Grip op je cijfers: waarom een klant realtime inzicht wil

Ondernemers willen niet in mei horen hoe vorig jaar ging. Zo geeft een klantenportaal met live cijfers grip en versterkt het de band.

Je kent het patroon waarschijnlijk beter dan wie ook. Een ondernemer levert het hele jaar zijn bonnetjes en bankafschriften aan, hoort er weinig van, en krijgt ergens in het voorjaar de jaarrekening over vorig boekjaar op tafel. Dan pas blijkt of het een goed jaar was en of de reservering voor de inkomstenbelasting klopte. Op dat moment kun je er niets meer aan doen, want het jaar is al dicht.

Precies daar zit de verschuiving die je bij je klanten merkt. Ze willen niet een keer per jaar een terugblik, ze willen tussentijds meekijken. Niet omdat ze ineens boekhouder willen worden, maar omdat ze beslissingen nemen die niet kunnen wachten tot de jaarafsluiting. Een klantenportaal waarin de cijfers actueel staan, verandert jouw rol van administratieverwerker naar iemand die meestuurt.

Waarom de jaarrekening in mei eigenlijk te laat is

Een jaarrekening is een prima document om verantwoording mee af te leggen aan de Belastingdienst en de bank, maar als stuurinstrument komt hij te laat. Als een aannemer in mei ziet dat zijn materiaalkosten vorig jaar met achttien procent stegen, kan hij zijn offertes van dat jaar niet meer aanpassen. Zag hij het in het tweede kwartaal, dan had hij zijn uurtarief of zijn opslag op materiaal kunnen bijstellen voordat de schade opliep.

Voor jou als kantoor betekent dit iets over timing. De waarde zit niet in de netheid van de eindafrekening, maar in hoe snel een afwijking zichtbaar wordt. Hoe korter de lijn tussen een geboekte transactie en het moment dat de ondernemer hem terugziet, hoe meer hij aan je heeft.

Wat realtime inzicht in de praktijk betekent

Realtime klinkt groot, maar het gaat om een handvol getallen die een ondernemer op elk moment moet kunnen zien zonder jou te bellen. Denk aan de dingen waar hij s avonds wakker van kan liggen:

• Wat staat er nog open aan debiteuren en welke facturen zijn over hun vervaldatum
• Hoeveel moet er opzij voor de eerstvolgende BTW-aangifte
• Wat is de omzet dit kwartaal vergeleken met dezelfde periode vorig jaar
• Wat blijft er onder de streep over nadat de vaste lasten eraf zijn
• Hoe ziet de liquiditeit er de komende weken uit als de bekende betalingen binnenkomen en uitgaan

Dat is geen ingewikkeld dashboard vol grafieken die niemand leest. Het zijn de vier of vijf cijfers waarmee een ondernemer beslist of hij die bestelbus nu koopt of nog een kwartaal wacht.

BTW-aangifte zonder de schrik aan het einde van het kwartaal

Voor veel ZZP-ers en kleine MKB-ondernemers is de kwartaalaangifte omzetbelasting het moment van de waarheid. Ze hebben het bedrag uitgegeven dat eigenlijk voor de fiscus bestemd was, en dan komt de aanslag. Als het portaal doorlopend laat zien hoeveel BTW er per saldo verschuldigd is, verdwijnt die verrassing. De ondernemer ziet het bedrag oplopen naarmate hij factureert, en weet dus continu wat hij niet moet aanraken.

Dat scheelt jou ook werk aan de achterkant. Een klant die zijn BTW-positie het hele kwartaal heeft meegelezen, komt niet in de laatste week in paniek vragen of er nog iets te schuiven valt. En als iemand net over de grens van de kleineondernemersregeling dreigt te gaan, zie je dat samen aankomen in plaats van achteraf.

Geld reserveren voor de inkomstenbelasting

Het klassieke ongeluk bij de startende ondernemer is de voorlopige aanslag die te laag stond, of helemaal ontbrak, gevolgd door een naheffing die binnenkomt als het geld al op is. Een portaal dat op basis van de actuele winst een indicatie geeft van wat er aan inkomstenbelasting aankomt, geeft de ondernemer de kans om maandelijks een bedrag apart te zetten. Niet exact tot op de euro, maar goed genoeg om niet in de problemen te komen.

Jij kunt dit koppelen aan een simpel advies: zet elke maand een vast percentage van de winst op een aparte rekening. Ziet de ondernemer in het portaal dat de winst harder groeit dan verwacht, dan stelt hij dat percentage samen met jou bij. Zo wordt reserveren een gewoonte in plaats van een jaarlijkse schrikreactie.

Marge per klant of per project zichtbaar maken

Hier zit vaak de grootste eyeopener voor je klant. Veel ondernemers weten hun totale omzet uit hun hoofd, maar hebben geen idee welke opdracht of welke klant hun geld kost. Een installateur die zijn uren en materiaal per project bijhoudt, ontdekt in het portaal dat die ene trouwe klant met veel meerwerk en late betalingen onder de streep minder oplevert dan de klussen waar hij niet eens over nadenkt.

Als je de administratie zo inricht dat kosten en uren aan projecten of kostenplaatsen hangen, kun je die marge zichtbaar maken. Je helpt hem daarmee kiezen welk soort werk hij meer wil doen en welk werk hij beter kan afstoten of duurder moet inkopen.

Documenten aanleveren zonder het gedoe van de schoenendoos

Live cijfers kunnen alleen als de gegevens binnenkomen. Daar wringt het bij veel kantoren, want de bonnetjes komen in een envelop, of erger, pas na een herinnering. Een portaal waarin de ondernemer een foto van een bon uploadt zodra hij tankt, of een inkoopfactuur doorstuurt op het moment dat hij hem krijgt, houdt de administratie continu bij. Geen stapel aan het kwartaaleinde meer, maar een gestage stroom.

Het voordeel loopt twee kanten op. De ondernemer is minder tijd kwijt aan de rompslomp die hij toch al haat, en jij hebt actuele data waarmee de cijfers in het portaal kloppen. Betergeregeld levert dat klantenportaal als vast onderdeel van de website, zodat aanleveren en meekijken op dezelfde plek gebeuren en je klant niet in vijf losse programma s hoeft in te loggen.

Van boekhouder naar vaste sparringpartner

Het echte effect van realtime inzicht is niet technisch maar relationeel. Een klant die zijn cijfers alleen in het voorjaar ziet, ervaart jou als de partij die de verplichte stukken maakt. Een klant die het hele jaar meekijkt, komt met vragen: is dit een goed moment om te investeren, kan ik iemand aannemen, houd ik genoeg over als ik minder ga werken. Dan word je de persoon bij wie hij aanklopt voordat hij een beslissing neemt. Dat maakt je bovendien lastiger te vervangen, want een kantoor dat alleen aangiftes verzorgt concurreert op prijs, terwijl een kantoor waarvan de klant de cijfers dagelijks gebruikt niet zomaar wordt ingewisseld voor iemand die tien euro per maand goedkoper is.

Wil je zien hoe zo n portaal er voor jouw kantoor uit zou zien, vraag dan vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam en krijgt meteen een indruk van een site met klantenportaal die bij jouw praktijk past, zodat je zelf kunt beoordelen of dit is waar je klanten op zitten te wachten.