Facturen die zichzelf versturen zodra de auto klaar is

Koppel je offerte en factuur aan de uitgevoerde klus, zodat de rekening klaarstaat op het moment dat de klant zijn sleutels ophaalt.

Je kent het ritme van een gemiddelde werkdag. De ene auto staat op de brug voor nieuwe remblokken en remschijven, de volgende komt binnen met een doorgeroeste uitlaatdemper en een lambdasonde die om aandacht vraagt, en tussendoor rol je drie sets banden naar binnen voor de seizoenswissel. Je monteert, je test op de rollenbank of tijdens een proefrit, en de klant staat alweer bij de balie. En dan begint het deel waar je eigenlijk geen zin in hebt: de bon uitschrijven, de onderdelen opzoeken, de uren erbij, de btw kloppend maken en er een factuur van typen.

Dat administratieve staartje kost je iedere dag opnieuw tijd, precies op de momenten dat er het meeste druk staat. Je leest hier hoe je dat handmatige factureren de deur uit werkt door je prijsafspraak en je factuur direct te koppelen aan de uitgevoerde klus, zodat de rekening klaarstaat op het moment dat de auto van de brug rolt.

Waarom de factuur juist in de werkplaats blijft liggen

In een snelservicebedrijf is de klus vaak sneller klaar dan de administratie eromheen. Je hebt in twintig minuten een uitlaat gewisseld, maar het opzoeken van het juiste onderdeelnummer, de inkoopprijs, de arbeidsnorm en het handmatig overtypen naar een factuur kost je bijna net zo lang. Aan het eind van de dag heb je een stapel werkbonnen liggen die nog verwerkt moet worden, en dat schuift zomaar een paar dagen op.

Het gevolg ken je: facturen die pas de week erna de deur uit gaan, klanten die alweer vergeten zijn wat er precies vervangen is, en jij die op zaterdagavond nog de bonnen zit bij te werken. Elke dag vertraging is ook een dag later betaald krijgen.

Van prijsafspraak naar factuur zonder een cijfer over te typen

De kern zit hierin: de offerte die je vooraf maakt en de factuur die je achteraf stuurt, moeten dezelfde regels delen. Als een klant een afspraak boekt voor remmen voor en achter, dan staat de prijsopbouw daar al. Remblokken vooras, remschijven vooras, arbeidsuren, eventueel remvloeistof verversen. Zodra jij de klus als uitgevoerd aanvinkt, rolt daar automatisch een factuur uit met precies die posten.

Betergeregeld richt dat zo in dat je offerte, werkbon en factuur eigenlijk een doorlopende lijn zijn. Je stelt vooraf de prijs samen, de klant gaat akkoord bij het boeken, en na afloop hoef je alleen nog te bevestigen wat er echt gedaan is. Geen nummers overtypen, geen tweede keer de btw uitrekenen.

De status van de auto bepaalt wanneer de factuur klaarstaat

Het mooie is dat je de factuur kunt laten meelopen met de fase waarin de auto zit. Binnengekomen, in behandeling, gereed, opgehaald. Op het moment dat jij de klus op gereed zet omdat de wielbouten op spanning zijn en de proefrit gedaan is, staat de factuur klaar. Je kunt hem meteen laten versturen of pas bij het afrekenen aan de balie.

• De klant krijgt een bericht dat de auto klaarstaat, met de rekening er al bij.
• Jij hoeft niet meer terug te denken aan wat je die ochtend precies vervangen hebt.
• De werkbon en de factuur spreken elkaar nooit tegen, omdat het dezelfde bron is.

Meerwerk dat je onderweg ontdekt netjes vastleggen

Bij remmen en uitlaten kom je vaak iets tegen wat je bij het inplannen nog niet zag. De klant boekte voor remblokken, maar de schijven blijken onder de minimumdikte, of je ziet dat de flexpijp achter de katalysator gescheurd is. Dat meerwerk moet je vastleggen zonder dat je de hele afspraak opnieuw opbouwt.

In de opzet van Betergeregeld voeg je zo een extra regel toe aan de lopende klus. Je belt de klant, je krijgt akkoord, je zet de post erbij en de factuur telt het gewoon mee. Zo blijft de rekening kloppen met wat er werkelijk aan de auto gebeurd is, en heb je achteraf geen discussie over een bedrag dat de klant niet herkent.

Onderdelen, arbeid en btw komen op de juiste regel terecht

Een factuur voor autowerk is geen enkel bedrag. Er zitten onderdelen op met een eigen marge, arbeidsuren tegen je uurtarief, soms milieukosten of afvoer van oude remvloeistof, en dat alles met het juiste btw-tarief. Als je dat met de hand doet, sluipt er vroeg of laat een fout in.

Door de posten uit je vaste prijzenlijst te halen, staan onderdeelnummer, omschrijving, aantal en tarief automatisch goed. Vervang je twee remschijven en een set blokken, dan pakt het systeem de prijzen die jij hebt vastgelegd. De btw wordt per regel berekend, het totaal klopt, en je factuur ziet er iedere keer hetzelfde uit.

Vaste prijs vooraf, geen verrassingen aan de balie

Jouw klanten komen juist naar een snelservicebedrijf omdat ze vooraf willen weten wat het kost. Uitlaat vervangen voor een vast bedrag, remmenbeurt tegen een heldere prijs. Die belofte houd je alleen overeind als de factuur achteraf ook echt datzelfde bedrag laat zien.

Omdat de prijsafspraak bij het boeken al vastligt en diezelfde afspraak de basis is voor de factuur, kan er niets tussen wippen. De klant ziet aan de balie het bedrag dat hij verwachtte, plus alleen het meerwerk waarvoor hij zelf akkoord gaf. Dat vertrouwen is precies waar je zaak op draait.

Betaald krijgen voordat de auto de poort uit rijdt

Als de factuur klaarstaat op het moment dat de auto gereed is, kun je ook meteen laten betalen. De klant krijgt een betaalverzoek bij de melding dat zijn auto klaar is, of rekent aan de balie af met de rekening al voor zich. Je hebt geen openstaande posten meer die je later moet najagen.

Voor het deel van je omzet dat via de webshop loopt, bijvoorbeeld remonderdelen, uitlaatklemmen of accessoires die een klant zelf bestelt, werkt dezelfde lijn. De bestelling wordt automatisch een factuur, en jij houdt alles in een overzicht in plaats van in losse mapjes.

Wat het je scheelt op een drukke zaterdag

Reken het door voor een gewone zaterdag. Twaalf auto's, twaalf werkbonnen, twaalf keer overtypen. Kost elke factuur je met de hand tien minuten, dan ben je twee uur kwijt aan werk dat de computer voor je doet. Uren die je liever op de brug staat.

Naast de tijdwinst krijg je rust in je administratie. De cijfers voor je boekhouder staan op orde, je ziet in een oogopslag wat er nog openstaat, en je hoeft nooit meer een klant te bellen met de vraag wat je ook alweer aan zijn auto deed.

Wil je zien hoe dit er voor jouw bedrijf uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ de naam van je autobedrijf in en bekijk meteen hoe je eigen website met automatische offertes en facturen eruit zou kunnen zien.