Laat cliënten zelf een kennismakingsgesprek inplannen

Een online agenda haalt de drempel weg voor mensen die met een juridisch probleem zitten en snel duidelijkheid willen.

Iemand die jouw kantoor benadert, zit zelden ontspannen aan de andere kant van de lijn. Er speelt een echtscheiding waarbij de kinderen klem zitten, een ontslag op staande voet, een zakelijk geschil dat uit de hand loopt of een dagvaarding die net op de mat is gevallen. Die persoon wil vooral een ding weten: zo snel mogelijk waar hij aan toe is. En juist op zo'n moment is bellen naar een advocaat voor veel mensen een flinke stap.

Een online agenda waarin cliënten zelf een kennismakingsgesprek inplannen, haalt een groot deel van die spanning weg. Ze kiezen een moment dat past, zien meteen dat ze serieus worden genomen en hoeven niet eerst hun hele verhaal aan een telefoniste te doen. In dit artikel lees je hoe je dat praktisch inricht voor een advocatenkantoor, en waar je op moet letten.

Waarom bellen zo'n hoge drempel is

Een cliënt die belt, weet nooit wie er opneemt en of hij zijn verhaal meteen hardop moet doen. Bij een gevoelig onderwerp als een vechtscheiding, een strafzaak of een conflict met de werkgever wil bijna niemand dat vertellen in een volle kantoortuin of tussen de middag op een parkeerplaats. Daar komt bij dat jij overdag in zittingen zit of in bespreking bent, dus de beller krijgt de voicemail of wordt teruggebeld op een onhandig moment. Dat kost aan beide kanten energie, en soms de hele zaak. Wie geen gehoor krijgt, belt gewoon het volgende kantoor uit de zoekresultaten.

Termijnen wachten niet

Het juridische vak draait op termijnen, en die zijn hard. Een bezwaartermijn van zes weken, een vervaltermijn van twee maanden bij een ontslag op staande voet, een verjaring die eraan komt, een dagvaarding waarop tijdig gereageerd moet worden. Als iemand op vrijdagavond ontdekt dat hij nog maar een paar dagen heeft, wil hij niet tot maandagochtend wachten om te horen of jij tijd hebt. Een agenda die dag en nacht open staat, vangt precies die momenten op. De cliënt boekt om elf uur 's avonds een gesprek voor de volgende ochtend, en jij begint je dag met een dossier dat al deels is voorbereid in plaats van met een stapel voicemails.

Zo maak je een strak intakeblok

Reserveer in je agenda vaste blokken voor kennismakingsgesprekken, bijvoorbeeld drie kwartier aan het begin van de ochtend en aan het eind van de middag, buiten je zittingsdagen om. Houd het kort en helder. Een gratis of laagdrempelig kennismakingsgesprek van twintig minuten geeft de cliënt het gevoel dat hij zonder risico kan aftasten of het klikt, en jou de ruimte om te beoordelen of de zaak bij jouw praktijk past.

• Bied keuze uit telefonisch, videobellen of op kantoor, want niet iedereen wil met een gevoelige kwestie meteen langskomen.
• Laat de cliënt bij het boeken kort het rechtsgebied kiezen, zoals familierecht, arbeidsrecht, huurrecht of letselschade, zodat je je op het juiste dossier voorbereidt.
• Zet een buffer van tien minuten tussen gesprekken, zodat een uitloop je volgende afspraak niet in de knel brengt.

Vertrouwelijkheid en de conflictcheck

Voor jou is een intake pas compleet als je een conflictcheck hebt kunnen doen. Je moet weten wie de wederpartij is voordat je iets toezegt, anders loop je het risico op belangenverstrengeling. Neem in het boekingsformulier daarom een paar zorgvuldige vragen op: om wie draait de kwestie, wie is de tegenpartij en is er al een andere advocaat betrokken. Zo vang je een conflict of interest af voordat het gesprek begint, en niet halverwege. Zorg wel dat het formulier via een beveiligde verbinding loopt en dat de gegevens netjes worden bewaard, want je geheimhoudingsplicht geldt vanaf het eerste contact.

Vooraf duidelijk over de kosten

Onzekerheid over geld weerhoudt mensen ervan om contact op te nemen. Iemand die net zonder werk zit of midden in een scheiding staat, durft soms niet te bellen omdat hij bang is voor een rekening die hij niet kan overzien. Neem die drempel weg door al bij het inplannen kort iets over de kosten te tonen: dat het kennismakingsgesprek gratis is of tegen een vast bedrag, wat je uurtarief globaal is, en of iemand mogelijk in aanmerking komt voor een toevoeging via de Raad voor Rechtsbijstand. Bij letselschade kun je noemen dat je vaak zonder kosten vooraf werkt omdat de aansprakelijke partij die draagt. Die paar zinnen voorkomen een hoop verkeerde verwachtingen en trekken juist de cliënten aan die bij jouw praktijk passen.

Minder no-shows en betere voorbereiding

Een lege plek in je agenda is duur, zeker als je die dag anders een zitting had kunnen voorbereiden. Automatische bevestigingen en een herinnering per e-mail of sms de dag ervoor verlagen het aantal no-shows flink. Je kunt bovendien vragen om alvast de kernstukken te uploaden: de arbeidsovereenkomst, de brief van de wederpartij, de beschikking of de dagvaarding. Dan zit je niet twintig minuten te luisteren naar een samenvatting, maar heb je de feiten al voor je en kun je meteen zeggen of er iets te halen valt en welke termijn dringt.

Wat je zelf in de hand houdt

Een goede online agenda werkt alleen als jij de baas blijft over je tijd. Je bepaalt zelf welke uren zichtbaar zijn, blokkeert je zittingsdagen en vakanties, en stelt in hoeveel intakes je per dag aankunt. Koppel de module aan je bestaande agenda, zodat een dubbele boeking uitgesloten is wanneer je zelf ook een afspraak inplant. En zet een grens op hoe kort van tevoren iemand nog kan boeken, zodat je niet om negen uur een afspraak van half tien in je scherm ziet verschijnen terwijl je al onderweg bent naar de rechtbank.

Hoe de afsprakenmodule van Betergeregeld dit oppakt

Betergeregeld levert precies zo'n online afsprakenmodule als vast onderdeel van de website die je krijgt. Bezoekers die via Google op je pagina over bijvoorbeeld arbeidsrecht of familierecht landen, zien direct een knop om zelf een kennismakingsgesprek te plannen, met de intakevragen en de conflictcheck er al ingebouwd. De afspraken lopen door naar je klantenportaal, waar de cliënt zijn stukken veilig deelt en jij het dossier volgt. Waar het past, rollen daar automatisch een opdrachtbevestiging en de facturen uit, zodat je minder tijd kwijt bent aan administratie. Mis je toch een gesprek, dan vangt een AI-assistent de bereikbaarheid op en zorgt dat de cliënt alsnog een moment kiest. Na afloop vraagt het systeem netjes om een review, wat samen met de hulp bij lokale vindbaarheid ervoor zorgt dat de volgende cliënt jou ook weer weet te vinden.

Wil je zien hoe dit er voor jouw kantoor uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en je krijgt meteen een voorbeeld van je eigen site met de afsprakenmodule erin.