Domeinnaam vergeten te verlengen: hoe je dit nooit laat gebeuren

Een vergeten domeinverlenging zet binnen 24 uur je website en e-mail offline. Met een paar simpele afspraken voorkom je dat dit jouw bedrijf overkomt.

Het scenario is bekender dan je denkt: maandagochtend krijg je een telefoontje van een klant. Je website doet het niet, e-mail komt niet aan, en niemand weet waarom. Een kwartier later blijkt de oorzaak banaal — je domeinnaam is verlopen. De factuur ging naar een oud mailadres, of de creditcard waarmee automatisch werd afgeschreven was vervangen. Geen drama, geen hack, gewoon een administratief gaatje. Maar je staat wel offline.

Voor een MKB zonder eigen IT-afdeling is dit een typisch "valt tussen wal en schip"-probleem. De marketeer denkt dat de webbouwer het regelt, de webbouwer denkt dat de boekhouder de factuur in de gaten houdt, en de boekhouder weet niet eens dat er een domeinregistratie bestaat. In deze post lopen we door wat er precies misgaat en hoe je het in een halfuurtje afdekt.

Waarom een verlopen domein erger is dan het lijkt

Een domeinnaam is niet zomaar een internetadres. Het is ook de basis voor je e-mailadressen, je SPF/DKIM/DMARC-records, en vaak ook voor interne systemen die via een subdomein draaien (denk aan vpn.jouwbedrijf.nl of portal.jouwbedrijf.nl). Als het domein verloopt, gebeurt het volgende:

• Dag 1-30 (grace period): de site is offline, mail bounced. Verlengen kan nog tegen het normale tarief.
• Dag 30-60 (redemption period): verlengen kan nog wel, maar tegen een fors hoger tarief (vaak €80-€200 extra).
• Na 60-90 dagen: het domein wordt vrijgegeven. Iedereen kan het registreren. Domain-snipers en concurrenten loeren hier actief op.

Dat laatste is geen theorie. Er zijn partijen die dagelijks lijsten met verlopen domeinen afgrazen op zoek naar gevestigde namen. Krijg je je eigen domein dan terug? Soms wel, soms niet, en bijna nooit zonder advocaatkosten.

De drie momenten waarop het misgaat

In de praktijk zien we drie patronen bij MKB-klanten:

1. De webbouwer is gestopt. Het domein staat op naam van een freelancer die niet meer bereikbaar is, of een bureau dat is overgenomen. De factuur gaat naar een mailadres dat niemand meer leest.
2. De creditcard is verlopen. Automatische verlenging mislukt, er gaan herinneringen naar het registratiecontact, maar dat adres staat al jaren op een ex-medewerker.
3. De eigenaar is iemand anders. Het domein staat formeel op naam van een oud-vennoot, een familielid of zelfs de bouwer zelf. Bij een conflict heb je geen poot om op te staan.

Wat je vandaag kunt checken (15 minuten)

Pak een kop koffie en loop dit lijstje af. Je hebt geen technische kennis nodig.

1. Wie is de eigenaar van je domein?

Log in bij je domeinregistrar (bijvoorbeeld TransIP, Versio, Mijndomein, of een internationale partij zoals GoDaddy). Kijk wie er als houder of registrant staat. Dat hoort je bedrijf te zijn, met het juiste KvK-nummer. Niet de webbouwer, niet een persoonlijke naam.

2. Welk mailadres ontvangt de verlengingsherinneringen?

Dit is dé valkuil. Veel registrars sturen waarschuwingen naar het admin contact. Staat daar nog het mailadres van een ex-collega? Of een Gmail die niemand meer checkt? Zet er een gedeelde mailbox op, bijvoorbeeld administratie@jouwbedrijf.nl, zodat het niet afhangt van één persoon.

3. Wat is de vervaldatum?

Noteer hem. Zet hem in de gedeelde agenda met een herinnering 60 dagen vooraf én 14 dagen vooraf. Niet alleen één herinnering — als die net in een vakantieweek valt, mis je hem alsnog.

4. Verleng meteen voor meerdere jaren

De meeste registrars staan toe om 5 of 10 jaar vooruit te verlengen. De extra kosten zijn beperkt (een paar tientjes per jaar voor een .nl) en je hebt het probleem voor jaren van tafel. Voor je hoofddomein is dit gewoon goedkope verzekering.

5. Inventariseer je andere domeinen

Veel bedrijven hebben meer domeinen dan ze beseffen: spelfout-varianten, een oude productnaam, een .com en .be erbij. Zet ze allemaal op één lijst, met vervaldatum en registrar. Als je dit nooit hebt gedaan, gaat het je verbazen wat er rondzwerft.

Maak het een terugkerend proces, geen heldendaad

Eenmalig opruimen is mooi, maar volgend jaar staat alles weer scheef. Spreek af wie binnen je bedrijf eigenaar is van "het domein-dossier" en zet één keer per jaar — bijvoorbeeld in januari — een controle van een uur in. Loop dan na: kloppen de registratiegegevens nog, ontvangen we de mails, wat verloopt er dit jaar, gaan we nog steeds gebruikmaken van alle domeinen?

Dit hoort thuis in dezelfde categorie als je website-back-up en je mail-beveiliging: saaie, doorlopende hygiëne die je niet opmerkt als het werkt, en die je heel hard mist als het mis is.

En als je domein DNS-records draait die je niet begrijpt?

Open de DNS-instellingen van je registrar en je ziet een lijst regels: A, MX, TXT, CNAME. Dit zijn de afspraken die regelen waar je website draait, waar je mail naartoe gaat en welke partijen namens jou mogen mailen (SPF, DKIM, DMARC). Maak hier een screenshot van en bewaar die. Als er ooit iets misgaat met je hostingpartij of je verhuist naar een andere provider, ben je heel blij met die screenshot.

Wil je controleren of een specifiek IP-adres bij jouw domein hoort, of nakijken waar je mail-records naar verwijzen? Daar hebben we een eenvoudige IP-lookup tool voor. En als je wilt dat we de hele domein- en mail-hygiëne in één keer doorlopen, vraag dan onze domein- en website-check aan — dan weet je binnen een dag waar je staat.