Al je tekeningen en stukken op een plek voor je opdrachtgever

Zo vinden opdrachtgevers schetsen, bestektekeningen en vergunningsstukken terug zonder te zoeken in hun mailbox.

Je kent het patroon vast. Een half jaar na het schetsontwerp belt een opdrachtgever met de vraag of je de bestektekening nog een keer wilt mailen, omdat de aannemer om de laatste versie vraagt en niemand meer weet welke pdf de goede is. Je bladert door je eigen verzonden items, vindt drie mails met bijna dezelfde bijlage en twijfelt zelf ook even.

Het gekke is dat het probleem niet aan de tekeningen ligt en ook niet aan je werk. Het ligt aan de plek waar alles belandt: de mailbox van je opdrachtgever, tussen de nieuwsbrieven en de facturen van de keukenboer. Een klantenportaal draait dat om. Je zet elk stuk op een vaste plek per project, en je opdrachtgever kijkt daar zonder jou te bellen. In dit artikel loop ik langs de situaties waar dat in jouw vak echt verschil maakt.

Waarom de mailbox altijd vastloopt bij een bouwtraject

Een verbouwing of nieuwbouw loopt al snel een tot twee jaar, van eerste gesprek tot oplevering. In die periode stuur je tientallen bestanden: het schetsontwerp, het voorlopig ontwerp, het definitief ontwerp, principedetails, de aanvraag omgevingsvergunning en later de revisietekeningen. Een mailbox is gebouwd om berichten op datum te tonen, niet om een dossier per adres bij elkaar te houden. Zodra er drie andere onderwerpen tussendoor komen, is jouw VO-tekening onvindbaar geworden.

Bij een portaal draai je die logica om. De ordening volgt het project en de fase, niet de datum waarop je toevallig iets verstuurde. Je opdrachtgever opent het adres van zijn eigen woning en ziet daar alles staan wat erbij hoort.

Van SO tot oplevering: welke stukken je opdrachtgever kwijtraakt

Denk aan wat er in een gemiddeld traject rondgaat en wat een opdrachtgever later terug wil vinden:

• het schetsontwerp met de eerste plattegronden en gevelaanzichten
• het voorlopig en definitief ontwerp, vaak in meerdere ronden
• de bestektekeningen en principedetails voor de aannemer
• de stukken voor de omgevingsvergunning en de reactie van welstand
• de energieprestatieberekening en de rapportage van de constructeur
• revisietekeningen na wijzigingen tijdens de bouw

Dat zijn zo tien tot twintig documenten die op verschillende momenten binnenkomen. Zet je die netjes onder elkaar per fase, dan hoeft je opdrachtgever nooit meer te vragen waar iets stond.

Een portaal dat de fasen van je ontwerp volgt

Het mooiste werkt een portaal als de indeling jouw werkwijze spiegelt. Je maakt per project mappen of rubrieken die de ontwerpfasen aanhouden: schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp, vergunning en uitvoering. Je opdrachtgever herkent die volgorde vanzelf, want jij hebt hem er bij het startgesprek al doorheen gepraat.

Zo wordt het portaal ook een stille uitleg van je vak. Iemand die voor het eerst bouwt begrijpt aan de indeling dat een VO nog geen bestek is, en dat de vergunningsset iets anders is dan de werktekeningen. Dat scheelt je later een hoop uitleg per telefoon.

Altijd de juiste revisie boven, niet de versie van drie weken terug

De grootste bron van fouten op de bouw is een oude tekening die iemand nog op zijn scherm had staan. De aannemer zaagt een sparing op de verkeerde plek omdat hij versie B gebruikte terwijl jij al bij versie D was. In een portaal zet je de nieuwste revisie bovenaan en houd je de oude versies eronder zichtbaar met datum en revisieletter. Iedereen ziet in een oogopslag welke geldt.

Geef je bestanden een duidelijke naam met projectnummer, tekeningnummer en revisie, bijvoorbeeld het adres, dan T-03, dan rev D. Zo klopt de naam in het portaal met de stempel in je hoek van de tekening, en gaat er onderweg niets door elkaar.

Formaten die je opdrachtgever wel kan openen

Jij werkt in dwg of in je BIM-model, maar je opdrachtgever heeft geen tekensoftware. Zet in het portaal dus altijd een pdf op schaal klaar, zodat hij op zijn telefoon of tablet kan meekijken zonder iets te installeren. De brontekening houd je apart voor de aannemer en de constructeur, die er wel mee verder moeten.

Een handige gewoonte is om per document kort te noteren waar het voor dient. Een regel als bestektekening begane grond, ter goedkeuring voor de aanvraag, maakt voor een leek meteen duidelijk wat hij voor zich heeft. Dat voorkomt de vraag of dit nu de definitieve versie is.

Toegang delen met aannemer en constructeur zonder chaos

Een bouwproject heeft meer partijen dan alleen jij en je opdrachtgever. De aannemer wil de werktekeningen, de constructeur levert zijn berekeningen aan, de installateur wil de plattegronden. In een portaal geef je die partijen gerichte toegang tot precies de map die ze nodig hebben, zonder dat je alles opnieuw hoeft door te sturen. De constructieberekening komt binnen, jij plaatst hem, en de aannemer ziet hem direct.

Dat scheelt jou de rol van doorgeefluik. Je bent architect, geen postkantoor. Hoe minder mails je hoeft te forwarden, hoe meer tijd overblijft voor het ontwerp zelf.

Vergunningsstukken en Wkb-dossier op een plek

Sinds de Wet kwaliteitsborging is het opbouwen van een dossier belangrijker geworden. Je opdrachtgever moet bij oplevering kunnen aantonen dat er volgens de tekeningen en berekeningen is gebouwd. Als alle vergunningsstukken, revisietekeningen en verklaringen al netjes in het portaal staan, heb je dat dossier grotendeels vanzelf opgebouwd. Bij verkoop van het huis, jaren later, kan de opdrachtgever alles nog terugvinden op dezelfde plek.

Bewaar daar dus ook de verleende omgevingsvergunning, de ingediende stukken en de correspondentie met de gemeente. Dat is precies het soort papier dat mensen kwijtraken en op het slechtste moment nodig hebben.

Wat je zelf kunt doen om het portaal netjes te houden

Een portaal werkt alleen als je er discipline in houdt, en dat kost minder moeite dan je denkt. Een paar gewoonten helpen:

• plaats een stuk meteen als het klaar is, niet aan het eind van de week
• houd je naamgeving met projectnummer en revisie strak aan
• archiveer oude revisies in plaats van ze te verwijderen, voor de traceerbaarheid
• zet bij oplevering het complete dossier in een aparte map, netjes afgesloten

Betergeregeld richt zo'n klantenportaal voor je in als onderdeel van je website, met de fase-indeling die bij een ontwerptraject hoort en met gerichte toegang voor aannemer en constructeur. De offertes en facturen kunnen op dezelfde plek meelopen, zodat je opdrachtgever alles rond zijn project bij elkaar heeft. Jij houdt de regie over de tekeningen, en de telefoontjes over waar iets stond nemen vanzelf af.

Wil je zien hoe dat er voor jouw bureau uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met portaal, zodat je kunt beoordelen of het bij je manier van werken past.