Nooit meer een bestelling kwijtraken tussen telefoon en briefjes

Bestellingen via telefoon, WhatsApp en de balie op een plek verzamelen, zodat geen enkele taart of broodje meer tussen wal en schip valt.

Vrijdagmiddag, de winkel loopt vol en de telefoon gaat voor de derde keer. Iemand wil een slagroomtaart voor zaterdag, met de tekst Gefeliciteerd Oma erop. Je pakt een kladblok, schrijft het snel op tussen het afrekenen door en legt het briefje bij de kassa. Zondag blijkt dat de bestelling van de bruiloftstaart via WhatsApp binnenkwam, dat een vulling van mokka was doorgegeven aan de balie en dat niemand de allergie voor noten had genoteerd. Klein foutje, grote gevolgen. Voor een ambachtelijke bakker is een bestelling die kwijtraakt niet alleen omzet, maar ook een verjaardag die in het water valt.

Het goede nieuws is dat je dit gedoe kunt oplossen zonder dat je opeens een kantoormens wordt. Je hoeft niet minder ambachtelijk te werken. Je moet alleen zorgen dat elke bestelling, of die nu via de telefoon, de app of de toonbank binnenkomt, op dezelfde plek terechtkomt. Hieronder laat ik zien hoe je dat praktisch aanpakt.

Waarom bestellingen juist bij een bakker zo makkelijk verdwijnen

Een bakkerij is een van de weinige zaken waar bestellingen dagen van tevoren binnenkomen maar op een exact moment klaar moeten staan. Een verjaardagstaart voor zaterdag om tien uur, een appelvlaai voor de begrafenis van dinsdag, twintig broodjes voor de vergadering van maandagochtend. Al die afspraken lopen door elkaar heen terwijl jij om vijf uur in de ochtend al in de bakkerij staat.

Het probleem zit in de versnippering. De ene klant belt, de ander stuurt een appje naar je privenummer, de derde loopt binnen en vertelt het aan degene achter de toonbank. Er is geen plek waar het samenkomt. Zolang alles op losse briefjes en in je hoofd zit, is het een kwestie van tijd voordat er iets misgaat op een dag dat het druk is.

Een webshop voor taarten en banket op bestelling

De grootste winst haal je door een deel van de bestellingen naar een webshop te verplaatsen die op jouw manier werkt. Niet een standaard winkelmandje voor kant en klare producten, maar een besteltool waarin de klant zelf de keuzes doorloopt die jij anders aan de telefoon uitvraagt: soort taart, biscuit of krokant, vulling, aantal personen, de tekst erop en de gewenste afhaaldag.

Betergeregeld bouwt zo'n webshop passend bij een bakkerij op bestelling. De klant vult in wat hij wil en jij krijgt een complete, leesbare bestelling binnen in plaats van een half verstaanbaar telefoongesprek. Dat scheelt jou telefoontijd op het drukste moment van de dag en het scheelt fouten, omdat de klant zijn eigen tekst intypt en niemand meer Gefeliciteerd verkeerd overschrijft.

Alles komt binnen in een klantenportaal

De bestellingen uit de webshop, en de bestellingen die je zelf nog aan de balie of telefoon noteert, komen samen in een klantenportaal. Dat is jouw centrale plek waar je in een oogopslag ziet wat er de komende dagen klaar moet staan. Geen stapeltje briefjes bij de kassa meer, maar een lijst die klopt.

• Je ziet per dag welke taarten, vlaaien en broodbestellingen af moeten
• Elke bestelling heeft de vulling, de tekst, het aantal personen en eventuele allergieen op een rij
• Je kunt bestellingen die telefonisch binnenkomen er zelf snel bij zetten, zodat echt alles op een plek staat

Allergieen en speciale wensen leg je vast, niet in je hoofd

Noten, lactose, gluten, een gastenlijst met iemand die geen ei mag. Dit zijn precies de dingen die je niet wilt vergeten en die op een briefje zomaar verdwijnen. In een besteltool leg je vaste vragen vast, zodat elke klant die iets bijzonders wil dat ook echt doorgeeft. Het staat dan zwart op wit bij de bestelling, niet in het hoofd van degene die toevallig het telefoontje aannam.

Voor jou betekent dat rust. Je hoeft niet meer terug te bellen om te checken of het nou marsepein of fondant was, want het staat er gewoon. En als er ooit discussie ontstaat, kun je precies zien wat er is besteld en op welk moment.

De piekweken rond feestdagen worden behapbaar

Kerst, Pasen, Moederdag, Sinterklaas. Dat zijn de weken waarin je de meeste omzet draait en waarin het ook het snelst misgaat. In die dagen wil je niet dat de telefoon roodgloeiend staat terwijl je met je handen in het deeg zit. Als klanten hun kerststol, hun oliebollen of hun paastaart vooraf via de webshop bestellen, spreid je de drukte en weet je van tevoren precies hoeveel je moet inplannen.

Je kunt zelfs per product een afhaaldag of een maximum aantal instellen, zodat je niet meer taarten aanneemt dan je op een ochtend af kunt bakken. Zo houd je grip op je eigen capaciteit in plaats van dat de drukte jou overkomt.

Minder telefoon, meer tijd voor het vak

Elk telefoontje dat je niet hoeft aan te nemen omdat de klant het zelf al heeft ingevuld, is tijd die je terugkrijgt voor het echte werk. Voor een kleine bakkerij waar je vaak in je eentje of met een paar man staat, telt dat op. Voor de klanten die toch liever bellen of langskomen blijft dat gewoon kunnen. Het verschil is dat je hun bestelling er dan zelf even bij zet in hetzelfde overzicht, zodat je nooit meer twee systemen naast elkaar hebt lopen.

Betergeregeld kan er ook een AI-assistent aan koppelen die de telefoon opneemt als jij aan het bakken bent en de veelgestelde vragen beantwoordt, van openingstijden tot de vraag of je glutenvrij kunt leveren. Zo mis je geen klant meer omdat je nu net je handen niet vrij had.

Reviews en vindbaarheid komen er vanzelf bij

Als je bestellingen op orde zijn, kun je er ook iets moois op laten volgen. Nadat een klant zijn taart heeft opgehaald, kan er automatisch een vriendelijk verzoek uitgaan om een review achter te laten. Juist bij een bruiloftstaart of een geslaagde verjaardag zijn mensen graag bereid iets aardigs te schrijven, en die sterren helpen weer nieuwe klanten om jou te vinden in Google. Samen met hulp bij lokale vindbaarheid zorgt dat ervoor dat mensen uit de buurt bij jou uitkomen als ze een taart zoeken.

Bekijk vrijblijvend hoe het er voor jouw bakkerij uitziet

Wil je zien hoe zo'n webshop en klantenportaal er voor jouw zaak uit zouden zien, zonder dat het je iets kost of verplicht? Vraag dan gerust een gratis voorbeeld aan. Je typt de naam van je bakkerij in en je ziet meteen een voorbeeld van je eigen site, zodat je met eigen ogen kunt beoordelen of dit je het gedoe met briefjes en losse appjes bespaart.