Verificar el número de VAT: por qué y cómo hacerlo sistemáticamente en tu pyme

Comprobar un número de VAT no lleva ni un minuto, pero evita una gran parte del fraude en facturas y los proveedores falsos. Así lo integras fácilmente en tu administración.

Recibes un correo de un proveedor. Logo nuevo, dirección de email diferente y la petición de que a partir de ahora pagues a otro número de cuenta. ¿Es legítimo? Antes de reenviar nada a contabilidad, conviene saber con quién tratas realmente. Una de las formas más rápidas de comprobarlo: el número de VAT.

En este artículo te mostramos qué puedes verificar en cinco minutos antes de dar de alta una nueva relación comercial en tu sistema, o antes de modificar una existente.

Por qué una comprobación de VAT es mucho más que un trámite

El número de VAT es el número de registro oficial ante la Agencia Tributaria. Si alguien te envía una factura con un número de VAT, puedes verificarlo en la base de datos europea pública VIES. Allí verás:

• si el número existe y está activo;
• qué nombre de empresa tiene asociado;
• qué domicilio fiscal consta en la base de datos.

Suena aburrido. Pero no lo es. Porque es exactamente aquí donde los defraudadores y proveedores falsos fallan: pueden crear una dirección de correo falsa y preparar un bonito membrete en PDF, pero no pueden inventarse un número de VAT real que además esté registrado a nombre correcto.

Cuatro situaciones en las que siempre deberías hacerla

1. Nuevo proveedor o subcontratista

Antes de pagar la primera factura: verifica el número de VAT contra el nombre de la empresa que figura en la factura. ¿No coinciden? Llama usando un número de teléfono que tú mismo busques (no el que aparece en el correo).

2. Cambio de número de cuenta o de dirección

¿Te avisan de que un proveedor existente quiere que "a partir de ahora" le pagues a un IBAN distinto? Además de la comprobación de IBAN, haz también una verificación de VAT sobre el nombre de la empresa. Si el número de VAT aparece ahora con otra dirección o ya no está activo, tienes tu respuesta.

3. Nuevo cliente con un pedido importante

Especialmente en ventas B2B con pago a crédito: comprueba que el cliente es quien dice ser. Un número de VAT inexistente en la confirmación del pedido es una señal de alarma enorme.

4. Entregas intracomunitarias (tipo 0 %)

¿Suministras a una empresa de otro país de la UE y aplicas el 0 % de VAT? Entonces estás obligado a verificar el número de VAT de tu cliente y conservar la fecha de la comprobación. Si Hacienda realiza una inspección posterior y el número resultaba inválido en ese momento, podrías tener que pagar el VAT de todas formas.

Cómo hacerlo de forma práctica

No necesitas ninguna suscripción ni software. La UE dispone de un sistema público gratuito (VIES). Solo tienes que seleccionar el país e introducir el número. Nosotros hemos creado una versión sencilla en español para que no tengas que navegar por un formulario europeo en inglés: la comprobación de VAT.

Qué introduces:

• el país (NL, BE, DE, etc.);
• el número de VAT sin espacios ni puntos.

Qué obtienes:

• válido o inválido;
• si es válido: el nombre registrado y la dirección.

Compara ese nombre con el que aparece en la factura o en el correo. ¿Hay una diferencia significativa? No pagues; llama primero.

Pequeños matices que conviene conocer

Algunas cosas para tener en cuenta y evitar sorpresas:

• Los autónomos neerlandeses pueden tener dos números. Desde 2020 existe un ID de IVA (para las facturas) y un número de VAT interno (para las declaraciones). En la factura debe figurar el ID, y ese sí puedes verificarlo.
• No todas las empresas tienen número de VAT. Pequeños empresarios con régimen especial, ciertos profesionales sanitarios, ingresos por actividades ocasionales: no figuran en VIES. Eso no significa automáticamente que haya algo irregular, pero deberás verificar por otra vía (número de registro mercantil, por ejemplo).
• La base de datos no es perfecta en tiempo real. Un número emitido ayer puede tardar unos días en aparecer. En caso de duda, llama a la parte implicada o pide un justificante de registro.
• Guarda el justificante. En las entregas intracomunitarias necesitarás demostrar que hiciste la verificación. Una captura de pantalla con fecha, o una exportación desde tu propio sistema.

Combínala con otras comprobaciones

Una verificación de VAT es solo una pieza del puzle. Ante un nuevo proveedor o un cambio en datos existentes, combínala con:

• una comprobación de IBAN — ¿es correcto el formato y el código bancario corresponde al banco indicado?
• una consulta al registro mercantil — ¿existe la forma jurídica, quiénes son los administradores, desde cuándo?
• una llamada de verificación a un número que tú mismo busques en el sitio web oficial;
• si es un correo: comprueba desde qué dominio fue enviado (el dominio del remitente, no el nombre visible).

Tres o cuatro minutos de trabajo. Suficiente para frenar el 90 % del fraude estándar en facturas y los "nuevos proveedores" fraudulentos antes de que se transfiera ningún dinero.

Incorpórala a tu proceso

El mejor momento para hacer una verificación de VAT no es "cuando algo no cuadra", sino siempre en dos momentos fijos de tu administración:

1. al dar de alta un nuevo proveedor o cliente;
2. ante cualquier cambio de razón social, dirección o número de cuenta.

Recógelo en un breve documento de instrucciones de trabajo para quien registra las facturas. Dos puntos, un enlace. Listo.

¿Quieres probarlo ahora mismo con un proveedor del que tienes dudas? Ve a nuestra herramienta de verificación de VAT e introduce el número. Sin registro, sin cookies que aceptar. Con una respuesta antes de que se te enfríe el café.