Klus klaar, factuur meteen de deur uit

Verstuur de factuur nog op de stoep in plaats van drie weken later, en krijg zichtbaar sneller betaald.

De koppeling zit weer waterdicht, je hebt de cv-druk gecheckt en je poetst net je gereedschap af. De klant knikt tevreden, je stapt in de bus en rijdt door naar het volgende adres. En de factuur? Die schrijf je vanavond wel. Of dit weekend. Of als de stapel bonnetjes op de bijrijdersstoel te hoog wordt om te negeren. Herkenbaar, en precies daar lekt geld weg.

Tussen kraan gerepareerd en geld op de rekening zit voor de meeste loodgieters en installateurs veel te veel tijd. Een factuur die drie weken na de klus de deur uitgaat, wordt ook pas drie weken later betaald, en soms nog een aanmaning verder. In dit stuk lees je hoe je die kloof dichttrekt door direct na de klus te factureren, en wat automatisering van offertes en facturen daarbij voor je uit handen neemt.

Waarom de administratie op de bank de dure oplossing is

Aan het einde van de dag ben je op. De laatste lekkage heeft twee uur langer geduurd dan gedacht, je hebt nog materiaal moeten halen bij de groothandel en thuis wacht het avondeten. De factuur van die ochtend komt er niet meer van. Het probleem is niet dat je lui bent, het probleem is dat facturen maken los staat van het werk waar je goed in bent. Zo blijft er altijd een stapel liggen, groeit je debiteurentermijn en heb je op de eerste van de maand geen idee wie er nog moet betalen.

Factureer op de stoep, niet op de bank

Het beste moment om te factureren is het moment dat de klus af is en de klant nog voor je neus staat. Je weet dan precies wat je hebt gedaan, welk materiaal erin ging en hoe lang je bezig was. Met een factuur die je vanuit de bus of op de stoep afrondt en verstuurt, is de klant nog betrokken en verrast niets hem twee weken later.

Praktisch pak je het zo aan: leg de klus vast terwijl je hem doet. Een korte notitie in je telefoon, een foto van de oude ketel voordat je hem loskoppelt, het serienummer van de nieuwe combiketel, de meterstand. Als de laatste moer vastzit, druk je op verzenden in plaats van het mee naar huis te nemen.

Vaste prijzen en bouwstenen voor werk dat terugkomt

Veel van je werk lijkt op elkaar. Een cv-ketel jaarlijks onderhouden, een lekkende kraan vervangen, een nieuwe wc plaatsen, een sifon ontstoppen, een radiator bijplaatsen. Als je voor die terugkerende klussen vaste bouwstenen klaar hebt staan met prijs, arbeid en standaardmateriaal erin, zet je een factuur in een halve minuut in elkaar.

• Ketelonderhoud met vast tarief, inclusief het afmelden en de onderhoudssticker.
• Voorrijkosten en spoedtoeslag voor een avond of weekend, als aparte regel.
• Standaard sanitairklussen zoals kraan, wc-mechaniek of thermostaatkraan met een vaste post.
• Uurtarief plus materiaal voor het echte uitzoekwerk bij een verborgen lekkage.

Zo hoef je alleen de afwijkingen aan te passen en staat de rest er al. Handig is ook dat je klant vooraf een duidelijke prijs ziet, iets wat mensen die jou via Google vinden bijna altijd als eerste vragen.

Meerwerk vastleggen terwijl je nog boven staat

De grootste discussies over rekeningen gaan over meerwerk. Je zou de mengkraan vervangen, maar de flexslangen bleken vastgekoekt, de hoekstopkranen draaiden niet meer dicht en het leidingwerk was verrot. Dat is drie kwartier extra plus materiaal. Als je dat pas op de factuur benoemt, voelt de klant zich overvallen.

Leg meerwerk vast op het moment dat het gebeurt. Stuur de klant ter plekke een appje met een foto van die kapotte hoekstopkraan en een regel erbij: dit moet ook vervangen, kost ongeveer zoveel, akkoord? Een ja op je telefoon is je akkoord. Die bevestiging koppel je aan de klus, zodat de extra regel op de factuur geen verrassing meer is maar iets waar de klant zelf ja op heeft gezegd.

Van offerte naar factuur zonder alles over te typen

Voor de grotere klussen stuur je vooraf een offerte: een badkamer opnieuw aansluiten, een complete ketelvervanging met nieuwe expansievat en inlaatcombinatie, of het verleggen van leidingen bij een verbouwing. Als die offerte akkoord is, heb je alle regels al klaar. Toch typen veel installateurs na afloop de hele factuur opnieuw over uit de offerte, met het risico dat er een post of een tarief afwijkt.

Dat overtypen kun je overslaan. Een goedgekeurde offerte wordt met een druk op de knop je factuur, waarbij je alleen het gerealiseerde meerwerk en het werkelijke aantal uren nog bijstelt. Betergeregeld regelt die stap van offerte naar factuur voor je, inclusief de juiste btw. Denk aan negen procent op onderhoud en arbeid aan woningen ouder dan twee jaar, of de verlegde btw bij werk in onderaanneming voor een aannemer. Dat soort regels wil je niet elke keer met de hand uitzoeken.

Zet een betaallink op de factuur

Een factuur met alleen een rekeningnummer eronder betekent dat de klant zelf zijn bank moet openen, het bedrag moet overtikken en jouw betalingskenmerk moet invoeren. Dat schuift hij makkelijk voor zich uit. Zet er een iDEAL-betaallink op en de klant tikt twee keer op zijn telefoon en klaar. Voor particulieren scheelt dat dagen, soms weken. Bij een spoedklus in het weekend kun je zelfs vragen om direct af te rekenen voordat je vertrekt.

Aanmaningen die vanzelf lopen

Nabellen over openstaande rekeningen is werk waar niemand zin in heeft, en dus blijft het liggen. Terwijl juist een vriendelijke herinnering op dag veertien vaak genoeg is. Laat dat automatisch gaan: is een factuur na de afgesproken termijn niet betaald, dan gaat er vanzelf een nette herinnering uit, en een paar dagen later eventueel een tweede. Jij ziet in een oogopslag wie er nog moet betalen, zonder je bonnenmap door te spitten.

Wat het je oplevert

Direct factureren na de klus levert je twee dingen op die je meteen merkt. Je wordt sneller betaald, dus je hoeft niet je eigen bedrijf voor te financieren terwijl de groothandel wel op tijd wil worden voldaan. En je avonden en weekenden raken niet meer verstopt met administratie die je overdag had kunnen afvangen. De tijd die je terugkrijgt steek je in echte klussen, of gewoon in rust.

Wil je zien hoe zoiets er voor jouw bedrijf uit kan zien, van een strakke website tot online afspraken en facturen die zichzelf grotendeels regelen? Vraag dan vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je bedrijfsnaam in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site.