Behandelreeksen in een paar klikken vastleggen

Zo plan je een hele behandelreeks in een keer samen met je client, zonder telkens opnieuw te bellen of te mailen.

In jouw praktijk komt bijna niemand voor een losse prik. Iemand met spanningshoofdpijn, een hardnekkige schouder of klachten rond de menstruatie hoor je al bij de intake dat het om een reeks sessies gaat. Vaak spreek je een blokje van vijf of acht behandelingen af, met een vast ritme en een evaluatie halverwege. Toch wordt precies dat blokje vaak stukje bij beetje geregeld: een appje na de eerste sessie, een gemiste terugbelactie, een client die na drie weken pas weer een moment vraagt terwijl het ritme dan al doorbroken is.

Zonde, want juist bij acupunctuur zit een deel van het resultaat in de regelmaat. Als je de hele reeks in een keer vastlegt, hoeft niemand er nog achteraan. Hieronder lees je hoe je dat aanpakt en hoe je online agenda het saaie werk overneemt.

Waarom een reeks vraagt om een ander soort afspraak

Een losse behandeling plan je op gevoel: de client belt, jij kijkt in de agenda, klaar. Bij een reeks werkt dat niet. Je wilt dat de sessies met een vast interval terugkomen, bijvoorbeeld wekelijks in het begin en daarna om de twee weken als de klacht wat gaat zakken. Als je elke afspraak los inplant, ontstaan er gaten. De client boekt de volgende pas als het uitkomt, en voor je het weet zit er drie weken tussen twee sessies terwijl je twee had afgesproken.

Het helpt om een behandelreeks te zien als een geheel dat je in een keer neerzet, en niet als een rijtje losse momenten. Dat scheelt jou belwerk en houdt het behandelplan van de intake overeind.

Plan de hele reeks aan het eind van de eerste sessie

Het beste moment om een reeks vast te leggen is meteen na de eerste behandeling, als de client nog bij je in de behandelkamer staat. Je hebt net je tongdiagnose en polsdiagnose gedaan, weet hoeveel sessies je ongeveer wilt en de motivatie is op zijn hoogst. Dan zeggen 'ik app je nog wel' is een gemiste kans.

Pak samen de agenda erbij en zet de vervolgsessies er direct in. Met een online agenda die je op een tablet of scherm hebt staan, laat je de client meekijken en kiezen. Je ziet meteen welke tijdstippen vrij zijn, je prikt vijf of acht momenten met het juiste interval en de client krijgt van elk een bevestiging in de mail. Geen briefjes, geen 'ik laat het je weten'.

Werk met vaste intervallen die bij de klacht passen

Elke klacht heeft zijn eigen ritme. Bij acute klachten zoals een verstuikte enkel of hooikoorts in het voorseizoen wil je de eerste sessies dicht op elkaar. Bij chronische klachten of begeleiding rond de kinderwens werk je juist met een langere lijn die je afstemt op de cyclus of op het seizoen volgens de vijf-elementenleer.

Zet die ritmes als vaste sjablonen klaar. Denk aan:

• een intensief blok: vijf sessies, wekelijks, voor een pittige klacht die je snel wilt beinvloeden
• een onderhoudsblok: zes sessies, om de twee weken, voor iemand die stabiel wil blijven
• een cyclusgebonden lijn: sessies gekoppeld aan bepaalde dagen in de cyclus bij vruchtbaarheidsbegeleiding

Als je zo'n sjabloon kiest, vult de agenda de losse datums vanzelf in met de juiste tussenpozen. Jij hoeft alleen nog te schuiven waar het niet uitkomt.

Laat de client zelf schuiven binnen jouw kaders

Een reeks vastleggen betekent niet dat alles in beton gegoten is. Mensen worden ziek, gaan op vakantie of hebben een drukke week. Het punt is dat een verzette sessie geen nieuwe belronde hoeft te worden.

Geef de client via het klantenportaal de ruimte om zelf een sessie te verplaatsen, binnen de grenzen die jij stelt. Je bepaalt zelf hoe ver van tevoren dat mag en welke dagdelen je openstelt voor verzetten. Zo houdt de client het gevoel dat hij zelf aan de knoppen zit, terwijl jouw ritme en jouw agenda intact blijven. Verzetten iemand een sessie, dan schuiven de bevestiging en de herinnering gewoon mee.

Voorkom no-shows midden in een reeks

Een gemiste sessie halverwege een reeks is vervelender dan een losse afzegging. Het gat verstoort het ritme en jij hebt een plek in je agenda die je niet meer op tijd opvult. Automatische herinneringen halen daar veel van weg.

Stel in dat elke client een dag van tevoren een herinnering krijgt, met de datum, het tijdstip en eventueel een korte instructie zoals niet op een lege maag komen of gemakkelijke kleding aan. Bij een reeks kun je de herinnering iets persoonlijker maken door te verwijzen naar de sessie in de rij, bijvoorbeeld dat dit de derde van vijf is. Dat maakt de reeks concreet en houdt mensen erbij tot het einde.

Houd de vergoeding en het aantal sessies in beeld

Veel clienten krijgen een deel van de behandeling vergoed vanuit de aanvullende verzekering, vaak tot een bepaald bedrag of aantal per jaar. Dat maakt het aantal sessies in een reeks niet vrijblijvend. Iemand wil weten of het blok van acht binnen zijn vergoeding past of dat de laatste twee voor eigen rekening komen.

Als je de hele reeks in een keer inplant, zie je in een oogopslag hoeveel sessies er dit kalenderjaar nog staan en kun je de client daar eerlijk over informeren. Combineer je dat met facturen die per sessie automatisch klaarstaan, dan heeft de client altijd een nota met de juiste prestatiecode voor zijn verzekeraar, zonder dat jij er per keer bij nadenkt.

Bouw een evaluatiemoment in de reeks in

Een reeks is geen kwestie van afvinken. Ergens halverwege wil je toetsen of je de goede kant op gaat: is de hoofdpijn minder vaak, slaapt iemand beter, reageert de pols anders. Zet dat evaluatiemoment als eigen afspraak in de reeks, herkenbaar in de agenda, zodat het niet ondersneeuwt tussen de gewone sessies.

Zo weet je precies wanneer je terugkoppelt en kun je de rest van de reeks bijstellen. Blijkt dat drie sessies genoeg zijn, dan haal je de laatste twee er in een handeling uit en krijgt de client daar automatisch bericht over.

Zo werkt jouw praktijk rustiger

Als de reeks eenmaal staat, verdwijnt een hoop administratie naar de achtergrond. De afspraken staan, de herinneringen lopen, verzetten kan de client zelf en de facturen volgen vanzelf. Jij houdt je hoofd bij de behandeling en de balie is niet langer een telefooncentrale. Voor de client voelt het als een praktijk die zijn zaakjes op orde heeft.

Wil je zien hoe zo'n online agenda er voor jouw praktijk uit zou zien, met behandelreeksen die je in een keer neerzet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, vul je praktijknaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site.