Minder administratie: facturen en declaraties automatisch afhandelen

Zo automatiseer je de declaraties bij de zorgverzekeraar en de facturatie van het eigen deel van je clienten.

Als dietist zit je in je spreekkamer om mensen te helpen met hun voeding, niet om je avonden te vullen met declaratiebestanden en het najagen van openstaande bedragen. Toch is dat precies wat er gebeurt in veel praktijken. Een deel van je consulten valt onder de basisverzekering, een deel loopt via de ketenzorg, een deel betaalt de client zelf en soms is er nog eigen risico dat pas achteraf duidelijk wordt. Elke behandeling kan op drie manieren betaald worden, en dat maakt de administratie na een gewone werkdag verrassend bewerkelijk.

De goede kant van het verhaal: juist omdat het zo gestructureerd verloopt, laat het zich goed automatiseren. Hieronder loop ik met je door waar de tijd in gaat zitten en hoe je stap voor stap grip krijgt op je facturatie, van de declaratie bij de zorgverzekeraar tot het eigen deel van je client.

Waarom de facturatie in de dietetiek zo veel handwerk is

De basisverzekering vergoedt drie behandeluren dieetadvisering per kalenderjaar. Klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk moet je bij elke client bijhouden hoeveel van die drie uur al verbruikt is, of het eigen risico nog geldt, en of er een aanvullende verzekering is voor de uren daarboven. Loopt de begeleiding via de ketenzorg voor diabetes, COPD of hart- en vaatrisico, dan mag je die uren juist niet los declareren en telt het eigen risico niet mee. Dat onderscheid per client onthouden en foutloos verwerken is precies waar het misgaat als je het met de hand doet.

Verzekeringsgegevens controleren voordat je start

Niets is vervelender dan een declaratie die na weken retour komt omdat de client per 1 januari van verzekeraar is gewisseld of de polis niet meer actief was. Een COV-check, de controle op het verzekeringsrecht via Vecozo, voorkomt dat. Doe die check standaard bij een nieuwe client en opnieuw rond de jaarwisseling. Als dit stap een is in je vaste werkwijze, weet je vooraf of je richting de verzekeraar declareert of dat de client zelf betaalt, en typ je het polisnummer maar een keer over.

• Nieuwe client: gegevens en verzekering controleren voor het eerste consult.
• Bestaande clienten: opnieuw checken in januari, want polissen wisselen.
• Twijfel over de aanvullende dekking: laat de client dit zelf navragen en leg het vast in het dossier.

Declareren bij de zorgverzekeraar zonder afkeuringen

Voor de zorgverzekeraar declareer je per prestatiecode: het individuele consult, het korte of telefonische consult, een groepsbehandeling of een toeslag voor een huisbezoek. Elke minuut die je aan de client besteedt, direct en indirect, vertaal je naar een prestatie. Een deel van de afkeuringen ontstaat door kleine dingen: een prestatiecode die niet past bij de duur, een verwijzing die ontbreekt terwijl de verzekeraar die eist, of een client die z'n drie uur al vol had. Wie de declaratie automatisch opbouwt vanuit de geregistreerde consulttijd maakt dat soort fouten simpelweg minder.

Retourinformatie van de verzekeraar hoort niet in een mailbox te verdwijnen. Zorg dat afgekeurde regels ergens zichtbaar op een lijst komen, zodat je ze binnen de termijn kunt corrigeren en opnieuw indienen in plaats van dat het bedrag stilletjes wegvalt.

Het eigen deel van de client netjes factureren

Zodra de drie vergoede uren op zijn, of als iemand geen verwijzing heeft en zonder vergoeding komt, betaalt de client zelf. Ook het eigen risico kan de verzekeraar terugleggen bij de client, waardoor jij toch een rekening moet sturen. Dit is het stuk waar praktijken het meeste omzet laten liggen, gewoon omdat het sturen en opvolgen van die facturen erbij inschiet. Een systeem dat na een niet-vergoed consult automatisch een factuur voor het eigen deel klaarzet, met een betaallink erbij, haalt dat werk van je bord en zorgt dat je clienten sneller betalen.

No-shows en losse afspraken

Een client die niet komt en niet op tijd afzegt, kost je een consultplek die je niet meer kunt vullen. Zo'n gemiste afspraak declareer je niet bij de verzekeraar, want er is geen behandeling geweest, dus die factuur gaat rechtstreeks naar de client. Als je afmeldbeleid vastligt en de no-show automatisch een factuur genereert, hoef je dat gesprek niet elke keer opnieuw handmatig af te handelen. Datzelfde geldt voor losse diensten die buiten de vergoeding vallen, zoals een lezing, een workshop of begeleiding van een sporter zonder medische indicatie.

Alles gekoppeld aan de online agenda

De grootste winst zit in de koppeling tussen je agenda en je administratie. Een client boekt online een consult, kiest een tijd die vrij is en de gegevens staan meteen goed. Na afloop registreer je de bestede tijd en de prestatie, en op basis daarvan ontstaat automatisch de juiste route: naar de verzekeraar of naar de client. Betergeregeld richt die keten voor je in, van het online boeken en het klantenportaal tot het opstellen van facturen op de plekken waar dat in jouw praktijk past. Je houdt zelf de controle over wat er verstuurd wordt, maar het voorwerk gebeurt op de achtergrond.

Betaalstatus en herinneringen bijhouden

Een factuur versturen is de helft van het werk. De andere helft is weten wie wel en niet betaald heeft, en op tijd een vriendelijke herinnering sturen. Als dat automatisch loopt, verdwijnt de stapel openstaande posten waar je nu op je vrije avond doorheen gaat.

• Betaalde en openstaande facturen in een oogopslag zichtbaar.
• Herinneringen die vanzelf gaan na een ingestelde termijn.
• Clienten die met een betaallink direct kunnen afrekenen.

Begin klein en bouw uit

Je hoeft niet in een keer je hele administratie om te gooien. Begin met het stuk dat jou de meeste avonden kost, meestal de facturatie van het eigen deel of het opvolgen van openstaande bedragen, en breid daarna uit naar de declaraties en de agendakoppeling. Zo merk je snel resultaat zonder dat je de grip kwijtraakt. Elke handeling die je niet meer met de hand doet, is tijd die terugvloeit naar je clienten of naar jezelf.

Ben je benieuwd hoe zo'n opzet er voor jouw praktijk uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan: je typt de naam van je praktijk in en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met de bijbehorende mogelijkheden. Zo krijg je een concreet beeld van wat er voor jou uit handen genomen kan worden, zonder dat het je iets kost om te kijken.