Vérifier un numéro de TVA : pourquoi et comment en faire un réflexe en PME

Contrôler un numéro de TVA prend moins d'une minute, mais permet d'écarter une grande partie des fraudes à la facture et des faux fournisseurs. Voici comment intégrer cette vérification intelligemment dans votre administration.

Vous recevez un e-mail d'un fournisseur. Nouveau logo, autre adresse e-mail, et une demande de virer désormais les paiements sur un autre numéro de compte. Est-ce légitime ? Avant de transmettre quoi que ce soit à la comptabilité, vous voulez savoir à qui vous avez vraiment affaire. L'un des moyens les plus rapides de le vérifier : le numéro de TVA.

Dans cet article, nous vous montrons ce que vous pouvez contrôler en cinq minutes avant d'enregistrer une nouvelle relation commerciale dans votre système — ou de modifier une relation existante.

Pourquoi une vérification de TVA va bien au-delà de la formalité

Un numéro de TVA (ou VAT number pour les partenaires étrangers) est le numéro d'immatriculation officiel auprès de l'administration fiscale. Lorsqu'une entreprise vous envoie une facture avec un numéro de TVA, vous pouvez le vérifier dans la base de données européenne publique VIES. Vous y verrez :

• si le numéro existe et est actif ;
• la raison sociale qui y est associée ;
• l'adresse du siège connue de l'administration fiscale.

Ça paraît anodin. Ça ne l'est pas. Car c'est exactement là que les fraudeurs à la facture et les faux fournisseurs se trahissent : ils peuvent créer une fausse adresse e-mail et un beau papier à en-tête en PDF, mais ils ne peuvent pas inventer un vrai numéro de TVA qui corresponde en plus au bon nom.

Quatre situations où vous voudrez vraiment l'utiliser

1. Nouveau fournisseur ou sous-traitant

Avant de payer la première facture : vérifiez le numéro de TVA par rapport à la raison sociale indiquée sur la facture. Elles ne concordent pas ? Appelez via un numéro que vous recherchez vous-même (pas depuis l'e-mail).

2. Changement de numéro de compte ou d'adresse

Vous recevez un message indiquant qu'un fournisseur existant souhaite désormais être payé sur un « autre IBAN » ? En plus de la vérification IBAN, effectuez également un contrôle VAT sur la raison sociale. Si le numéro de TVA pointe désormais vers une autre adresse, ou n'est plus actif, vous en savez assez.

3. Nouveau client avec une commande importante

Notamment en vente B2B avec paiement sur facture : vérifiez que le client est bien celui qu'il prétend être. Un numéro de TVA inexistant sur la confirmation de commande est un signal d'alarme majeur.

4. Livraisons intracommunautaires (taux à 0 %)

Vous livrez à une entreprise dans un autre pays de l'UE et vous appliquez la TVA à 0 % ? Dans ce cas, vous devez vérifier le numéro de TVA de votre client et conserver la date du contrôle. Si l'administration fiscale effectue un contrôle ultérieur et que le numéro était déjà invalide à ce moment-là, vous pourriez être redevable de la TVA.

Comment procéder concrètement

Vous n'avez besoin d'aucun abonnement ni logiciel. L'UE dispose d'un système public gratuit (VIES). Il vous suffit de sélectionner le pays et de saisir le numéro. Nous avons construit une version simplifiée autour de cet outil pour vous éviter de naviguer dans un formulaire européen en anglais : notre vérificateur VAT.

Ce que vous saisissez :

• le pays (NL, BE, DE, etc.) ;
• le numéro de TVA sans espaces ni points.

Ce que vous obtenez :

• valide ou invalide ;
• si valide : la raison sociale enregistrée et l'adresse.

Comparez ce nom avec ce qui figure sur la facture ou dans l'e-mail. Un écart significatif ? Ne payez pas, appelez d'abord.

Quelques nuances importantes à connaître

Quelques points à garder à l'esprit pour éviter les mauvaises surprises :

• Les auto-entrepreneurs néerlandais ont parfois deux numéros. Depuis 2020, il existe un identifiant de TVA (à mentionner sur les factures) et un numéro de TVA interne (pour les déclarations). C'est l'identifiant qui doit figurer sur la facture, et c'est celui-là que vous pouvez vérifier.
• Toutes les entreprises n'ont pas de numéro de TVA. Régime de franchise en base, certains prestataires de soins, revenus accessoires : ils ne figurent pas dans VIES. Cela ne signifie pas automatiquement qu'il y a un problème, mais vous devrez vérifier autrement (numéro de registre du commerce, par exemple).
• La base de données n'est pas parfaitement en temps réel. Un numéro émis hier peut ne pas apparaître avant quelques jours. En cas de doute : appelez l'entreprise ou demandez une preuve d'immatriculation.
• Conservez la preuve. Pour les livraisons intracommunautaires, vous devez être en mesure de prouver que vous avez effectué la vérification. Capture d'écran avec la date, ou export depuis votre propre système.

Combinez avec d'autres vérifications

Un contrôle VAT n'est qu'une pièce du puzzle. Pour un nouveau fournisseur ou une modification de données existantes, combinez-le avec :

• une vérification IBAN — le format est-il correct et le code bancaire correspond-il à la banque indiquée ?
• un coup d'œil au registre du commerce — la forme juridique existe-t-elle, qui sont les dirigeants, depuis quand ?
• un bref rappel via un numéro que vous recherchez vous-même sur le site officiel ;
• pour un e-mail : vérifiez l'expéditeur réel (domaine de l'expéditeur, pas le nom affiché).

Trois ou quatre minutes de travail. Suffisant pour déjouer 90 % des fraudes à la facture classiques et des « nouveaux fournisseurs » malveillants avant qu'un virement ne soit effectué.

Intégrez-le dans votre processus

Le meilleur moment pour effectuer un contrôle VAT, ce n'est pas « quand quelque chose paraît suspect », mais systématiquement à deux étapes fixes de votre administration :

1. lors de la création d'un nouveau créancier ou débiteur ;
2. à chaque modification de raison sociale, d'adresse ou de numéro de compte.

Consignez cela dans une courte note de procédure à destination de la personne qui saisit les factures. Deux points, un lien. C'est tout.

Vous souhaitez l'essayer tout de suite sur un fournisseur qui vous inspire des doutes ? Rendez-vous sur notre vérificateur VAT et saisissez le numéro. Pas d'inscription, pas de cookies à accepter. Juste une réponse avant que votre café ne refroidisse.