Je zegt een online dienst op — maar wat gebeurt er met je data?

Voor je een online dienst opzegt, haal je je data eruit — anders sta je over een jaar bij een belastingcontrole met lege handen. Zo doe je het netjes en op tijd.

Je bent bij een leverancier weg. Of je stopt met een bepaalde dienst. Of je verhuist je administratie naar een ander pakket. En dan komt die vraag: "Wilt u uw account nog exporteren voordat we het sluiten?" Of erger: je bedenkt het pas een half jaar later, als je een oude factuur nodig hebt en niet meer bij het systeem kunt.

Bij het opzeggen van een online dienst denken de meeste ondernemers aan het opzegtermijn en de laatste factuur. Logisch. Maar wat er met je data gebeurt, wordt bijna altijd vergeten. En dat kan later behoorlijk vervelend uitpakken — juridisch, praktisch én financieel.

Waarom je data ophalen ineens belangrijk wordt

Zolang je klant bent, kun je bij alles: facturen, klantgegevens, offertes, contracten, e-mailverkeer, chatgeschiedenis. Zeg je op, dan gebeurt er meestal dit:

• Je account blijft nog even actief (30 tot 90 dagen is gebruikelijk).
• Daarna gaat hij op "read only" of wordt hij bevroren.
• Na een periode — vaak 6 tot 24 maanden — worden je gegevens definitief verwijderd.

Klinkt netjes. En dat is het ook, want de leverancier moet dit doen op grond van de AVG. Maar het betekent wel dat de klok tikt vanaf de dag dat je opzegt. En dat sommige documenten die jij zeven jaar moet bewaren voor de Belastingdienst, straks weg zijn.

Wat de Belastingdienst van je verwacht

De fiscale bewaarplicht is duidelijk: administratie moet je zeven jaar bewaren, onroerend goed zelfs tien jaar. Dat geldt voor facturen (in en uit), grootboek, bankafschriften, contracten en loonadministratie. En hier komt het punt dat vaak wordt vergeten: het maakt de Belastingdienst niet uit dat je pakket is opgezegd. Jij bent verantwoordelijk voor die stukken, niet je oude leverancier.

Kom je bij een controle met "die zit nog bij mijn vorige boekhoudpakket, maar dat abonnement heb ik twee jaar geleden opgezegd", dan is dat jouw probleem. Niet dat van hen.

Welke systemen dit vaakst misgaan

In de praktijk zien we het bij dezelfde soort tools telkens fout gaan:

• Boekhoudpakketten — je verhuist naar een ander pakket en denkt dat je oude boeken "wel ergens staan".
• CRM- en offertesoftware — jaren aan klantcommunicatie, ineens niet meer opvraagbaar.
• E-mailhosting — je stapt over en de oude inbox met tien jaar correspondentie is weg.
• Projectmanagement-tools (Trello, Asana, Basecamp) — offertes, briefings en beslissingen zitten daar vaak in.
• Chattools zoals Slack of Teams — meer bedrijfsgeheugen dan je denkt.
• Cloudopslag zoals Dropbox of Google Drive Business — bij opzegging zijn gedeelde mappen soms al direct weg.

Wat je concreet ophaalt voor je opzegt

Voordat je die opzegknop indrukt, loop je dit lijstje langs:

1. Facturen en boekhouding. Exporteer alle uitgaande én binnenkomende facturen als pdf. Vraag ook om een export van het grootboek en de journaalposten (meestal in CSV of XML/UBL-formaat).
2. Klantgegevens. CRM-export in CSV. Vergeet notities en gespreksverslagen niet — die zitten soms in een apart bestand.
3. Contracten en offertes. Downloaden als pdf, niet alleen als link. Links werken niet meer als het account weg is.
4. E-mail. Als je van hostingpartij wisselt: zet je oude mailbox lokaal in een .pst of .mbox-bestand. Outlook en Thunderbird kunnen dat allebei.
5. Bijlagen en documenten. Alles wat in de tool zelf staat opgeslagen. Denk aan getekende contracten, ID-kopieën (als je die überhaupt bewaart — meestal niet doen trouwens), briefings.
6. Instellingen en templates. Facturensjablonen, e-mailtemplates, workflow-instellingen. Vooral handig als je bij een vergelijkbaar pakket opnieuw begint.

Waar bewaar je die export dan?

Een exportbestand op je bureaublad is geen bewaarplaats. Praktische aanpak:

• Maak een map Archief [naam leverancier] [datum] op je zakelijke cloudopslag.
• Zet er alles in: exports, laatste facturen, opzegbevestiging.
• Voeg een klein tekstbestandje toe: waar kwam dit vandaan, wat zit erin, tot wanneer moet ik dit bewaren.
• Zorg dat deze map meeloopt in je back-up.

Dat laatste is geen bijzaak. Als je archief alleen op één laptop staat en die laptop crasht, is je bewaarplicht in één klap een probleem geworden.

De opzegging zelf: doe het schriftelijk en check terug

Zeg altijd schriftelijk op (mail is prima) en bewaar de bevestiging. Vraag expliciet:

• Wanneer wordt mijn account gesloten?
• Tot wanneer kan ik nog inloggen om data op te halen?
• Wanneer worden mijn gegevens definitief verwijderd?

Zet die einddatum in je agenda. Niet één dag ervoor — maak er twee weken speling in. Als er iets misgaat met de export merk je dat liever nu dan op de dag dat alles offline gaat.

En eenmaal opgezegd: nog één ding

Kijk of het account echt dicht is. We komen regelmatig tegen dat een opgezegde dienst nog maandenlang blijft doorlopen omdat de opzegging in het systeem "in behandeling" bleef staan. Check je bankafschrift de drie maanden na opzegging op automatische incasso's van die partij. En haal het account, als het kan, ook uit je wachtwoordmanager en uit eventuele koppelingen (bijvoorbeeld single sign-on).

Kort samengevat

Opzeggen is niet klaar met een knop indrukken. Haal je data op, bewaar het op een plek die meeloopt in je back-up, en check of het bedrag ook echt stopt met binnenkomen. Zeven jaar bewaarplicht stopt niet omdat jij bent overgestapt.

Weet je niet zeker of je back-up wel echt werkt en of je archief daar veilig in staat? Wij hebben een concrete back-up-en-herstel-check waarmee je het één keer goed inricht. En als je bij het opschonen ook meteen wilt weten welke oude accounts nog openstaan, kijk dan naar onze toegang-check.