Bonnetjes en documenten veilig aanleveren via een klantenportaal

Waarom losse mails met bonnetjes een risico zijn en hoe een beveiligd portaal je administratie overzichtelijk en AVG-proof maakt.

Je kent het ritme: aan het eind van het kwartaal komen de bonnetjes, de inkoopfacturen en de bankafschriften bij elkaar, en dan begint het heen en weer mailen met je boekhouder. Een foto van een tankbon vanaf je telefoon, een pdf van de leasemaatschappij, een kwartaaloverzicht van je betaalrekening, allemaal als losse bijlage in verschillende mailtjes. Het werkt, tot het niet meer werkt. Dan mist er net een bon voor de btw-aangifte, of blijkt de verkoopfactuur van maart zoek.

De manier waarop je stukken binnenkomen is bepalend voor de rest van het werk. In dit artikel lees je waarom losse e-mails met bijlagen zowel een risico als een rommel zijn, en hoe een beveiligd klantenportaal het aanleveren van je documenten rustiger en AVG-proof maakt.

Waarom losse mails met bonnetjes vastlopen

E-mail is nooit bedoeld als archief. Toch gebruik je het zo. Een bijlage van meer dan tien megabyte wordt geweigerd, dus knijp je de scan van je jaaroverzicht plat tot de cijfers nauwelijks leesbaar zijn. Een bon die je op zaterdag fotografeert, staat maandag onderin een lange mailwisseling met het onderwerp Re: Re: Fwd: vraagje. Je boekhouder moet die bijlagen stuk voor stuk opslaan, hernoemen en in de juiste periode zetten. Elke overtypte bestandsnaam is een kans op een fout.

Het grootste probleem is dat niemand overzicht heeft. Jij weet niet zeker of die zeven bonnen van vorige week zijn aangekomen, en je boekhouder weet niet of er nog meer komt. Zo ontstaan dubbele boekingen, ontbrekende stukken en aan het eind een rondje bellen om te achterhalen wat er nou wel en niet binnen is.

Wat er misgaat rond de btw-aangifte

De kwartaalaangifte omzetbelasting is een harde deadline. Je hebt tot de laatste dag van de maand na het kwartaal om aan te geven en te betalen. Als er dan nog een inkoopfactuur in je inbox zwerft die je boekhouder niet heeft gezien, klopt je voorbelasting niet. Vergeet je die factuur helemaal, dan mis je aftrek. Boek je hem dubbel omdat hij ook als foto en als pdf is aangeleverd, dan geef je te weinig btw aan en volgt later een suppletie.

Rondom die aangifte zie je hoe kwetsbaar losse mail is. Een bon voor de lunch met een klant, de aanschaf van gereedschap of software, de kilometers met de auto van de zaak: het zijn precies de kleine posten die in het mailverkeer verdwijnen en waar de fiscus bij een controle naar vraagt. Als alles op een plek staat, kan je boekhouder in een oogopslag zien of het kwartaal compleet is.

AVG en bijzondere gegevens in je administratie

Je administratie zit vol persoonsgegevens. Denk aan de loonstroken en burgerservicenummers van je personeel voor de salarisadministratie, kopieën van identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers van klanten op je verkoopfacturen en soms medische of andere gevoelige informatie op een declaratie. Dat zijn precies de gegevens waar de AVG streng op is.

E-mail versleutelt die informatie niet standaard onderweg. Een bijlage met salarisgegevens blijft in de verzonden items van jou en in de inbox van je boekhouder staan, jarenlang, op meerdere apparaten. Verstuur je per ongeluk naar het verkeerde adres, dan is een datalek zo gebeurd, met meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens als gevolg. Voor een administratiekantoor dat als verwerker met jouw gegevens omgaat, is dat een reeel risico dat je met een veilig kanaal voorkomt.

Wat een klantenportaal anders doet

Een klantenportaal is een afgeschermde omgeving waar jij inlogt en je stukken uploadt. De gegevens gaan versleuteld over de lijn en blijven binnen die beveiligde omgeving, niet verspreid over inboxen en telefoons. Je ziet in een oogopslag wat je hebt aangeleverd en wat je boekhouder nog van je nodig heeft.

• Elk document staat op een vaste plek, geordend per kwartaal en per soort: inkoop, verkoop, bank, loon.
• Je krijgt een bevestiging dat een stuk is ontvangen, dus geen twijfel meer of die bon is aangekomen.
• Je boekhouder kan gericht om ontbrekende stukken vragen zonder een mailwisseling te starten.
• Toegang is met inloggegevens beschermd, zodat gevoelige loon- en klantgegevens niet in een gedeelde inbox rondslingeren.

De portalen die Betergeregeld voor administratiekantoren bouwt, zijn hierop ingericht. Je klant logt in op zijn eigen omgeving, levert daar zijn stukken aan en jij ontvangt ze geordend, klaar om te verwerken.

Zo lever je een bonnetje aan in een paar tellen

Het mooiste van een portaal is dat aanleveren korter duurt dan een mailtje typen. Je fotografeert de bon met je telefoon, opent het portaal en uploadt de foto in de map van het lopende kwartaal. Klaar. Geen onderwerpregel bedenken, geen bijlage die te groot is, geen zoektocht naar het juiste mailadres.

Een praktische gewoonte helpt enorm: leg de bon meteen na de aankoop vast, voordat hij in je broekzak verkreukelt of in de wasmachine belandt. Doe je dat direct, dan hoef je aan het eind van het kwartaal niet met een schoenendoos vol vervaagde kassabonnen te stoeien. De thermische bonnetjes van de bouwmarkt of het tankstation vervagen binnen weken, dus een scan op het moment zelf is goud waard.

Structuur die je hele jaar rust geeft

Een portaal dwingt structuur af waar je later profijt van hebt. Documenten staan gegroepeerd per periode en per categorie, dus als je in november nog snel iets over het tweede kwartaal wilt terugvinden, sta je niet door honderden mails te scrollen. Bij de jaarrekening, wanneer je boekhouder je activa, afschrijvingen en het privegebruik van de auto op een rij zet, ligt alles klaar.

Ook voor je eigen grip op de cijfers werkt dat prettig. Je ziet welke stukken je hebt ingediend en welke posten nog open staan. Wil je halverwege het jaar weten hoe je ervoor staat voor de inkomstenbelasting, dan is de basis compleet in plaats van verspreid.

Wat je boekhouder aan de andere kant wint

Aan de kant van het administratiekantoor scheelt een portaal uren handwerk. Stukken komen geordend binnen, dus minder tijd aan opslaan en sorteren en meer tijd voor het echte werk: je btw-aangifte kloppend maken en met je meekijken naar wat de cijfers betekenen. Minder overtypen betekent ook minder fouten.

Voor de salarisadministratie is het verschil nog groter. Loonmutaties, uren en gegevens van nieuwe medewerkers gaan via een beveiligd kanaal, niet als losse bijlage. Dat is prettiger voor je personeel en veiliger voor jou als werkgever.

Zet de eerste stap

Wil je zien hoe zo'n klantenportaal er voor jouw administratiekantoor uitziet, met je stukken netjes per kwartaal en veilig achter een login? Je kunt vrijblijvend een gratis voorbeeld aanvragen. Je typt je bedrijfsnaam en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site met een portaal waar je klanten hun bonnen en documenten rustig kunnen aanleveren.