Afhalen of bezorgen: laat de klant het zelf online kiezen

Regel afhaalmomenten en bezorgadressen netjes in je bestelproces, zodat de telefoon niet meer roodgloeiend staat.

Vrijdagmiddag, de oven zit vol met stollen en de laatste slagroomtaarten staan af te koelen, en dan gaat voor de zoveelste keer de telefoon. Of die verjaardagstaart om half tien of om elf uur klaarstaat. Of iemand hem misschien toch kan laten bezorgen omdat oma slecht ter been is. Of het lukt om de bruidstaart zaterdagochtend vroeg af te halen. Elk telefoontje op zich is klein, maar bij elkaar vreten ze je ochtend op en halen ze je uit je ritme achter de tafel.

Het gekke is dat je klant die vragen liever ook niet telefonisch stelt. Die wil gewoon even rustig bestellen, een moment kiezen en weten waar hij aan toe is. Als je afhalen en bezorgen netjes in je bestelproces zet, regelt hij het zelf, op het moment dat het hem uitkomt, en houd jij je handen vrij voor het echte werk.

Waarom afhaal en bezorging bij een bakker om aparte aandacht vragen

Een taart is geen pakketje dat je zomaar ergens neerlegt. Een slagroomtaart mag niet uren buiten de koeling staan, een bruidstaart met meerdere lagen wil je vaak ter plekke opbouwen, en een roomboterletter of stol heeft rond Sinterklaas en Kerst zijn eigen piekdrukte. Dat betekent dat je niet elk moment en niet elk adres zomaar kunt aanbieden. Je bestelproces moet die eigenheid van jouw producten kennen, anders beloof je dingen die in de praktijk niet kloppen.

Koppel afhaalmomenten aan je productie, niet andersom

Het grootste voordeel van online afhaalmomenten is dat je zelf bepaalt welke tijdvakken je aanbiedt. Je weet wanneer de oven vrij is, wanneer de taarten gedecoreerd zijn en wanneer je even geen ruimte hebt om iemand aan de balie te helpen. Die kennis stop je in het systeem, en de klant kiest binnen die kaders.

• Blok de vroege ochtend voor je grote decoraties en zet afhalen pas open vanaf het moment dat de vitrine gevuld is.
• Werk met tijdvakken van een half uur zodat je niet drie bruidstaarten tegelijk hoeft over te dragen.
• Zet een langere doorlooptijd voor taarten op maat, zodat niemand vanmiddag een gepersonaliseerde foto-taart voor over een uur bestelt.

Bezorgen alleen waar het echt kan

Bezorgen klinkt aantrekkelijk, maar met banket komt het nauw. Een taart met verse slagroom of een opgemaakte schaal petitfours wil je niet een uur in een warme auto hebben. Daarom is het slim om een bezorgstraal in te stellen die past bij wat jij verantwoord vindt, bijvoorbeeld de dorpen om je heen en niet de andere kant van de provincie.

In het bestelproces vult de klant zijn postcode in en ziet hij meteen of bezorgen mogelijk is. Ligt het adres buiten je straal, dan valt de optie weg en houd je afhalen over. Zo voorkom je dat iemand een kwetsbare taart bestelt die jij eigenlijk niet fatsoenlijk op zijn plek krijgt, en scheelt het jou een lastig telefoontje achteraf.

Bezorgkosten en een minimale bestelling vooraf duidelijk

Aan de telefoon voelt het ongemakkelijk om over geld te beginnen, en juist daardoor lever je bezorging vaak te goedkoop of zelfs gratis. Online kun je het gewoon vastleggen. Een bezorgtarief per zone, een toeslag voor zaterdag, of een minimumbedrag waaronder je alleen laat afhalen. De klant ziet het bedrag voordat hij afrekent, dus je hoeft nooit meer een discussie te voeren over die vijf euro bezorgkosten. Voor een enkele appeltaart om de hoek reken je iets anders dan voor een high tea voor twintig personen aan de rand van je gebied, en dat verschil kun je netjes in tarieven vangen.

Bevestiging en herinnering die vanzelf gaan

Zodra een bestelling binnen is, krijgt de klant een bevestiging met het gekozen moment, het adres of afhaalpunt en wat hij precies besteld heeft. Een dag van tevoren gaat er automatisch een herinnering uit. Dat scheelt jou de no-shows waarbij een taart om vier uur nog in de koeling staat te wachten, en het scheelt de klant het onzekere gevoel of zijn bestelling wel goed is doorgekomen.

Voor jou betekent het ook dat je aan het begin van de dag een overzicht hebt van alle afhaalmomenten en bezorgadressen op een rij, in plaats van een stapel briefjes bij de kassa. Je ziet in een oogopslag dat er om tien uur drie taarten de deur uit gaan en dat er om twee uur een bezorgronde is.

Vaste klanten en herhaalbestellingen makkelijker maken

Veel bakkerswerk komt terug. De buurtvereniging die elke maand gebak haalt, het bedrijf dat wekelijks een taart voor de jarige bestelt, de klant die elk jaar dezelfde bruidssuiker of doopsuiker wil. Met een klantenportaal ziet zo iemand zijn eerdere bestellingen terug en plaatst hij met een paar klikken opnieuw dezelfde order, inclusief het vertrouwde afhaalmoment. Jij hoeft niet opnieuw uit te vragen wat er ook alweer op moest en welke maat het was.

Een taart op maat begint vaak met een vraag

Niet elke bestelling past in een standaard bestelknop. Een bruidstaart, een grote cijfertaart of een thema-taart voor een kinderfeest vraagt om overleg over smaak, formaat en decoratie. Ook dat kun je online laten beginnen: de klant vraagt via een formulier een offerte aan met zijn wensen en de gewenste datum, en jij stuurt een prijs terug zonder heen en weer gebel. Pas als het akkoord is, plan je het afhaal of bezorgmoment in. Zo houd je de losse verkoop en het echte maatwerk uit elkaar, en blijft je overzicht rustig.

Wat het je aan de balie en aan de telefoon oplevert

Als afhalen en bezorgen eenmaal netjes online staan, merk je het meteen aan je dag. Minder telefoontjes tijdens de drukte, minder misverstanden over tijden, en minder taarten die onnodig staan te wachten. Je klant regelt zijn verjaardagstaart s avonds op de bank en jij begint je ochtend met een helder schema in plaats van een rinkelende telefoon. De tijd die je terugkrijgt stop je in waar je goed in bent, namelijk mooi en lekker bakken.

Wil je zien hoe dat er voor jouw bakkerij uit zou zien, met je eigen naam en je eigen taarten erin? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan. Je typt je bedrijfsnaam en ziet meteen een voorbeeld van je eigen site, inclusief een bestelproces waarin de klant zelf afhalen of bezorgen kiest.