VAT-nummer prüfen: warum und wie KMU das standardmäßig erledigen

Eine VAT-Nummer zu prüfen dauert keine Minute – und hält einen Großteil von Rechnungsbetrug und gefälschten Lieferanten zuverlässig ab. So bauen Sie die Prüfung sinnvoll in Ihre Buchhaltung ein.

Sie erhalten eine E-Mail von einem Lieferanten. Neues Logo, andere Absenderadresse und die Bitte, künftig auf ein anderes Konto zu überweisen. Stimmt das so? Bevor Sie irgendetwas an die Buchhaltung weiterleiten, sollten Sie wissen, mit wem Sie es wirklich zu tun haben. Eine der schnellsten Möglichkeiten, das zu prüfen: die VAT-Nummer.

In diesem Beitrag zeigen wir, was Sie in fünf Minuten überprüfen können, bevor Sie eine neue Geschäftsbeziehung in Ihr System aufnehmen – oder eine bestehende Beziehung ändern.

Warum eine VAT-Prüfung mehr als eine Formalität ist

Eine VAT-Nummer ist die offizielle Registrierungsnummer beim Finanzamt. Schickt Ihnen jemand eine Rechnung mit einer VAT-Nummer, können Sie diese in der öffentlichen europäischen Datenbank VIES prüfen. Sie sehen dann:

• ob die Nummer existiert und aktiv ist;
• welcher Firmenname damit verknüpft ist;
• welche Geschäftsadresse beim Finanzamt hinterlegt ist.

Klingt trocken. Ist es nicht. Denn genau hier fliegen Rechnungsbetrüger und gefälschte Lieferanten auf: Eine falsche E-Mail-Adresse und ein schön gestaltetes PDF-Briefpapier lassen sich leicht erstellen – eine echte VAT-Nummer, die auch noch dem richtigen Namen zugeordnet ist, lässt sich nicht einfach erfinden.

Vier Situationen, in denen Sie die Prüfung wirklich durchführen sollten

1. Neuer Lieferant oder Subunternehmer

Bevor Sie die erste Rechnung bezahlen: Gleichen Sie die VAT-Nummer mit dem Firmennamen auf der Rechnung ab. Stimmen diese nicht überein? Rufen Sie über eine Nummer an, die Sie selbst recherchiert haben – nicht aus der E-Mail.

2. Änderung von Kontonummer oder Adresse

Erhalten Sie eine Nachricht, dass ein bestehender Lieferant „ab sofort auf ein anderes IBAN" bezahlt werden möchte? Führen Sie neben der IBAN-Prüfung auch eine VAT-Prüfung des Firmennamens durch. Steht die VAT-Nummer inzwischen unter einer anderen Adresse oder ist sie nicht mehr aktiv, wissen Sie genug.

3. Neuer Kunde mit einem großen Auftrag

Besonders beim B2B-Verkauf auf Rechnung: Prüfen Sie, ob der Kunde wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Eine nicht existierende VAT-Nummer auf der Auftragsbestätigung ist ein deutliches Warnsignal.

4. Innergemeinschaftliche Lieferungen (0 % Steuersatz)

Liefern Sie an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land und wenden Sie 0 % VAT an? Dann müssen Sie die VAT-Nummer Ihres Abnehmers prüfen und das Prüfdatum festhalten. Kommt das Finanzamt später und die Nummer war zu diesem Zeitpunkt bereits ungültig, kann die Steuer nachträglich fällig werden.

So gehen Sie praktisch vor

Sie benötigen weder ein Abonnement noch eine spezielle Software. Die EU stellt ein kostenloses öffentliches System bereit (VIES). Sie wählen nur das Land aus und tragen die Nummer ein. Wir haben eine einfache Version darum herum gebaut, damit Sie sich nicht durch ein englischsprachiges EU-Formular klicken müssen: die VAT-Prüfung.

Was Sie eingeben:

• das Land (NL, BE, DE usw.);
• die VAT-Nummer ohne Leerzeichen oder Punkte.

Was Sie zurückerhalten:

• gültig oder ungültig;
• bei gültig: den eingetragenen Namen und die Adresse.

Vergleichen Sie diesen Namen mit dem auf der Rechnung oder in der E-Mail. Weicht er deutlich ab? Nicht bezahlen, zuerst anrufen.

Wichtige Hinweise, die Sie kennen sollten

Ein paar Dinge im Hinterkopf behalten, damit Sie nicht von Überraschungen erwischt werden:

• Einzelunternehmen haben manchmal zwei Nummern. Seit 2020 gibt es eine Umsatzsteuer-ID (für die Rechnung) und eine interne VAT-Nummer (für die Steuererklärung). Auf der Rechnung muss die ID stehen – und die können Sie prüfen.
• Nicht jedes Unternehmen hat eine VAT-Nummer. Kleinunternehmerregelung, bestimmte Gesundheitsdienstleister, Hobbytätigkeiten: Diese sind nicht in VIES eingetragen. Das bedeutet nicht automatisch, dass etwas nicht stimmt – Sie müssen dann auf anderem Weg prüfen (z. B. über die Handelsregisternummer).
• Die Datenbank ist nicht in Echtzeit aktuell. Eine gestern ausgestellte Nummer kann manchmal erst nach einigen Tagen erscheinen. Bei Zweifeln: rufen Sie die Partei an oder bitten Sie um einen Registrierungsnachweis.
• Bewahren Sie den Nachweis auf. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie belegen können, dass Sie geprüft haben. Screenshot mit Datum oder ein Export aus Ihrem eigenen System.

Mit anderen Prüfungen kombinieren

Eine VAT-Prüfung ist ein Puzzlestück. Bei einem neuen Lieferanten oder einer Änderung bestehender Daten kombinieren Sie sie mit:

• einer IBAN-Prüfung – stimmt das Format und passt der Bankcode zur angegebenen Bank?
• einem Blick ins Handelsregister – welche Rechtsform, wer sind die Geschäftsführer, seit wann?
• einem kurzen Rückruf über eine Nummer, die Sie selbst auf der offiziellen Website recherchiert haben;
• bei einer E-Mail: prüfen Sie, über wen sie versendet wurde (Absender-Domain, nicht der Anzeigename).

Drei bis vier Minuten Aufwand. Genug, um 90 % des üblichen Rechnungsbetrugs und dubioser „neuer Lieferanten" abzufangen, bevor Geld überwiesen wird.

In Ihren Prozess integrieren

Der beste Zeitpunkt für eine VAT-Prüfung ist nicht „wenn sich etwas komisch anfühlt", sondern immer bei zwei festen Punkten in Ihrer Buchhaltung:

1. beim Anlegen eines neuen Kreditors oder Debitors;
2. bei jeder Änderung von Name, Adresse oder Kontonummer.

Halten Sie das in einer kurzen Arbeitsanweisung für diejenigen fest, die Rechnungen verbuchen. Zwei Stichpunkte, ein Link. Fertig.

Möchten Sie es gleich jetzt bei einem Lieferanten ausprobieren, bei dem Sie unsicher sind? Gehen Sie zu unserer VAT-Prüfung und tragen Sie die Nummer ein. Keine Registrierung, keine Cookies zum Wegklicken. Dafür eine Antwort, bevor Ihr Kaffee kalt wird.