Nooit meer een cliënt mislopen omdat je in de zitting zat

Zit je in de zittingzaal, dan gaat je telefoon uit. Zo vang je de gemiste oproepen alsnog netjes op.

Je zit in de zittingzaal, je telefoon staat uit of ligt in een kluisje bij de ingang van het gerechtsgebouw, en ondertussen belt er iemand die net een dagvaarding op de mat heeft gekregen en binnen veertien dagen moet reageren. Diegene krijgt je voicemail, hoort niks terug voor het einde van de middag en belt intussen het kantoor drie straten verderop. Tegen de tijd dat jij de zaal uitloopt en je toestel weer aanzet, is de zaak al bij een collega ondergebracht.

Dat is niet omdat je slecht bereikbaar wilt zijn. Het hoort bij het vak. Een ochtend comparitie, een pleidooi dat uitloopt, een bespreking bij de wederpartij die je niet halverwege onderbreekt voor een onbekend nummer. Maar de beller weet dat allemaal niet, en die beller is precies de nieuwe cliënt die je zoekt. Hieronder lees je hoe je die gemiste telefoontjes alsnog opvangt zonder dat je jezelf tijdens een zitting hoeft op te splitsen.

Waarom een gemiste oproep bij jou zwaarder telt dan bij de meeste vakmensen

Iemand die een advocaat belt, doet dat zelden voor de lol. Er speelt een ontslag, een echtscheiding, een strafzaak, een burenruzie die uit de hand loopt of een factuur die al maanden onbetaald blijft. De drempel om te bellen is hoog, en de bereidheid om nog een tweede keer te bellen is laag. Wie de moed heeft verzameld en dan een voicemail krijgt, belt meestal gewoon het volgende kantoor uit de zoekresultaten.

Daar komt bij dat rechtzoekenden vaak op een termijn zitten. Een bezwaartermijn, een reactietermijn op een dagvaarding, een verzettermijn. Die persoon voelt de klok tikken en wil vandaag iemand spreken, niet morgen worden teruggebeld. Een gemist telefoontje is bij jou dus zelden een uitgesteld telefoontje, het is een verloren zaak.

De klassieke oplossingen schieten voor jouw praktijk tekort

Een voicemail met de tekst dat je in bespreking bent, laat de beller met precies dezelfde onzekerheid achter. Doorschakelen naar je mobiel werkt niet als je toestel in een locker ligt. Een secretaresse die de hele dag opneemt is voor een kleine of eenmanspraktijk vaak niet te betalen, en zelfs met ondersteuning zit die persoon niet altijd aan de lijn tijdens de lunch of een drukke ochtend.

Wat je nodig hebt, is iets dat de beller opvangt op het moment zelf, de juiste vragen stelt en jou een net dossiertje aanlevert zodra je de zaal uitloopt. Niet een bandje, maar een gesprek.

Wat een AI-assistent voor bereikbaarheid concreet voor je doet

Betergeregeld levert een AI-assistent die de telefoon opneemt wanneer jij dat niet kunt. Die stelt zich netjes voor namens je kantoor, vraagt waar het over gaat en noteert de gegevens die jij nodig hebt om te bepalen of je de zaak kunt en wilt aannemen. Geen keuzemenu waar iemand doorheen moet drukken, maar een assistent die gewoon luistert en doorvraagt.

• Om welk rechtsgebied het gaat, bijvoorbeeld arbeidsrecht, familierecht, strafrecht of huurrecht.
• Of er een termijn speelt en welke datum daarop staat.
• Wie de wederpartij is, zodat je meteen op tegenstrijdig belang kunt checken.
• Naam, telefoonnummer en een korte omschrijving van de kwestie.

De belangrijkste controle: tegenstrijdig belang en toevoeging

Juist bij een advocaat is niet elke beller een cliënt die je kunt aannemen. Als je al voor de wederpartij optreedt of hebt opgetreden, mag je de zaak niet doen. De assistent vraagt daarom naar de naam van de tegenpartij, zodat jij dat na de zitting in een oogopslag kunt naslaan voordat je terugbelt. Dat scheelt een pijnlijk gesprek achteraf.

Ook praktisch: de assistent kan vragen of iemand denkt in aanmerking te komen voor gefinancierde rechtsbijstand. Zo weet je voor je terugbelt of je een toevoegingszaak of een betalende zaak aan de lijn krijgt, en kun je de beller alvast op het juiste spoor zetten over wat een toevoeging betekent voor de eigen bijdrage.

Vertrouwelijkheid en duidelijkheid over de kosten, meteen goed geregeld

Mensen die een advocaat bellen willen twee dingen zeker weten voordat ze hun verhaal doen: dat het vertrouwelijk blijft en dat ze niet voor verrassingen komen te staan qua kosten. De assistent kan aan de beller vertellen dat het intakegesprek vertrouwelijk is en dat jij vooraf helderheid geeft over je uurtarief of een vaste prijs voor een eerste bespreking. Dat haalt de spanning eruit en zorgt dat iemand daadwerkelijk zijn gegevens achterlaat in plaats van halverwege op te hangen.

Van gemiste oproep naar geplande afspraak zonder heen en weer bellen

Het mooiste is dat de assistent niet stopt bij een berichtje. Hij kan de beller direct een moment in je agenda aanbieden voor een vertrouwelijke intake, rekening houdend met de dagen dat jij op zitting zit. Zo loop je de zaal uit en staat de afspraak er al, in plaats van dat je aan een reeks terugbelverzoeken begint tussen twee dossiers door. Wil de beller liever eerst schriftelijk wat aanleveren, dan kan hij via het klantenportaal alvast stukken uploaden, zoals de dagvaarding of de arbeidsovereenkomst, zodat jij voorbereid het gesprek in gaat.

Praktische tips om je bereikbaarheid rond zittingsdagen op orde te krijgen

• Blok je zittingsdagen in je agenda zodat de assistent nooit een afspraak plant terwijl jij in de rechtbank staat.
• Spreek voor jezelf een vaste terugbelroutine af, bijvoorbeeld het eerste half uur na de lunchpauze en aan het eind van de dag, zodat elke nieuwe beller diezelfde dag nog iets hoort.
• Laat de assistent bij spoed, zoals een aanhouding of een korte termijn, een aparte melding sturen zodat die bovenop je stapel komt.
• Zorg dat je nummer en openingstijden op je website kloppen met wat de assistent zegt, zodat het verhaal overal hetzelfde is.

Zo houd je ook de rest van je online vindbaarheid strak

Een goede opvang van telefoontjes werkt pas echt als mensen je ook vinden. Betergeregeld zorgt naast de assistent voor een verzorgde website, hulp bij je lokale vindbaarheid in Google en het automatisch verzamelen van reviews van tevreden cliënten. Die combinatie zorgt dat de rechtzoekende die op advocaat plus jouw stad zoekt bij jou uitkomt, jou belt, en dat het telefoontje netjes wordt opgevangen ook als jij op dat moment een pleidooi houdt.

Wil je zien hoe dat er voor jouw kantoor uitziet zonder dat het je iets kost? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je kantoornaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site met de bereikbaarheidsassistent erbij.