Stop met factureren op de bank in het weekend

Zo stuurt je klusbedrijf na een afgeronde klus automatisch een factuur en krijg je sneller betaald, zonder je zaterdagavond.

Je kent het ritme wel. De hele week ren je van de ene klus naar de andere, en het administratieve staartje schuif je voor je uit. Zaterdagavond of zondagochtend ga je met een kop koffie achter de laptop zitten om de facturen van de afgelopen week eruit te tikken. Die lekkende kraan bij mevrouw De Groot, het ophangen van drie binnendeuren, de plinten in de nieuwe babykamer. Je zoekt de bonnetjes bij elkaar, telt je uren op uit een kladblok of een appje aan jezelf, en typt alles over in een leeg factuursjabloon.

Het probleem is niet alleen dat het je vrije tijd opeet. Het echte probleem is de vertraging. Een klus die je dinsdag afrondt, factureer je pas zaterdag, en die belandt bij de klant op maandag. Voor je het geld op de rekening hebt, ben je zo drie weken verder. Er is een betere manier, en die begint bij het moment dat je je gereedschap in de bus legt.

Waarom uitstel je meteen geld kost

Bij kleine klussen leeft een klant snel in de veronderstelling dat het wel goed komt. Hoe langer je wacht met de factuur, hoe meer de herinnering aan het werk vervaagt. De klant weet nog precies wat je deed toen je net de deur uit was, maar twee weken later is die scherpte weg en komt de vraag: was dit nou inclusief dat kastje bijstellen of niet? Snel factureren voorkomt discussie, want het werk zit nog vers in ieders hoofd.

Daar komt de simpele rekensom bij. Stuur je gemiddeld vier dagen sneller je factuur, dan krijg je gemiddeld ook vier dagen eerder betaald. Voor een klusser die van week tot week zijn materiaal moet voorschieten, is dat het verschil tussen rood staan en ademruimte.

Factureer op locatie, niet thuis

De grootste tijdwinst zit niet in sneller typen, maar in het moment kiezen. Rond je een klus af, dan sta je daar toch al met je telefoon in de hand voor de foto van het eindresultaat. Dat is het moment om de factuur klaar te zetten, nog voordat je de oprit afrijdt naar de volgende afspraak.

Als je afspraken en klantgegevens al in een systeem staan, hoef je niet opnieuw het adres, de naam en het mailadres in te tikken. Je opent de klus, controleert de regels en drukt op verzenden. De klant heeft de factuur in zijn mailbox voordat je bij de volgende deur aanbelt. Dat is geen luxe, dat is gewoon slimmer omgaan met de tijd die je al kwijt bent.

Van offerte naar factuur zonder overtypen

Veel klussen beginnen met een prijsopgave. Je meet de badkamer op, schat je uren voor het tegelwerk en het aansluiten van de kraan, en stuurt een offerte. Als die offerte akkoord is en het werk klaar, is de factuur eigenlijk al bijna geschreven. Dezelfde regels, dezelfde bedragen.

Betergeregeld zet die stap voor je klaar. Een geaccepteerde offerte wordt met een paar klikken een factuur, inclusief de omschrijvingen die je al had bedacht. Je hoeft alleen nog het eventuele meerwerk toe te voegen, want dat afgezaagde stukje plint of die extra wandcontactdoos komt er in de praktijk altijd bij. Zo houd je grip op wat je vooraf afsprak en wat er onderweg bijkwam.

Meerwerk vastleggen op het moment zelf

Meerwerk is de stille lekkage in de omzet van veel klussers. De klant vraagt of je meteen even de scharnieren van de keukenkastjes kunt bijstellen, of dat losse stopcontact kunt vervangen nu je er toch bent. Je zegt ja, want je bent er, en vergeet het bij het factureren.

• Noteer extra werk direct als een regel bij de klus, niet later uit je hoofd.
• Zet er een korte omschrijving bij die de klant herkent, bijvoorbeeld drie scharnieren bijgesteld keukenkast.
• Reken het per stuk of per kwartier, zodat het bedrag navolgbaar is.

Wie meerwerk op het moment zelf vastlegt, ziet aan het eind van het jaar een flink verschil op de bankrekening. Het is werk dat je toch al deed, dus laat het niet gratis weglopen.

Zet een betaallink in je factuur

Een factuur met alleen een rekeningnummer vraagt de klant om zelf een overboeking in te tikken. Dat schuift hij makkelijk voor zich uit. Een factuur met een directe betaallink laat hem in een paar tikken afrekenen via iDEAL, vaak nog op de dag dat hij de mail opent.

Voor een klusser met veel particuliere klanten scheelt dat enorm in het nabellen. Je hoeft niet meer die ongemakkelijke appjes te sturen of het bedrag nog binnen is. De klant betaalt terwijl de tevredenheid over je werk nog vers is, en jij ziet het bedrag binnenkomen zonder een vinger uit te steken.

Automatische herinneringen zonder gedoe

Er is altijd die ene klant die niet uit kwaadwilligheid, maar uit vergeetachtigheid niet betaalt. Nu ben jij degene die zich rot voelt om erachteraan te bellen, want je wilt de relatie goed houden voor de volgende klus. Dat ongemak kun je uit handen geven.

Als een factuur na een afgesproken aantal dagen nog openstaat, gaat er automatisch een vriendelijke herinnering uit. Geen boze toon, gewoon een nette reminder met de factuur er nog eens bij. Jij hoeft niet bij te houden wie wel en niet betaalde, het systeem doet dat en tikt de vergeetachtige klant zachtjes op de schouder.

Je administratie klopt aan het eind van het jaar

Wie facturen los in de mail en bonnen in het dashboardkastje bewaart, heeft in maart een klus aan de aangifte. Doordat elke factuur, betaling en herinnering op een plek staat, rolt het overzicht er vanzelf uit. Je boekhouder krijgt een net bestand in plaats van een schoenendoos, en jij weet op elk moment wat er nog openstaat.

Dat overzicht helpt ook bij je planning. Je ziet welke klanten traag betalen en welke klussen goed renderen, zodat je weet waar je je tijd het beste in steekt.

Zo ziet het eruit voor jouw bedrijf

Het klinkt misschien als iets voor grote aannemers, maar het is juist gebouwd voor de allround klusser die alles zelf doet. De website, de online afspraken en de facturatie hangen aan elkaar, zodat een klus die je inplant aan het eind vanzelf een factuur wordt.

Wil je zien hoe zo'n opzet er voor jouw klusbedrijf uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site, inclusief de manier waarop je facturen straks vanzelf de deur uit gaan.