Gedeelde mappen in de cloud: wie heeft er eigenlijk nog toegang?

Gedeelde mappen in Google Drive, OneDrive of Dropbox stapelen zich op. Met deze vier vragen ruim je in 20 minuten per kwartaal op wie er nog toegang heeft.

Je bent een nieuwe leverancier of klant, en je krijgt een link naar hun cloudmap: "Hierin vind je alle documenten, veel plezier." Handig, want je hoeft geen account aan te maken. Maar hoe zit het eigenlijk met die map? Kan iedereen erin? Blijft-ie tot in de eeuwigheid open staan? En wie ziet er nu allemaal mee?

Gedeelde mappen in Google Drive, OneDrive, Dropbox en SharePoint zijn een van de meest gebruikte manieren om samen te werken. En ook een van de meest vergeten. In dit stuk lopen we langs de vragen die je jezelf minimaal één keer per kwartaal zou moeten stellen.

Waarom dit onderwerp nu speelt

De meeste MKB-bedrijven werken al jaren met dezelfde cloud-omgeving. Er zijn mappen aangemaakt voor projecten die al lang zijn afgerond, voor klanten die geen klant meer zijn, en voor stagiairs die inmiddels ergens anders werken. Elke gedeelde map is een klein deurtje naar jouw bedrijfsinformatie. En hoe meer deurtjes, hoe groter de kans dat er eentje openstaat.

Het vervelende: je merkt het pas als het misgaat. Iemand deelt per ongeluk de verkeerde link door, of een oud-medewerker heeft nog steeds toegang tot de projectmap waar offertes in staan. Niemand die het opvalt, want ze staan gewoon nog in de lijst met "mensen met toegang".

De vier vragen die je jezelf stelt

1. Wie heeft er toegang tot deze map?

Open een gedeelde map en klik op "Delen" of "Toegang beheren". Je ziet een lijst met namen en e-mailadressen. Loop ze langs. Herken je iedereen? Werken deze mensen nog bij het bedrijf, of bij een van jullie leveranciers? Staat er een privé Gmail-adres tussen dat je niet meer plaatst?

Tip: sorteer op "laatst geopend" als dat kan. Namen die al twee jaar niks meer hebben bekeken, kunnen er meestal af.

2. Staat de link "openbaar" of "iedereen met de link"?

Dit is de gevaarlijkste instelling. "Iedereen met de link kan bekijken" betekent dat de map te openen is door iedereen die op wat voor manier dan ook aan die URL komt. Doorgestuurd in een mailtje, geplakt in een chat, per ongeluk in een openbaar document — de map staat open.

Voor documenten die je écht met iedereen wilt delen (een brochure, een prijslijst) is dit prima. Voor alles wat intern of vertrouwelijk is: zet het op "alleen specifieke personen".

3. Kan iemand alleen kijken, of ook aanpassen?

Er is een groot verschil tussen "kan bekijken", "kan reageren" en "kan bewerken". Bij bewerken kan de ander bestanden verwijderen, hernoemen of vervangen. Handig bij samenwerken, maar niet nodig voor een klant die alleen even een document moet inzien.

Standaard geef je zo min mogelijk rechten. Verhogen kan altijd nog.

4. Wanneer verloopt de toegang?

In Google Drive, OneDrive en SharePoint kun je een vervaldatum op een gedeelde link zetten. Doe dat, vooral bij externe partijen. Een offerte die je met een prospect deelt hoeft niet levenslang beschikbaar te zijn. Zet 'm op 30 dagen en je bent er vanaf.

Een kwartaal-check die 20 minuten kost

Zet in de agenda: elke drie maanden een half uur "toegang opruimen". Loop dan langs:

• De vijf mappen waar de meeste informatie in zit (financiën, HR, klantcontracten, projecten, algemene documenten).
• De lijst met externe gebruikers — mensen buiten je eigen bedrijfsdomein.
• Alle links met "iedereen met de link" toegang. Zet ze om of trek ze in.

Twintig minuten per kwartaal. Meer is het niet. En het scheelt je een hoop gedoe op het moment dat je ineens moet uitleggen waarom een concurrent jullie offertesjabloon in handen had.

Wat je vandaag nog kunt doen

Pak één map. De grootste of de belangrijkste. Open de deel-instellingen en beantwoord de vier vragen hierboven. Grote kans dat je iets vindt dat opgeruimd kan worden: een oud-medewerker die er nog in staat, een link die openbaar staat terwijl dat niet hoeft, of een externe die je jaren geleden hebt toegevoegd voor één klus.

Voelt dit als een grotere klus dan je in je eentje wilt aanpakken? Onze toegang-check loopt met je mee door alle systemen waar je mensen toegang toe hebben — inclusief die gedeelde cloudmappen — en zet op een rijtje wie er waar bij kan. Vaak schrikken mensen van wat er uitkomt, maar daarna heb je in ieder geval een schone basis om vanaf te werken.