

Ook voor de klant is dat prettig. Hij vindt zijn facturen terug voor de belastingaangifte of voor de verkoop van zijn woning, waarbij een koper vaak vraagt naar het onderhoud van de cv-installatie. Een net overzicht van onderhoudsbeurten verhoogt de waarde van dat verhaal en het kost jou niets extra.

Wat de klant zelf kan regelen

Een goed portaal haalt eenvoudige vragen bij jou weg. De klant logt in en kan zonder jou te bellen:

• zijn onderhoudsrapporten en facturen bekijken en downloaden
• de volgende onderhoudsafspraak inplannen of verzetten
• zien welke garantie nog loopt op geplaatste onderdelen
• een storing of lekkage melden met een foto erbij

Vooral dat laatste helpt je bij spoed. Als een klant een foto van de ketelcode of van een lekkende koppeling meestuurt, kun je vaak al inschatten of het een klus voor vandaag is en welk onderdeel je mee moet nemen. Dat scheelt een extra rit.

Wat het jou als installateur oplevert

Naast minder zoekwerk en minder telefoontjes bouw je met een portaal aan vaste klanten die bij je blijven. Iemand die zijn hele onderhoudshistorie bij jou heeft staan, stapt niet snel over naar een ander bedrijf dat opnieuw moet uitvinden wat voor toestel er hangt. Je maakt je onmisbaar zonder dat je harder hoeft te werken.

Daarnaast krijg je grip op je planning. Omdat elke ketel een volgende-beurt-datum heeft, weet je maanden vooruit hoeveel onderhoud eraan komt en kun je je monteurs en je onderdelen-inkoop daarop afstemmen. Dat is rustiger werken dan afwachten tot de telefoon gaat.

Hoe je begint zonder gedoe

Je hoeft je jarenlange archief niet in een weekend over te zetten. Begin met de klanten die je binnenkort toch bezoekt voor hun jaarlijkse beurt en leg vanaf dat moment alles in het portaal vast. Binnen een onderhoudsseizoen heb je je vaste klanten er vanzelf in staan, met een schone historie die vanaf nu blijft groeien.

Betergeregeld levert dit klantenportaal als onderdeel van je website, samen met online afspraken maken en het automatisch versturen van je onderhoudsrapporten. Het is gebouwd voor installatiebedrijven en loodgieters, dus de opbouw per toestel en per klus zit er al in. Je vult in wat je hebt gedaan en de rest van de administratie loopt mee.

Wil je zien hoe zo'n site en portaal er voor jouw bedrijf uitzien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en je krijgt meteen een voorbeeld van je eigen site te zien.