Cliënten laten zelf een consult inplannen: zo werkt online afspreken

Zo boeken cliënten buiten spreekuur-tijden zelf hun intake of vervolgconsult, zonder telefoon of wachttijd.

Als diëtist ben je een groot deel van je dag bezig met cliënten aan tafel of aan de weegschaal. Ondertussen loopt de telefoon vol met mensen die een intake willen plannen, een vervolgconsult willen verzetten of willen weten of ze nog vergoeding over hebben. Elk telefoontje onderbreekt je consult, en de mensen die je terugbelt nemen op dat moment vaak net niet op. Zo blijft er een lijst met terugbelnotities liggen die je 's avonds afwerkt.

Een online agenda draait dat om. Je cliënt kiest zelf een moment dat past, jij houdt de regie over welke tijden zichtbaar zijn, en je spreekuur blijft ononderbroken. Hieronder lees je hoe zo'n agenda in de praktijk van een diëtist werkt en waar je op moet letten.

Waarom een telefonische agenda knelt in de diëtetiek

Voedingsbegeleiding leunt op regelmaat. Een traject bestaat zelden uit een enkel gesprek: na de intake volgen vervolgconsulten om de twee tot vier weken, plus een evaluatie aan het eind. Dat betekent dat je met dezelfde cliënt vaak vijf tot acht keer een moment moet prikken. Doe je dat telkens telefonisch, dan kost het jou en de cliënt allebei tijd, en verschuift een afspraak snel omdat iemand op dat moment niet in de agenda kan kijken.

Daar komt bij dat veel cliënten overdag zelf werken. Ze bellen liever niet vanaf hun werkplek over hun eetpatroon of gewicht. 's Avonds op de bank hun eigen agenda pakken en een vervolgconsult vastleggen voelt voor hen prettiger en drempellozer.

Boeken buiten spreekuur-tijden

Het grootste voordeel is bereikbaarheid op momenten dat jij er niet bent. Uit de praktijk blijkt dat een flink deel van de boekingen 's avonds na acht uur en in het weekend binnenkomt, precies wanneer de telefoon niet wordt opgenomen. Iemand die net besloten heeft aan de slag te gaan met zijn voeding, wil dat besluit meteen omzetten in een afspraak. Kan dat niet, dan zakt de motivatie en bel je een week later achter diezelfde persoon aan.

Met een online agenda ziet die cliënt om half tien 's avonds jouw vrije intakemomenten en legt er direct een vast. De volgende ochtend staat het in jouw agenda en heb jij er geen minuut aan besteed.

Verschil tussen intake en vervolgconsult in de agenda

Een goede online agenda houdt rekening met de duur van je consulttypes. Een eerste intake plan je vaak op zestig of negentig minuten omdat je een voedingsanamnese afneemt, doelen stelt en soms meet. Een vervolgconsult is korter, meestal een kwartier tot een half uur. Een korte telefonische controle vraagt weer een ander blok.

Je richt de agenda zo in dat elk type zijn eigen lengte krijgt. De cliënt kiest bij het boeken meteen het juiste soort afspraak, en het systeem reserveert automatisch de bijbehorende tijd. Zo voorkom je dat er een intake van anderhalf uur in een gaatje van twintig minuten wordt geplakt.

• Intake nieuwe cliënt: zestig tot negentig minuten
• Vervolgconsult: vijftien tot dertig minuten
• Evaluatieconsult aan het eind van een traject
• Korte telefonische of beeldbel-controle

Vergoeding en verwijzing netjes vooraf uitvragen

Diëtetiek zit in het basispakket voor drie behandeluren per jaar, en veel cliënten komen via directe toegang diëtetiek of met een verwijzing van de huisarts. Dat roept altijd vragen op: heb ik een verwijzing nodig, hoeveel uur heb ik nog, en gaat dit van mijn eigen risico af. Die vragen belanden nu telefonisch bij jou.

In het boekingsformulier vang je een deel daarvan op. Je vraagt bij de intake meteen of er een verwijzing is, van welke huisarts, en bij welke zorgverzekeraar de cliënt zit. Dan heb jij de gegevens al binnen voordat de cliënt binnenloopt, en kun je vooraf checken of de begeleiding onder de vergoeding valt. Let op dat je geen uitspraken doet over de precieze vergoeding zelf, want dat verschilt per polis; je verwijst voor de details naar de zorgverzekeraar.

Minder no-shows dankzij automatische herinneringen

Een gemiste afspraak kost je een leeg consultuur dat je niet meer opvult. In een traject over meerdere weken vergeet iemand een vervolgconsult sneller dan een eenmalige afspraak. Een online agenda stuurt automatisch een bevestiging bij het boeken en een herinnering een dag van tevoren, per e-mail of sms.

Wil een cliënt toch verzetten, dan kan dat via een link in die herinnering, mits het binnen jouw termijn valt. Het vrijgekomen moment komt dan meteen weer beschikbaar voor iemand anders. Zo houd je je agenda vol zonder er zelf achteraan te bellen.

De regie blijft bij jou

Zelf laten boeken betekent niet dat je de controle kwijtraakt. Je bepaalt welke dagdelen zichtbaar zijn voor nieuwe intakes en welke je vrijhoudt voor vervolgconsulten of administratie. Je kunt buffers tussen afspraken instellen zodat je tijd hebt om te rapporteren in het cliëntdossier, en je blokkeert vakanties of een studiedag in een paar klikken.

Werk je op meerdere locaties, bijvoorbeeld een dag in een gezondheidscentrum en een dag in je eigen praktijk, dan koppel je per locatie de juiste tijden. De cliënt ziet alleen wat jij wilt aanbieden, en jij houdt overzicht over een agenda die anders snel rommelig wordt.

Hoe dit past bij de rest van je praktijk

De online agenda staat niet los. Betergeregeld levert de boekingsmodule als onderdeel van je website, zodat een bezoeker die via Google op je praktijk stuit meteen kan boeken zonder eerst te bellen. Diezelfde bezoeker landt op een nette site die vindbaar is in je eigen gemeente, en na afloop van een traject kan het systeem automatisch om een review vragen. Zo groeit je aantal beoordelingen terwijl jij je op de begeleiding richt.

Kom je er niet uit met een cliëntvraag buiten werktijd, dan vangt een AI-assistent de eerste vraag op en stuurt de bezoeker naar het juiste boekingsformulier. Alles grijpt op elkaar in, van eerste bezoek tot vervolgconsult, zonder dat jij losse tools aan elkaar hoeft te knopen.

Klein beginnen en uitbreiden

Je hoeft niet in één keer je hele werkwijze om te gooien. Begin met alleen de intake online, zodat nieuwe cliënten zichzelf aanmelden en jij de vervolgen nog handmatig plant. Bevalt dat, dan zet je ook de vervolgconsulten open. Zo went zowel jij als je vaste cliëntenkring aan het systeem, en zie je vanzelf op welke momenten de meeste boekingen binnenkomen.

Benieuwd hoe zo'n online agenda er voor jouw praktijk uitziet? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ je praktijknaam in en bekijk meteen een voorbeeld van je eigen site met boekingsmodule.