Zo zorg je dat je jaarrekening op tijd en zonder stress af is

Een praktisch stappenplan waarmee je jaarrekening ruim voor de deadline klaar is, zonder eindejaars-paniek.

Elk jaar hetzelfde liedje: je bedrijf draait, de klanten worden geholpen, en ondertussen stapelen de bonnetjes en bankafschriften zich op. Tot het moment dat je administratiekantoor belt met de vraag of je die laatste stukken nog even wilt aanleveren, want de jaarrekening moet af. Vaak zit je dan al krap in de tijd, mis je een factuur van een leverancier of weet je niet meer waar die contante uitgave van vorig voorjaar voor was.

Het kan ook anders. De jaarrekening zelf is namelijk het sluitstuk, niet het werk. Als jij het jaar door compleet en op tijd aanlevert, is het opmaken van de balans en de winst-en-verliesrekening een kwestie van controleren en afronden. Hieronder een concreet stappenplan waarmee je de deadline haalt zonder de gebruikelijke januari-paniek.

Weet welke deadline echt voor jou geldt

Voor de meeste ondernemers gaat het om twee dingen: de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, en bij een BV het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Als eenmanszaak of vof lever je geen jaarrekening bij de KvK aan, maar heb je die cijfers wel nodig voor je IB-aangifte, die standaard voor 1 mei binnen moet zijn. Heb je een BV, dan moet de jaarrekening in principe binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn, en de VPB-aangifte volgt meestal voor 1 juni.

Vraag je administratiekantoor welke datum voor jouw situatie de harde is en welke uitstelregeling er loopt. Werk je met een boekhouder die uitstel via de Belastingdienst regelt, dan schuift je aangiftetermijn vaak op, maar de deponering bij de KvK schuift niet zomaar mee. Zet die datums nu in je agenda, niet in maart.

Verzamel het hele jaar door, niet in een keer

Het grootste tijdverlies zit in het reconstrueren achteraf. Wat was die pintransactie van 340 euro in augustus? Waar is de aankoopfactuur van dat gereedschap of die laptop die je wilt afschrijven? Als je dat pas in januari uitzoekt, ben je zo een paar avonden kwijt en mis je alsnog stukken.

Maak er een gewoonte van om elke week of elke maand je stukken door te sturen. Een vast half uurtje op vrijdag is genoeg. Zo blijft de administratie vers en herken je een transactie nog terwijl je hem verwerkt.

Lever compleet aan, dat scheelt het meeste heen-en-weer

De meeste vertraging ontstaat door ontbrekende stukken. Je boekhouder kan pas afronden als het beeld klopt. Zorg dat je in elk geval deze zaken paraat hebt:

• alle bankafschriften over het hele boekjaar, ook van een zakelijke spaarrekening of een tweede rekening
• je verkoopfacturen en de inkoop- en kostenfacturen, inclusief de kleine bonnetjes
• de eindstand van je voorraad per 31 december als je met voorraad werkt
• gegevens over je auto: kilometerstand, bijtelling of juist een rittenregistratie als je onder de 500 prive-kilometers blijft
• leasecontracten, financieringen en de saldi van eventuele leningen
• afspraken over uitgestelde of vooruitbetaalde bedragen, zoals een verzekering die over de jaargrens loopt

Zet je administratie in het klantenportaal

Losse mailtjes met bijlagen, een appje met een foto van een bon, een stapel papier die je langsbrengt: dat is precies waar stukken zoekraken. In het klantenportaal van je website upload je een document een keer en staat het meteen op de goede plek bij je boekhouder. Je ziet zelf welke stukken al binnen zijn en welke nog missen, en je hoeft niets twee keer aan te leveren.

Handig is ook dat je later terug kunt vinden wat je hebt ingestuurd. Vraagt de Belastingdienst een jaar later om onderbouwing van een aftrekpost, dan pak je de factuur zo weer uit het portaal. Geen zoektocht door je mailbox of een schoenendoos.

Loop de aandachtspunten na die er in de jaarrekening toe doen

Een paar posten leveren bij het opmaken bijna altijd vragen op. Als je die vooraf op orde hebt, gaat het afronden een stuk sneller:

• de afschrijvingen op je bedrijfsmiddelen en de investeringsaftrek waar je recht op hebt
• de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek als je dit jaar flink hebt geinvesteerd
• je urencriterium, want de zelfstandigenaftrek hangt aan die 1225 uur
• de fiscale oudedagsreserve of een pensioenvoorziening, als je die opbouwt
• privegebruik dat je moet corrigeren, zoals de auto of het zakelijk deel van je telefoon en internet

Je hoeft dit niet zelf uit te rekenen. Maar als je de onderliggende cijfers aanlevert, kan je administratiekantoor de aftrekposten optimaal toepassen in plaats van veilig laag inschatten omdat de onderbouwing ontbreekt.

Reageer snel op de vragen die terugkomen

Als je alles compleet hebt aangeleverd, volgt er meestal nog een ronde met vragen. Een boeking die niet te plaatsen is, een factuur waar btw op ontbreekt, een privestorting die verklaard moet worden. Hoe sneller je die beantwoordt, hoe eerder de jaarrekening definitief is.

Plan hier bewust tijd voor in, bijvoorbeeld twee vaste momenten nadat je de stukken hebt ingestuurd. Een vraag die een week blijft liggen, is een week vertraging op de deadline. Via het portaal zie je de openstaande vragen op een rij en kun je ze afvinken zodra je ze beantwoord hebt.

Gebruik de concept-jaarrekening om vooruit te kijken

Als de cijfers rond zijn, krijg je een concept. Lees dat niet alleen om te controleren of het klopt, maar ook om te zien wat het je vertelt. Hoeveel belasting moet je nog betalen of krijg je terug? Klopt je marge met je gevoel? Zijn je debiteuren opgelopen omdat klanten trager betalen?

Dit is ook het moment om te sturen. Zie je dat je een goed jaar hebt gedraaid, dan kun je nog voor de aangifte kijken of een extra investering of een dotatie aan je oudedagsreserve fiscaal gunstig is. Dat gesprek voer je liever in februari dan in de laatste week voor de deadline.

Maak van volgend jaar een routine

De ondernemers die nooit in de stress schieten, hebben geen betere boekhouder. Ze hebben een ritme. Stukken gaan wekelijks het portaal in, vragen worden binnen een paar dagen beantwoord en de jaarrekening is vaak al in het eerste kwartaal klaar. Het scheelt hun geen extra werk, alleen betere spreiding.

Zo hoef je nooit meer een avond bonnetjes te sorteren onder tijdsdruk, en weet je ruim op tijd waar je fiscaal aan toe bent. De basis daarvoor is simpel: alles op een plek, compleet en op tijd.

Wil je zien hoe zo'n klantenportaal er voor jouw kantoor uitziet? Typ je bedrijfsnaam in en bekijk vrijblijvend een gratis voorbeeld van je eigen site, inclusief de plek waar jij en je klanten straks alle stukken netjes bij elkaar houden.